Statement of Works (Leistungsbeschreibungen innerhalb eines Service- und Werkvertrages) zählen heute bei einem Wachstum von 21 % im Jahresvergleich zu den größten Ausgabenkategorien für Unternehmen. Dieser rasante Anstieg liegt wohl vor allem am Wachstum der „Gig“-Arbeitnehmerschaft, die ihre Unabhängigkeit erhalten möchte und flexible Arbeitsbedingungen wünscht, während Unternehmen im Sinne von Risikoverlagerung, Qualität und Kostenkontrolle lösungsbasierte Ansätze anstreben.
Festlegung klarer Erwartungen
Ein wesentlicher Unterschied zwischen einem langfristigen Arbeitsvertrag und einem SoW-Vertrag besteht in den Details, die der Vertrag für ein einzelnes Projekt erfordert. Bezahlen Unternehmen pro Projekt, müssen die Ergebnisse, der Zeitrahmen und die Eventualitäten im SoW genau festgelegt werden. „Die Leistungsbeschreibung ist ein Vertrag“, sagt Sana Ali, Service Procurement Manager bei Talent Solutions TAPFIN. „Eine Leistungsbeschreibung ist im Wesentlichen der ausformulierte Vertrag, der die Ergebnisse, den Zeitrahmen, die Meilensteine und letztlich den gesamten Lebenszyklus einer bestimmten beauftragten Arbeitsleistung beinhaltet.“
Konkrete Ergebnisse
SoW-Vereinbarungen bieten Flexibilität und ermöglichen es Unternehmen, Tätigkeiten dann ausführen zu lassen, wenn sie benötigt werden. Kayleigh Kuptz, Mitbegründerin und COO von Deployed, sagt: „Der Job auf Lebenszeit gehört der Vergangenheit an. Man stellt keine Leute mehr ein. Man beauftragt Dienstleistungen und erwartet Ergebnisse und Statement of Work bietet genau diese Flexibilität und Agilität. Jemand muss XYZ erledigen und dann sucht man die passende Person. Man sucht nicht nach einer Person mit dieser Fähigkeit, ohne sicher zu sein, was sie tun wird. Es ist vielmehr umgekehrt. Man stellt von fest angestelltem Personal und fixen Stellenbeschreibungen auf flexible, dienstleistungs- und ergebnisorientierte Arbeit um.“
Beschleunigung des Prozesses
„Manuell erstellte SoWs haben oft großen Verbesserungsbedarf. Derzeit sind SoWs üblicherweise Word-Dokumente, die bis zu 42-mal per E-Mail ausgetauscht werden“, sagt Kuptz. Da so viele verschiedene Versionen existieren, gibt es keine definitive. „Wenn man sich die Bestandteile der SoW vor Augen hält – es gibt ein Startdatum und es werden immer die gleichen Fragen gestellt –, kann alles automatisiert werden“, so Kuptz. „Man kann die eigene Liste mit bevorzugten Zulieferern einbinden. Man kann einen Entscheidungsbaum für die richtige Preisgestaltung einbauen. Dabei geht es schlicht um das, was man letztlich bezahlt. Man kann mit der Rechtsabteilung zusammenarbeiten und eine Datenbank mit Klauseln und Validierungen automatisieren, die bestimmen, wann welche Klauseln einbezogen werden, was der Rechtsabteilung viel Zeit bei der nachträglichen Überprüfung erspart.“
Die wachsende Bedeutung von SoW zeigt sich bei Google: Noch nie wurde der Begriff „Statement of Work“ so oft gesucht wie 2020. Die Zukunft von SoW ist rosig und Unternehmen, die jetzt ihre Prozesse durchdenken, können Risiken vermindern, die Qualität sichern und Kosten kontrollieren. Erfahren Sie mehr darüber, wie SoWs optimal gemanagt und automatisiert abgewickelt werden können.