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Round Table Outsourcing: Mit Herausforderungen umgehen

Dabei ging es vor allem um Handwerkliches und technische Fragen explizit in der Entgeltabrechnung. Und darum, dass Kunden heute Wert auf Nachhaltigkeit bei ihren Dienstleistern legen.

Das Outsourcing-Business ist offenbar ein sicherer Markt, denn Outsourcer profitieren seit Jahren vom steigenden Flexibilisierungsdruck, sich ständig verändernden strukturellen Bedingungen und vom Fachkräftemangel, der Unternehmen zunehmend ins Outsourcing treibt. Zwar haben die aktuelle Krisensituation und der damit steigenden Preise einen Einfluss auf einige Beteiligte. Doch während Outsourcer eher weniger betroffen sind, trifft der Preisdruck Kunden in Energie-intensiven Sektoren besonders. Angesichts der zum Teil enormen Preisentwicklungen sehen diese sich immer veranlasst, vor allem geplante interne Projekte, weniger bei laufenden Outsourcing-Maßnahmen, temporär auf Eis legen.

Bei der Frage, ob Kunden möglicherweise wieder ein Vor-Corona Niveau erreicht haben oder erreichen wollen, sind sich die Teilnehmer einig: Die Pandemie brachte unfreiwillig einen enormen Schub in die bei vielen längst überfällige Digitalisierung – und damit eine willkommene Veränderung wichtiger Prozesse. Vieles ist einfacher geworden, beispielsweise Besprechungen via Webkonferenz, für die man früher reisen musste.

Besondere Anforderungen bei der Payroll

Wer ins Outsourcing will, sollte zuvor die betreffenden Prozesse genau definieren. Denn es ist nicht die Aufgabe der Outsourcer, Versäumnisse der Kunden glattzuziehen. Das bedeutet aber auch, nicht nur veraltete, schlechte Prozesse an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen, sondern ebenso Widerstände in der Belegschaft zu adressieren und fachliche Defizite auszuräumen. Denn je professioneller vorbereitet, umso flüssiger die Abstimmungsprozesse mit den Dienstleistern. Gerade das Payroll-Outsourcing als Standardgeschäft stößt zunehmend auf die Schwierigkeit, dass bei den Kunden oft keine richtigen Ansprechpartner mehr vorhanden sind. Last but not least gilt es im Vorfeld zu klären, welche Rolle der BPO-Dienstleister genau hat? Soll er ein effektiver Abarbeiter oder ein kritischer Berater und Prozess-Verbesserer sein?

Komplexer wird das Outsourcing bei international operierenden Unternehmen. Hier sind neben den Prozessen vor allem die Schnittstellen der neuralgische Punkt. Weil die Payroll das Hauptgeschäft der meisten Dienstleister ist, müssen aufgrund von mitunter unterschiedlicher Systemen und uneinheitlicher Stammdaten in Ländergesellschaften, alle Details und Veränderungen genauestens dokumentiert werden, um die Schnittstellen untereinander kompatibel zu machen. Kritisiert wird, dass heute die Kompatibilität ein Stück weit zugunsten einer vereinfachten Bedienung der Lösungen geopfert wird. Trotz der nach wie vor nicht vollends geklärten Kompatibilitätsfrage kann eine Auseinandersetzung damit zu einer tragfähigeren Lösung beitragen. Projekte scheitern allerdings auch an mangelhaften Service Level Agreements und an einer viel zu späten Einbindung der vom Outsourcing Betroffenen sowie des Betriebsrates.

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Outsourcing

Mit Outsourcing (auch Outtasking) wird die Abgabe von Unternehmensaufgaben und -strukturen an Drittunternehmen bezeichnet. Die Motivation für diese seit den 1990er Jahren populäre Vorgehensweise besteht darin, im Zuge der Rationalisierung von Geschäftsprozessen am Unternehmensstandort ineffizient ausführbare oder zu teure Aufgaben von spezialisierten Dienstleistern erledigen zu lassen, um sie für das eigene Unternehmen wirtschaftlicher zu gestalten.

Große Klammer Nachhaltigkeit

Bisher noch wenig in den Unternehmen angekommen, aber zunehmend diskutiert und auch von den Kunden immer häufiger eingefordert ist das Thema um Nachhaltigkeit, das unter dem Begriff ESG (Environmental, Social und Governance) zusammengefasst wird. Dazu zählen sowohl Mitarbeiterbindung als auch Employer Branding und der gesamte Employee Lifecycle. Aber ebenso Mobilität und Flexibilität, Diversity, Inklusion sowie ökologische Nachhaltigkeit. Kunden fragen vermehrt nach diesen Themen und wollen sie in Vertragswerke einbinden, wobei Studien zeigen, dass HR-Abteilungen nach wie vor eher Prozess-Optimierung und die Absicherung der Kernfunktionen priorisieren.
Einige Verträge beinhalten heute einen Code of Conduct, einen Verhaltenskodex, der Nachhaltigkeits-Regularien enthalten kann. Ein möglicher Schritt, die eigene CO₂-Bilanz zu reduzieren, könnte beispielsweise in der Reduzierung energieverschwendender Tätigkeiten und Prozesse liegen.

Zu guter Letzt: Im Vorfeld eines Outsourcing-Projektes sollten Kunden sich grundsätzlich darüber im Klaren sein, warum sie bestimmte Aufgaben auslagern wollen. Ist diese Frage beantwortet, ist es wichtig, dass ein Unternehmen sich überlegen muss, mit wem es zusammenarbeiten möchte. Die Atmosphäre und das Gefühl, den richtigen Partner zu haben, sollten stimmen, wenn man gemeinsam Themen wie die Digitalisierung und die Erhöhung der Qualität voranbringen will.

Ulli Pesch ist freier Journalist und schreibt regelmäßig über das Thema HR-Software in der Personalwirtschaft.

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