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40 Jahre VEDA: Von Brot und Butter bis New Work

Workshop-Teilnehmer bei 40 Jahre VEDA
“Team Hawaii” auf der Suche nach geeignetem Prototypen-Material bei der Knowledge-Party von VEDA; Foto: Personalwirtschaft

Zum 40-jährigen Bestehen hatten sich die VEDA-Leute etwas Besonderes einfallen lassen. Statt einer leidlich unterhaltsamen Jubiläumsfeier mit den üblichen Festreden, Umtrunken und lauwarmen Buffets, hatte das Softwarehaus aus Alsdorf bei Aachen zu einer anderthalbtägigen “Knowledge-Party” geladen: Zusammen mit über 230 Gästen wurde Ende September im Hotel Aachener Quellenhof in lockerer Atmosphäre an Lösungen für die Zukunft gefeilt. Und natürlich auch rauschend gefeiert. Zu den Highlights am ersten Tag gehörte der Vortrag von Professor Dr. Gunter Dueck, der die Möglichkeiten der digitalen Zukunft sehr plastisch und humorvoll schilderte. An Tag zwei ging es unter anderem in einen Design-Thinking-Workshop, in dem mehrere Teams ihre Prototypen für die HR-Arbeit von morgen entwarfen (siehe Bild oben). Rund um die Veranstaltung hatte die “Personalwirtschaft” Gelegenheit, mit den VEDA-Geschäftsführern Klaus Pohlmann und Dr. Ralf Gräßler sowie Marketingleiter Stefan Witwicki über die Erfahrungen aus 40 Jahren Software zu sprechen und zu erörtern, wohin die Reise im digitalen HR-Management geht.

Personalwirtschaft: Die VEDA GmbH liefert seit 40 Jahren immer wieder neue Lösungen für HR. Alle Achtung! Wofür steht eigentlich der Name VEDA?
Ralf Gräßler, Geschäftsführer: Die Anfänge von VEDA finden sich im Aachener Bootsclub (ABC) am Rursee, in dem ich übrigens heute noch Mitglied bin. Dort beschloss Unternehmensgründer Achim Breuer im Jahr 1977, dass Schluss mit der Zettelwirtschaft zu den Vereinsmitgliedern sein müsse. Er entwickelte eine Software für Vereins-Datenverarbeitung – kurz VEDA – mit dem Schwerpunkt Finanzbuchhaltung. Die machte schnell die Runde, weil sie einfach und transparent war, so wie unsere Software es heute noch ist. Dass VEDA in Sanskrit auch Wissen bedeutet, ist natürlich gewollt.

Klaus Pohlmann und Dr. Ralf Graessler auf der Bühne
Die VEDA-Geschäftsführer Klaus Pohlmann (l.) und Dr. Ralf Gräßler (r.) bedanken sich bei den Jubiläumsgästen; Foto: Personalwirtschaft

Wann und wie kamen Sie von der Finanzbuchhaltung für Vereine zu Software für HR?
Klaus Pohlmann, Geschäftsführer: Diese Entwicklung vom Allgemeinen zum Speziellen hat jedes Softwarehaus auf die eine oder andere Weise vollzogen. Am Anfang ging es nur um Daten. Mit einfachster, textbasierter Oberfläche, oder noch früher mit Lochkarten, wurden Systeme gefunden, mit denen sich jede Art von Daten besser verwalten und verarbeiten ließ. Je weiter die Entwicklung fortschritt, desto spezifischer wurde dann auch die Verarbeitung und Tiefe der Daten. Bedingt durch Nachfrage und Neigung hat VEDA das oben erwähnte Vereinsdatenmanagement zur allgemeinen Finanzbuchhaltung erweitert. Der administrative Schulterschluss zu den Entgeltdaten lag nahe.

Heute bieten Sie weit mehr an, etwa Lösungen für die Zeitwirtschaft.
Pohlmann:
Im Jahr 2001 kam als weitere administrative Softwareaufgabe mit der Übernahme der UBS Consulting GmbH und UBC Informatik AG die Zeitwirtschaft mit ins Boot. 2006 begann durch die Übernahme der W & R Informationssysteme AG die Weiterentwicklung des Portfolios zu einer HR-Gesamtlösung. Alle diese Schritte sind nicht zufällig geschehen. Sie sind Ausdruck der Grundidee, Software aus der Kundenperspektive zu gestalten. Mittlerweile bietet VEDA neben Software auch Services wie Outsourcing, Consulting und Training an, installiert und managt die Hardware-Infrastruktur der Kunden. Dahinter steht nach wie vor die Frage: Was braucht der Kunde, um sein HR-Business bestmöglich zu gestalten?

Wie haben sich die HR-IT-Lösungen im Laufe der Jahre und Jahrzehnte verändert?
Gräßler:
Offensichtlich wird die Entwicklung, wenn man sich unsere Bilder aus den Anfangsjahren anschaut und die damaligen Rechner und Screens mit jetzigen Systemen vergleicht.

Ich glaube allerdings, dass die einschneidendste Entwicklung gerade jetzt stattfindet.

Das heißt?
Gräßler:
Während die Entwicklungen der HR-IT lange Jahre Business-getrieben waren, werden sie jetzt vom Nutzer getrieben, Stichwort Consumerization. Der Mitarbeiter nutzt im privaten Umfeld selbstverständlich smarte Technologie und Social Media. Solche Nutzungsmöglichkeiten, einhergehend mit Transparenz und Offenheit sowie einer simplen Bedienbarkeit, will er auch im Arbeitsumfeld haben. Diese Nachfrage beantworten wir mit VEDA Horizon, einer modularen, super-simplen HR-Software, die verbindet.

Worauf sollten HRler heute bei ihrer Software achten?
Stefan Witwicki, Leiter Vertrieb & Marketing:
Wir sehen aktuell, dass die alte Softwaretechnologie an Akzeptanz verliert. Der Schulungsaufwand ist zu hoch, die Usability unbefriedigend. Die Mitarbeiter sind heute aus ihrem privaten Umfeld Geräte gewohnt, die sie ohne Schulung intuitiv verstehen und einfach bedienen können. Das beeinflusst natürlich auch die Entscheidung für HR-Software.

Zu einer umsichtigen Softwareentscheidung gehört für mich außerdem die Beachtung der kulturellen, menschlichen Komponente.

Ich höre zu oft von Unternehmen, die für viel Geld eine sehr smarte HR-Lösungen einführen und dabei leider vergessen, dass dafür auch eine Befähigung der Mitarbeiter nötig ist. Moderne Software ist kollaborativ und transparent. Bevor Sie diese Werte im Unternehmen nicht vermitteln und leben, bleibt die Software Makulatur.

Was empfehlen Sie den Entscheidern also konkret?
Witwicki:
Wer als Personaler eine Software anschafft, soll aus den genannten Gründen prüfen, ob sie zum aktuellen Entwicklungsgrad des Unternehmens passt. Zum aktuellen, ich wiederhole es gerne, nicht zum angestrebten. Wer den Führerschein erst noch machen will, kauft sich auch keinen Ferrari. Ausnahmen bestätigen allerdings, wie immer, die Regel. Unternehmen können neue HR-Software in ein umfassendes Entwicklungskonzept einbinden und die Einführung mit Werte- und Weiterbildung begleiten. Dann lassen sich mit zukunftsoffener HR-Software angestrebte Entwicklungsziele sehr wirkungsvoll unterstützen.

Wo ist Erfahrungswissen im Kontext HR sinnvoll, wo stößt es an seine Grenzen?
Gräßler:
Erfahrungswissen ist unschätzbar wertvoll, daher sind wir stolz auf unsere 40 Jahre am Markt. Es bietet uns Menschen die Möglichkeit, nicht immer wieder auf die heiße Herdplatte zu packen. Das heißt im Business-Kontext: Einmal gemachte Erfahrungen machen klüger und schaffen ein Fundament aus Best Practices, das uns und unsere Software immer besser macht. Doch zugleich ist Erfahrungswissen in VUKA-Zeiten schädlich:

Wer Situationen nur auf Basis von Erfahrung beurteilt, kommt an seine Grenzen, wenn neue Technologien unbekannte Geschäftsmodelle aus dem Boden stampfen.

Nie Dagewesenes kann ich nicht mit meinem Erfahrungshintergrund beurteilen. Beziehe ich meine Entscheidungen ausschließlich auf Erfahrung, werde ich unfähig zu (re-)agieren. Heute brauchen wir die Fähigkeit, Situationen unvoreingenommen zu beurteilen und agil darauf zu reagieren. Das dabei ein breites Wissensfundament hilfreich ist, steht außer Frage.

Am Anfang bestand der HR-Softwaremarkt aus Lösungen für die administrativen Themen wie etwa Entgelt und Zeiterfassung. Dann kamen Werkzeuge für strategische Themen wie Personalentwicklung und Recruiting hinzu, aktuell dreht sich vieles um New Work. Wie ist heute das Verhältnis zwischen den Brot-und-Butter-Themen und den strategischen?
Witwicki:
Auch das tollste Sternerestaurant stellt nach wie vor zuerst Brot und Butter auf den Tisch. Die administrativen Themen Entgelt, Zeiterfassung und Bildungsmanagement bleiben die Kernkompetenz der HR-IT. Wir als Anbieter müssen zwischen operativen und strategischen Fragestellungen unterscheiden. Natürlich beschäftigen sich unsere Kunden strategisch mit den aktuellen Themen der neuen Arbeitswelt – Wandel, Werte, Agilität, Personalentwicklung, Performance, neues Führungsverständnis. Sie können es sich gar nicht leisten, es nicht zu tun.

Stefan Witwicki ist Leiter Vertrieb & Marketing bei VEDA; Foto: Petra Breuer
Stefan Witwicki, Leiter Vertrieb & Marketing bei VEDA; Foto: Petra Breuer (www.petra-breuer.com)

Aber?
Witwicki:
Operativ sind es konkrete Aufgabenstellungen, über die wir ins Gespräch kommen. Oft sind es die Brot-und-Butter-Themenbereiche Entgelt und Zeitwirtschaft. Rechtliches, Formales, Technisches – hier wollen unsere Kunden Sicherheit, keinen Schnickschnack. Eine modulare HR-Gesamtlösung ohne Payroll und Zeiterfassung ist daher für mich nicht vorstellbar, egal wie new-work-like diese sein mag. Genauso höre ich von vielen unserer Kunden, dass sie den Zwang zur Cloud, den einige Anbieter etablieren möchten, als Aus-Kriterium empfinden. Wir grenzen uns daher bewusst vom Wettbewerb ab und unterstützen sämtliche Infrastrukturoptionen.

Wir können sicher nicht die nächsten 40 Jahre voraussagen, aber: Wie wird sich HR-Software in den kommenden Jahren verändern?
Gräßler:
Die Zukunft der HR-Software liegt in der beschriebenen Symbiose von Technologie und Kultur. HR-Technologie unterstützt die kulturelle Weiterentwicklung in den Unternehmen, beide bedingen sich gegenseitig. Bei der technologischen Entwicklung wird der Automatisierungsgrad weiter steigen. Alle Aufgaben, die sich mithilfe vorhandener Informationen lösen lassen, werden von Software erledigt werden. Das umfasst weite Bereiche der HR-Administration. Auch Felder wie Recruiting und Weiterbildung sind davon betroffen. Kulturell ist es der Trend zur sinnstiftenden Zusammenarbeit in Unternehmen. So können wir uns auf die Herausforderungen der Digitalisierung ausrichten. HR-Software kann hier unterstützen und die Rahmenbedingungen für Agilität schaffen, den Zugriff auf Wissen und die Aktivierung von Potenzialen ermöglichen und Brücken für Zusammenarbeit und Kommunikation bauen.