Die Digitalisierung hat längst Einzug in den HR-Bereich gehalten. Das bestätigen die Ergebnisse einer aktuellen Umfrage zur bAV-Administration von Willis Towers Watson eindrucksvoll. Drei Viertel der Befragten – allesamt aus dem HR-Bereich von Unternehmen der unterschiedlichsten Branchen – messen der Digitalisierung einen sehr hohen Stellenwert bei. Damit setzt sich ein bereits in früheren Studien sichtbarer Trend fort. Im HR-Bereich werden mehr und mehr digitale Kommunikationselemente eingesetzt. Dies gilt grundsätzlich auch für den bAV-Bereich. Immerhin investiert jedes fünfte Unternehmen einen nennenswerten Teil – 10 bis 30 Prozent – seines verfügbaren bAV-Administrationsbudgets in Digitalisierungsprojekte.
Digitalisierung kompensiert Kostenanstieg
Jedoch ist die Digitalisierung kein Selbstzweck. Gerade in der bAV-Administration werden vor allem Einsparpotenziale gesucht. Dies auch vor dem Hintergrund, dass für die Zukunft steigende Kosten wegen höherer Anforderungen erwartet werden. Quellen des Einsparpotenzials werden einerseits in rein administrativen Tätigkeiten, also in der Automatisierung, gesehen, andererseits in der Digitalisierung der bAV-Kommunikation und damit in der Entlastung von HR-Mitarbeiter. Jeder Zweite sieht hier Einsparpotenzial in einer Größenordnung bis zu 25 Prozent.
Die Basisthemen der bAV-Administration wie das Daten- und Dokumentenmanagement oder die Abwicklung von Geschäftsvorfällen weisen schon heute einen hohen Digitalisierungsgrad auf. Die digitale Kommunikation mit den Mitarbeitern liegt im Trend, denn zwei Drittel der befragten Unternehmen haben diese bereits digitalisiert oder planen dies. Zugleich wollen aber die meisten die persönliche Betreuung der Mitarbeiter und Rentner auch künftig ergänzend anbieten. Der Personal Touch scheint nach wie vor wichtig zu sein.
Nachholbedarf bei User-Experience
Messlatte für die moderne bAV-Kommunikation ist das Konsumentengeschäft mit dem „Mitarbeiter als Endkonsument“. Hier sehen 60 Prozent der Befragten Nachholbedarf. Nur jeder Dritte sagt, dass seine HR-Kommunikation strukturell vergleichbar zur Kommunikation im privaten Onlinegeschäft ist. Zur Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses setzen 60 Prozent auf Mitarbeiterbefragungen.
HR-Bereiche schauen über ihren Tellerrand hinaus. Neun von zehn Befragten unterstützen ihre Mitarbeiter mit allgemeinen Informationen zu deren ganzheitlicher Finanz- und Vorsorgeplanung. Fast die Hälfte von ihnen bietet den Mitarbeitern Prognoserechner an, und jeder Fünfte stellt digitale Beratung beziehungsweise den digitalen Abschluss von betrieblichen Versorgungsprodukten bereit. Damit kommen sie ihren Mitarbeitern effektiv entgegen, denn rund 74 Prozent der Befragten erwarten, dass ihr Arbeitgeber eine aktive Rolle beim Angebot einer bAV übernimmt, wie eine andere Studie von Willis Towers Watson, der „Global Benefits Attitudes Survey“, belegt.
In Zukunft mehr Outsourcing, weitere Technologiesprünge, stärkere Konsumentenorientierung
Was wird sich im bAV-Bereich in den nächsten zehn Jahren ändern? Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen erwartet eine weitere Zunahme des Outsourcings in der bAV-Administration (siehe Abbildung oben). Alle Befragten meinen, dass eine fortschreitende Automatisierung der Administrationsplattformen zu erwarten ist. Die Wirtschaftlichkeit der Prozesse bleibt jedoch eine Herausforderung. Keiner will Digitalisierung um jeden Preis. Allerdings gehen die Befragten davon aus, dass schon aufgrund der Erwartungshaltung, welche Mitarbeiter auf der Basis ihrer Erfahrungen in der Konsumentenkommunikation bilden, weitere Technologiesprünge in der bAV-Administration und bAV-Kommunikation folgen werden. Hierbei sollten vertrauensbildende Maßnahmen im Hinblick auf den Datenschutz und die IT-Sicherheit gleich mitgedacht werden.
Es wäre jedoch zu kurz gesprungen, sähe man die Digitalisierung nur als Last und nicht auch als echte Chance an. In Zeiten knapper Ressourcen am Arbeitsmarkt zählen moderne digitale Kommunikationsmedien nicht nur zu den Basisinstrumenten moderner HR-Arbeit, sondern können – klug eingesetzt – effektiv zu Mitarbeitergewinnung, Mitarbeiterbindung und Employer-Branding beitragen.