Cloudlösungen bieten Mobilität, standardisieren Abläufe und sparen Kosten. Sie eröffnen damit auch Optimierungspotenzial bei der Abwicklung von Ver-sorgungswerken und gewährleisten eine effektive Risikosteuerung. Der Arbeitgeber kann durch App-Anwendungen sein betriebliches Altersvorsorgeangebot den Mitarbeitern näherbringen.
Kein anderer HR-Bereich muss so viele interne und externe Schnittstellen bedienen und erfordert ein vergleichbares Fach-Know-how wie die Verwaltung von Versorgungswerken. Effektive Versorgungsmodelle, die für den Mitarbeiter einen Mehrwert bringen und über den Abschluss einer Direktversicherung im Rahmen der Entgeltumwandlung weit hinausgehen, sind in der Regel komplex. Sie bestehen aus mehreren Durchführungswegen, ihre Finanzierung erfolgt durch Arbeitnehmer und Arbeitgeber, und es werden verschiedene Rückdeckungsprodukte bzw. -anbieter genutzt.
Meistens sind bei der Verwaltung aufgrund geänderter Rahmenbedingungen und/oder Fusionen Übergangsregelungen oder unterschiedliche Versorgungsregelungen für verschiedene Mitarbeitergruppen zu beachten. Die Abwicklung dieser Versorgungsverpflichtungen erfordert insbesondere im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten, dass mehrere Abteilungen wie Personal und Finanzen sowie Dienstleister wie Aktuare, Versicherungsunternehmen und Fondsanbieter zusammenarbeiten.
Risikomanagement erfordert Digitalisierung der bAV-Prozesse
Trotz dieser Komplexität erfolgt die Verwaltung der Zusagen auch in großen Unternehmen oft nicht programmgesteuert, sondern über Excel-Berechnungs-Sheets. Es gibt oft keine Datenbank, in der alle bAV-Zusagen gespeichert sind, zum Beispiel auch für Mitarbeiter, die mit unverfallbarer Anwartschaft ausgeschieden sind. Die erforderlichen Informationen sind in unterschiedlichen Programmen und Anwendungen wie etwa Gehaltssoftware, Buchhaltung und Excel-Listen zum Teil im Unternehmen und zum Teil beim beauftragten Versicherungsmathematiker gespeichert.
Dies führt zum einen dazu, dass die Aufbereitung der bAV-Daten, beispielsweise zur Vorbereitung der Rückstellungsberechnungen für den Jahresabschluss, großen manuellen Aufwand beim Arbeitgeber erfordert. Auch andere Auswertungen müssen aus unterschiedlichen Programmen zusammengestellt werden. Zum anderen werden Rentenberechnungen nahezu manuell durchgeführt und können oft nur von einzelnen Mitarbeitern, die alle Besonderheiten der bAV-Regelungen kennen, vorgenommen werden.
Diese Prozessabarbeitung ist mit den Anforderungen des Risikomanagements nicht zu vereinbaren. Verpflichtungen aus der betrieblichen Altersversorgung stellen oft eine bedeutende Bilanzposition des Unternehmens dar und müssen bei der Risikosteuerung entsprechend berücksichtigt werden.
Eine effektive Prozess- und Risikosteuerung kann durch den Einsatz von Cloudlösungen erreicht werden. Durch deren Einsatz lassen sich bAV-Prozesse digitali-sieren und menschliche sowie technische Schnittstellen standardisieren. Über solche Lösungen lassen sich alle Daten verwalten, die zur Adminstration der Zusagen erforderlich sind. Dies ist ebenfalls möglich, wenn ein Mitarbeiter über mehrere Zusagen mit unterschiedlichen Leistungsplänen und Durchführungswegen verfügt. In der elektronischen Versorgungsakte werden alle Zusagen anbieterunabhängig dokumentiert und archiviert.
Die Vertragsdaten werden laufend aktualisiert, es erfolgt mindestens ein monatlicher Abgleich der Daten mit dem Gehaltsabrechnungsprogramm. Der Datenabgleich wird über Schnittstellen realisiert, die für jedes Gehaltsprogramm realisierbar sind. So lassen sich Cloudlösungen auch mit SAP-Lösungen kombinieren, da eine vorkonfigurierte Schnittstelle zur Verfügung gestellt und an kundenspezifische Wünsche angepasst werden kann. Zudem lassen sich über solche Tools alle Leistungspläne abbilden, Besonderheiten können über Parameter zusagebezogen berücksichtigt werden.
Die Steuerung der bAV-Prozesse erfolgt workflowbezogen über ein Ticketsystem. Die Workflows sehen eine automatisierte Datenverarbeitung, Dokumentenerstel-lung und -archivierung vor und gewährleisten die Einbeziehung aller Beteiligten. Dazu zählen interne Abteilungen und Dienstleister. Alle Prozessteilnehmer können über das Webportal einer Cloudlösung immer auf dieselben Daten zugreifen und Daten sicher miteinander austauschen. Zudem können die Nutzer Auswertungen erstellen und standardisierte Reportings abrufen. Dazu zählen beispielsweise Auswertungen zur Entwicklung der Anlagen und Verpflichtungen.
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bAV-Cloudlösungen führen nicht nur bei Arbeitgebern zu Aufwandsersparnissen. Sie lassen sich auch bei Versorgungswerken bzw. -trägern wie Pensionskassen, Unterstützungskassen und berufsständischen Versorgungswerken einsetzen. Neben der Standardisierung der Verwaltungsprozesse ermöglichen sie die Vernetzung mit Kunden und Dienstleistern. Versorgungsberechtigte können sich Rentenauskünfte über ihr Smartphone selbst erstellen und Änderungsmeldungen über Tickets übermitteln. Hierdurch werden die Mitarbeiter des Versorgungswerks entlastet.
Über Apps können Mitarbeiter ihre bAV-Ansprüche zu jedem Stichtag, auch mit geänderten Parametern, hochrechnen. So berücksichtigen solche Anwendungen etwa Gehaltsänderungen bei leistungsorientierten Zusagen, Änderungen des Vorsorgebeitrags bei beitragsorientierten Zusagen, Änderungen des Beschäftigungsgrads oder die Zinsentwicklung für Überschüsse. Außerdem erhalten Mitarbeiter Zugriff auf bAV-Dokumente, zum Beispiel auf die generelle Versorgungsregelung des Unternehmens oder auf ihre individuellen Versorgungsverträge.
Die Mitarbeiter können über die App auch andere Versorgungsansprüche hinterlegen und verwalten, also Ansprüche aus der gesetzlichen Rentenversicherung, aus privaten Verträgen oder anderen bAV-Anwartschaften. Dadurch haben sie die Höhe der Gesamtversorgung im Alter im Blick und können den Stellenwert ihrer Betriebsrente besser einschätzen.
Dennis Baesch,
Vertriebsbeauftragter
Entgelt und Rente AG