1. Der Hintergrund
Nach Schätzung von Fachleuten verlassen in Deutschland bis zu 25 Prozent neuer Mitarbeiter ihren Job innerhalb der Probezeit. Eine unzureichende Einarbeitung ist einer der Gründe. Vernachlässigt ein Unternehmen diese Aufgabe, läuft es Gefahr, die New Hires gleich wieder zu verlieren. Das kann in mehrfacher Hinsicht teuer werden: Hohe Absprungraten kosten nicht nur Geld und Energie, sie haben auch einen negativen Einfluss auf die Arbeitsatmosphäre im Team. Dementsprechend wichtig ist es, Einsteiger schnell und gründlich ins neue Umfeld zu integrieren – Unternehmen sollten Maßnahmen ergreifen, die die Eingliederung fördern. Das beginnt bei der Organisation und Technik. Denn die Koordination von Aufgaben mit mehreren Beteiligten ist schwierig – die Folge ist eine unzureichende Einarbeitung des neuen Kollegen, die Kündigung ist programmiert. Dennoch findet das Onboarding oft noch mit einfachen Word- oder Excel-Checklisten statt.
2. Das Vorhaben: Worum geht’s?
So war es lange Zeit auch bei der Adelholzener Alpenquellen GmbH mit Sitz in Bad Adelholzen. Trotz run 600 Mitarbeitern gab es kein offizielles Onboarding. Zudem verschwanden die erwähnten Checklisten oft im Haus. In der Konsequenz war den Beteiligten nicht klar, wer welche Aufgaben hatte, was schon erledigt worden und was noch offen war. Termine konnten nicht eingehalten werden. Es gab keine klare Struktur. Daher wurde nach einer schnell zu implementierenden technischen Lösung gesucht.
3. Der Ansatz: Wie sieht das Lösungskonzept aus?
Da Adelholzener bereits das Bewerbermanagement- System des Recruiting-Anbieters Davinci (Unternehmensschreibweise: d.vinci) einsetzte, lag es nahe, auch die neue Onboarding-Software des Dienstleisters einzuführen. Diese ist entwickelt worden, um Personalabteilungen, Führungskräfte und zuständige Mitarbeiter beim Onboarding zu unterstützen und den Aufwand zu minimieren. Vor allem aber ermöglichte sie Adelholzener, Transparenz zu schaffen, ein Hauptziel der Initiative. Jeder Beteiligte in der Personal- wie in der jeweiligen Fachabteilung sollte jederzeit sehen können, wie weit das Onboarding bereits vorbereitet ist und was noch zu tun ist.
Dies ist nun der Fall. Eine Bewerbung kann einfach in einen Onboarding-Prozess überführt werden, indem Elemente aus der Bewerberakte übernommen werden. Die Personendaten werden zwischen beiden Systemen synchronisiert. Auch die weiteren Statuswechsel im Rahmen der Eingliederung lassen sich durch die Automatisierung nachverfolgen und organisieren. Dabei werden folgende Phasen verwaltet:
- Absichtserklärung (die Zeit bis zum Arbeitsvertrag): In der Zeit vor der Vertragsunterschrift kommt es vor allem darauf an, den Kandidaten nicht an einen anderen Arbeitgeber zu verlieren.
- Preboarding (bis zum ersten Arbeitstag): Der Vertrag ist unterschrieben, und der Kandidat ist somit zum zukünftigen neuen Mitarbeiter geworden. Im Schnitt dauert der Einstellungsprozess circa zwölf Wochen. Hier gibt es viele Leerphasen, beispielsweise die einzuhaltende Kündigungsfrist beim alten Arbeitgeber, die zu überbrücken sind. Strukturierte Prozesse, die schon weit vor dem ersten Arbeitstag starten, helfen, den neuen Mitarbeiter zu binden. Bei Adelholzener sind das zum Beispiel Einladungen zu Firmenveranstaltungen oder zu Mittagessen.
- Onboarding (bis zum Ende der Probezeit): Ab dem ersten Arbeitstag beginnt die dritte Phase, die Phase des eigentlichen Onboardings. Sie erstreckt sich über die ersten Monate im Unternehmen, meistens bis zum Ende der Probezeit.
- Betreuung (nach der Probezeit): Anschließend folgt die Phase der Betreuung, denn jeder Mitarbeiter soll bei Adelholzener auch langfristig betreut und gefördert werden.
4. Die Implementierung: Wie funktioniert‘s?
Jeder am Onboarding beteiligte Mitarbeiter bei Adelholzener erfasst mithilfe eines übersichtlichen Farbleitsystems (von Rot für überfällig bis Blau für ausreichend Zeit) den Status seiner Aufgabenlisten für den Onboarding-Prozess. Die Software ermöglicht es außerdem, diese je nach Abteilung, Position et cetera mit Fristen und Zuständigkeiten anzulegen. Das System erinnert die zuständige Person an noch nicht abgeschlossene Prozesse. Eine Aufgabe kann jetzt mit dem automatisierten Korrespondenzversand an den neuen Mitarbeiter verbunden sein. Wird zum Beispiel ein Bewerber eingestellt und als neuer Mitarbeiter eingestuft, kann das System so eingestellt werden, dass automatisch eine E-Mail mit Glückwünschen, dem Anfahrtsweg zum Unternehmen und Informationen zum weiteren Vorgehen verschickt wird – ein entscheidender Fortschritt gegenüber dem
bisherigen dezentralen, uneinheitlichen Prozess. Die stetige Kommunikation mit dem Bewerber beziehungsweise neuen Mitarbeiter ist ein wichtiger Aspekt des Projekts.
5. Was hat sich geändert?
Jeder – egal ob Führungskraft oder Betreuer – weiß nun bei Adelholzener, welche Aufgaben er im Rahmen des Onboardings neuer Mitarbeiter hat und wann diese zu erledigen sind. Die Darstellung im System macht es leicht, offene und bearbeitungsbedürftige Aufgaben auf einen Blick zu erfassen. Die Filterfunktion und farbige Diagramme geben eine zusätzliche Orientierungshilfe. Nachfragen gibt es kaum, das System ist intuitiv nutzbar. Neben der Personalabteilung, die darüber die Einstellung der neuen Mitarbeiter koordiniert, nutzen das Tool auch Führungskräfte. Nämlich dann, wenn in ihrer Abteilung neue Mitarbeiter eingearbeitet werden.