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Corona-Krise als Katalysator für smarte Arbeitsplätze

Frau am Laptop bei Videokonferenz
Die virtuelle Zusammenarbeit hat seit der Corona-Krise Hochkunktur, doch die Collaboration Tools sind noch optimierungsfähig.
Foto: © fizkes-stock.adobe.com

Für die Studie “Smart Workplace 2020” befragte die > Computerwoche in der Hochphase der Pandemie 583 IT-Entscheider und -Spezialisten aus der DACH-Region. Eines der wesentlichen Ergebnisse: Die Corona-Krise hat die Entwicklung zu New Work beflügelt und Verkrustungen aufgebrochen. Moderne Arbeitsplätze und Mobilitätskonzepte haben einen hohen Stellenwert in den Unternehmen. Lediglich die IT-Sicherheit rangiert noch weiter vorn. Neben dem Homeoffice geht es künftig um Vernetzung, Enablement, Flexibilität, Selbstbestimmung sowie die Wertschätzung von Kompetenzen und den eigenen Wertbeitrag als Mitarbeiter, so die Computerwoche. Außerdem im Blickpunkt stehe künftig, immer und überall auf Daten zugreifen und mit Kollegen kommunizieren zu können.

Laut Studie setzen vor allem kleinere Betriebe auf den “New Workplace”, entweder um vorhandene Defizite zu Konzernen auszugleichen oder sich von Mitbewerbern abzuheben. Zudem gaben gut 40 Prozent der Firmen an, eine übergreifende Strategie für neue Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte zu haben; ähnlich viele verfügen über Strategien für einzelne Abteilungen oder Bereiche.

Im Fokus: vom Internet of Things bis zur IT-Sicherheit

Die Studienteilnehmer wurden danach gefragt, wie wichtig in ihren Augen das Ausarbeiten neuer Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte ist. Auf einer Skala von eins (sehr wichtig) bis sechs (gar nicht wichtig) steht das Internet of Things (IoT) mit einem Wert von 4,77 an erster Stelle. Es folgen Business Development (4,71), Compliance, zum Beispiel DSGVO (4,70), Personalentwicklung (4,58), Analytics/Big Data/Smart Data (4,41), Cloud/SaaS-Lösungen (4,29), (neue) Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte (3,67) sowie IT-Sicherheit (3,45).

Noch Defizite bei der IT-Infrastuktur

Laut Studie hat die Krise die Digitalisierung einiger Prozesse und Funktionen in der Wertschöpfungskette angetrieben; fast drei von vier Unternehmen sehen hier Fortschritte. Gleichzeitig wurden auch viele Defizite deutlich. Das betrifft vor allem die IT-Infrastruktur, die aus Unternehmenssicht die größte technische Herausforderung für New Work darstellt, beispielsweise durch zusätzliche Homeoffice-Anwendungen. So gibt es unter anderem Lücken beim IT-Check der vorhandenen Büroarbeitsplätze und beim Abgleich mit den künftigen Anforderungen. Immerhin sind aber gut 85 Prozent der Mitarbeiter grundsätzlich mit der technischen Ausstattung ihres Arbeitsplatzes zufrieden. Darüber hinaus sind Aufgaben zu bewältigen wie die Weiterbildung der Beschäftigten, neue Arbeitszeitmodelle sowie Verbesserungen bei deren Akzeptanz, in den Hierarchien sowie den Workflows.

Vorhandene Collaboration Tools optimierungsfähig

Die Antworten auf die Frage, welche eingesetzten Tools den Anforderungen als Unternehmen im Großen und Ganzen gerecht werden, zeigen, dass es noch viel Verbesserungsbedarf gibt. Noch am besten bewertet wurden Conferencing/ Collaboration Tools wie Telefon, Video und Web, doch insgesamt lediglich 38,3 Prozent sind damit weitgehend zufrieden. Mit den Workgroup-Anwendungen ist weniger als ein Drittel der Firmen (30,8 Prozent) zufrieden. Und nur jedes fünfte Unternehmen (20,3 Prozent) hält ihr Social Intranet für geeignet, um die Anforderungen zu erfüllen. Die Mitarbeiter bewerten den Nutzen der Conferencing und Workgrouping Tools sowie das Social Intranet zwar besser als die Unternehmen selbst, dafür ist es bei Self-Service-Management und Online-Projektmanagement genau umgekehrt. Und insgesamt liegt der Anteil der zufriedenen Befragten auch nicht viel höher.

Argumente für New Work: Mitarbeiterbindung und -gewinnung sowie mehr Flexibilität

Aus Arbeitgebersicht ist das wichtigste Argument für New Work laut Studie die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern. Über 50 Prozent der Unternehmen und 45 Prozent der befragten Mitarbeiter stimmen der These grundsätzlich zu, dass ihre Organisation hier nur mit einem modernen Arbeitsplatz und attraktiven Arbeitsbedingungen eine Chance hat. Von New Work profitieren sollen nach Angaben der Firmen aber auch Flexibilität, Agilität und Produktivität.

Akzeptanz der Mitarbeiter für den Arbeitsplatz der Zukunft zum Teil vorhanden

Die Studie zeigt, dass Unterstützung für den Wandel in weiten Teilen der Belegschaft gegeben ist, sofern sich die Unternehmen im Gegenzug flexibler und digitalisierter präsentieren. 43 Prozent der Mitarbeiter haben eher die Vorteile der Veränderung im Blick, etwa ebenso viele sind neutral eingestellt. Insgesamt beklagt jedoch rund jedes dritte Unternehmen eine unzureichende Akzeptanz der Mitarbeiter und fehlende personelle (IT-)Ressourcen für den Modernisierungsprozess. Die Arbeitgeber beabsichtigen aber, die Kommunikation, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur zu verbessern.

Ute Wolter ist freie Mitarbeiterin der Personalwirtschaft in Freiburg und verfasst regelmäßig News, Artikel und Interviews für die Webseite.