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Das papierlose Büro kommt

Fast sieben von zehn Unternehmen (69 Prozent) in Deutschland haben ihre Papierakten zumindest teilweise digitalisiert. 18 Prozent der Firmen erstellen ihre Rechnungen bereits überwiegend elektronisch. Von den großen Unternehmen in Deutschland haben 70 Prozent eine Strategie, um ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Bei den Mittelständlern sind es 52 Prozent und bei kleineren Unternehmen 36 Prozent. Das zeigt der Digital Office Index von > Bitkom Research. An der repräsentativen Befragung nahmen Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und IT-Leiter aus 1.108 Unternehmen teil. Auf einer Skala von 0 (überhaupt nicht digitalisiert) bis 100 (vollständig digitalisiert) erreicht der Digital Office Index einen Durchschnittswert von 50. Am weitesten digitalisiert sind Großunternehmen mit einem Indexwert von 58. Bei den Mittelständlern liegt der Wert bei 53, in kleinen Unternehmen bei 49.

HR ist mit am weitesten digitalisiert

In den einzelnen Geschäftsbereichen ist die Digitalisierung unterschiedlich stark ausgeprägt. Spitzenreiter ist die Produktion und Projektabwicklung, die in 74 Prozent der Unternehmen stark (mindestens zu 50 Prozent) digitalisiert ist. Die Abteilungen Personal/Human Resources und Buchhaltung/Finanzen/Controlling sind jeweils in 66 Prozent der Unternehmen stark digitalisiert. Auf den Folgeplätzen liegen die Geschäftsbereiche Marketing (62 Prozent), Einkauf (54 Prozent), Logistik (53 Prozent) sowie der Bereich Forschung und Produktentwicklung (30 Prozent).

Personalmangel, Kostenprobleme und Ängste

Laut Befragung verfügen nur 58 Prozent der Firmen über die erforderlichen personellen Ressourcen, um die Digitalisierung voranzutreiben. Bei Großunternehmen sind es mit 71 Prozent etwas mehr. Daneben gibt es auch andere Faktoren, die den Fortschritt der Digitalisierung behindern: 60 Prozent der Unternehmen sagen, der Investitionsbedarf sei zu hoch; gleichzeitig wollen aber 46 Prozent im laufenden Jahr mehr in die Digitalisierung investieren. 41 Prozent der Befragten fürchten den Zugriff auf sensible Unternehmensdaten, 40 Prozent haben Angst vor Datenverlust. Außerdem halten 37 Prozent den wirtschaftlichen Nutzen für unklar. Für 28 Prozent ist der Widerstand innerhalb des eigenen Unternehmens ein Hemmnis und 27 Prozent der Befragten sagen, dass rechtliche und regulatorische Bestimmungen eine weitere Digitalisierung behindern.

ECM-Software bereits weit verbreitet

Die Mehrheit der befragten Unternehmen nutzt Software für ECM (Enterprise Content Management) für ihre Geschäftsprozesse. ECM-Lösungen helfen, Informationen besser zu verteilen oder Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, digital zu archivieren und wiederzufinden. So setzt jede zweite Firma (51 Prozent) Software-Systeme zur Digitalisierung von Dokumenten ein, weitere 14 Prozent planen dies. 44 Prozent haben Software für das Prozess-Management im Einsatz, mit der Vorgesetzte zum Beispiel eine Rechnung oder einen Urlaubsantrag freigeben können; 18 Prozent planen den Einsatz. Systeme zur digitalen Archivierung und Verwaltung von Dokumenten nutzen 35 Prozent der Unternehmen und 24 Prozent haben dies vor.

Output-Management-Systeme, die regeln, über welche Kanäle Informationen verteilt werden, verwenden bereits 33 Prozent der Betriebe, weitere 16 Prozent planen die Nutzung. Business Collaboration Tools setzen 31 Prozent der Unternehmen ein und 22 Prozent haben es geplant. Software, mit der Mitarbeiter unabhängig vom Standort Unternehmensinformationen recherchieren können, ist bei 28 Prozent der befragten Firmen bereits im Einsatz und bei 15 Prozent in der Planung. 18 Prozent der Unternehmen nutzen ECM-Lösungen, die eingehende Dokumente und Informationen automatisch erkennen, etwa Software, die den Inhalt der klassischen Briefpost digital erfasst und direkt an die zuständige Abteilung weiterleitet; weitere 19 Prozent planen den Einsatz eines solchen Programms.

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