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Die meisten Unternehmen planen das digitale Büro

Aktenordner auf PC-Tastatur vor Monitor
In vielen Büros werden Aktenordner von digitalisierten Daten abgelöst. Foto: © Maksym Yemelyanov-stock.adobe.com

86 Prozent der Geschäftsführer und Vorstände hierzulande verfolgen das Ziel, ihre Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Vor zwei Jahren hatten noch halb so viele Unternehmen (43 Prozent) diese Absicht. Fast zwei Drittel der Firmen (63 Prozent) sagen, dass ihnen dies bereits zunehmend gelingt – 2018 waren erst 30 Prozent dieser Meinung. Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom vom Mai und Juni dieses Jahres. Für den Digtial Office Index 2020 wurden in Deutschland Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und IT-Leiter von 1104 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern sowie die Leiter von 51 Organisationen der Öffentlichen Verwaltung befragt.

Der sogenannte Digital Office Index (DOI) liegt Bitkom dieses Jahr auf einer Skala von null (überhaupt nicht digitalisiert) bis 100 (vollständig digitalisiert) bei 55 Punkten. Bei großen Unternehmen ab 500 Mitarbeitern beträgt der Indexwert 67 Punkte, bei mittleren 59 und bei Betrieben mit weniger als 100 Mitarbeitern 53 Punkte. Peter Collenbusch, Vorsitzender der Kompetenzbereichs Digital Office im Bitkom, ist davon überzeugt, dass die Geschäftsprozesse der Zukunft ausschließlich digital laufen. Nachdem viele Unternehmen in den letzten Jahren bereits entscheidende Weichen gestellt hätten, habe die Corona-Pandemie dem Digital Office weiteren Auftrieb gegeben.

ERP-, ECM- und CRM-Lösungen im Aufwind

Rund zwei Drittel der Studienteilnehmer (68 Prozent) verwalten Dokumente und Inhalte digital und nutzen Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM). 60 Prozent setzen auf Programme für Customer Relationship Management (CRM) beim Kundenkontakt. Außerdem nutzen etwa drei Viertel der Unternehmen (77 Prozent) Lösungen für Enterprise Resource Planning (ERP), mit denen etwa Material oder Maschinen digital verwaltet werden.

Festnetz-Telefon bleibt, Smartphone-Nutzung nimmt zu

Bei der internen und externen Kommunikation setzen die befragten Unternehmen inzwischen stärker auf digitale Kanäle als vor zwei Jahren. Dennoch erfreuen sich klassische Kommunikationsmedien noch großer Beliebtheit. So nutzen alle befragten Unternehmen weiterhin das Festnetz-Telefon, das gleiche gilt für E-Mails. Das Fax hat noch jede zweite Firma (49 Prozent) im Einsatz gegenüber 62 Prozent im Jahr 2018. Die Nutzung von Smartphones ist am deutlichsten gestiegen: Sie nahm innerhalb von zwei Jahren von 51 auf 81 Prozent zu. Video-Konferenzen mithilfe von Zoom, Skype oder GotoMeeting haben von 48 auf 61 Prozent zugelegt. Jedes zweite Unternehmen (50 Prozent) kommuniziert auch über Messenger-Dienste wie Whatsapp, Signal oder Telegram. Zum Vergleich: Vor zwei Jahren waren es noch 37 Prozent). Gut jede dritte Firma (36 Prozent) organisiert aktuell die Teamarbeit über digitale Kollaborationstools wie Slack oder Microsoft Teams. Die Nutzung sozialer Medien wie LinkedIn, Twitter & Co hat leicht von 25 auf 29 Prozent zugenommen.

Mobile Endgeräte für den Job im Kommen

Inzwischen nutzt mehr als jeder zweite Mitarbeiter mobile Endgeräte mit Internetzugang: 55 Prozent der Festangestellten verwenden ein Smartphone, Tablet oder Notebook – vor zwei Jahren waren es noch 48 Prozent. Bei Banken und Finanzdienstleistern verfügen sogar 93 Prozent der Festangestellten über ein mobiles Arbeitsgerät und bei Versicherungen sind es 89 Prozent. In der Öffentlichen Verwaltung hingegen haben nur 40 Prozent der festangestellten Mitarbeiter ein mobiles Arbeitsgerät im Einsatz.

Mehr Investitionen in Hard- und Software

Der Anteil der Unternehmen, die über eine Digitalstrategie verfügen, ist von 68 Prozent in 2018 auf mittlerweile 75 Prozent gestiegen. Auch wollen 38 Prozent im laufenden Jahr mehr Geld in die Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse investieren als letztes Jahr. Bei 31 Prozent bleibt die Höhe der Investitionen gleich und jedes vierte Unternehmen (25 Prozent) verringert die Investitionen. Im ersten Halbjahr 2020 haben 55 Prozent der befragten Firmen ihre Investitionen in Hardware wie mobile Endgeräte erhöht. 39 Prozent gaben mehr Geld für Software aus.

Die komplette Studie zum Digital Office Index 2020 steht > hier zum Download bereit.

Ute Wolter ist freie Mitarbeiterin der Personalwirtschaft in Freiburg und verfasst regelmäßig News, Artikel und Interviews für die Webseite.