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Digitale Personalakte: Schwindende Skepsis

Zwei Frauen im Meeting
© foxyburrow / stock.adobe.com

Der Traum vom digitalen Büro, einer endlich von meterhohen Papierstapeln, prall gefüllten Aktenschränken und lästigem Formularkram befreiten Wirkungsstätte, beflügelt seit vielen Jahren die Phantasie von Unternehmen und Verwaltungen. Nach einer neuesten Studie des IT-Branchenverbands Bitkom mit dem Titel “Digital Office im Mittelstand” investieren inzwischen sogar kleine und mittlere Betriebe zunehmend in entsprechende Systeme, die den aufwändigen und zugleich ineffizienten Umgang mit analogen Dokumenten ein und für alle Mal aus der Welt schaffen sollen.

Erfreuen sich Konzerne bereits in großer Zahl an solchen Lösungen, hinkt der weit überwiegende Teil der Wirtschaft noch hinterher – holt aber auf. Konnten sich 2017 lediglich elf Prozent der mittelständischen Unternehmen für solche Lösungen erwärmen, stieg dieser Anteil laut Bitkom nun auf knapp 20 Prozent an. “Die Digitalisierungslücke zwischen Mittelstand und größeren Unternehmen”, bilanziert die Studie voller Zuversicht, konnte innerhalb des relativ kurzen Zeitraums von zwei Jahren “schon ein ganzes Stück geschlossen werden”. Vorrangige Motivation ist für die Betriebe laut Bitkom nicht allein, Effizienzpotenziale zu heben. Sie investieren auch, weil etliche Anforderungen zur Datensicherheit und rechtskonformen Aufbewahrung von Dokumenten, Stichwort Compliance, sie dazu veranlassen.

Ein Anwendungsbereich des digitalen Büros ist die Personalakte. Hier wirkt sich die Rechtslage eher bremsend auf die Investitionsbereitschaft aus. “Warum sollten wir alle Dokumente digitalisieren”, fragen sich Personalverantwortliche noch immer in großer Zahl, “solange vor Gericht im Zweifelsfall das Originaldokument entscheidet und nicht sein digitaler Zwilling.” Tatsächlich handelt es sich nur um “überraschend wenige Dokumente”, wie der Saarbrückener Rechtsanwalt Frank Gust betont, die unbedingt weiterhin im Original archiviert werden sollten. Landet die digitale Personalakte tatsächlich einmal vor Gericht, dann nicht wegen ihres digitalen Charakters, sondern ihres Inhalts. “Klassiker ist die Frage, wann eine frühere Abmahnung im Laufe des Arbeitsverhältnisses entfernt werden muss. Hierbei gibt es keine Verjährungsfristen oder Verfallfristen wie bei Punkten in Flensburg.”

Analog ist out

Was muss denn nun unbedingt analog aufbewahrt werden? Das könne man laut Gust “an einer Hand abzählen”. Im Arbeitsrecht sind dies insbesondere die Befristungsabrede bei einem Arbeitsverhältnis sowie Kündigung und Aufhebungsvertrag, ferner die Einwilligung des Arbeitnehmers in die Datenverarbeitung gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie ein vereinbartes nachvertragliches Wettbewerbsverbot. “Hierbei handelt es sich um solche Erklärungen, die ohne Einhaltung der strengen Formvorschrift des § 126 BGB, also mit eigenhändiger Originalunterschrift am Ende des Textes, unwirksam wären”, erläutert der Experte.

Wenn sich die zwingend im Original aufzubewahrenden Dokumente auf diese wenigen Sachverhalte beschränken, müssten sich eigentlich jegliche Vorbehalte gegenüber der digitalen Personalakte erübrigen. Dafür sind die Pluspunkte solcher Lösungen einfach zu augenfällig. Ihren aus Sicht vieler Anwender größten Makel, weder ausgereift noch kompatibel zu anderen im Betrieb eingesetzten Softwarelösungen zu sein, haben sie inzwischen zur Freude vieler Personaler in Unternehmen und Verwaltungen abgelegt: Einerlei um welche Softwarelösung es sich handelt, bieten die vielfältigen Angebote schlicht einen unschlagbaren Komfort. Laut Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse bei Bitkom, können Anwender Dokumente nicht nur digital speichern, durchsuchen und bearbeiten. Zudem lässt sich die digitale Akte auch in mehrere Register gliedern, beispielsweise in Bewerbung, Stammdaten oder Weiterbildung.

HR spart durch den Wegfall von Papierakten auch Lagerhaltungskosten ein.

Anstöße für HR-Verantwortliche, die digitale Personalakte im Betrieb endlich einzuführen, gibt es genug. Der Mediengruppe Westfälischer Anzeiger mit Sitz in Hamm bei Dortmund beispielsweise stand gerade ein Umzug bevor, wie Personalchefin Eva-Maria Post erläutert. Kurz bevor das Verlagshaus ein neues Gebäude in der Kommune bezog, entschieden sich die Abteilungsleiter zum Aufbruch ins digitale Zeitalter. “Wir wollten ein fast papierloses Büro haben”, erklärt Post. “Aktenschränke mit Papierakten sollten der Vergangenheit angehören.”

Dieses Projekt erwies sich als sehr umfangreich, da die rund 15.000 Personalakten jeweils an zwei Standorten geführt wurden – in der Personalabteilung und in der Geschäftsführung. Voller Zuversicht ging es an die Arbeit: Zuerst wurden Dokumente geprüft beziehungsweise aussortiert, sofern sie in der digitalen Personalakte keine Verwendung fanden. Nun war es Aufgabe eines Dienstleisters, alle Dokumente gemäß Vorgaben einzuscannen. Um es abzukürzen: Nach Umstellung auf das neue Verfahren zahlt sich die Investition in das Modul der Cloudplattform von Sage in beeindruckenden Zahlen aus. Auf die digitale Personalakte möchte in der Personalabteilung niemand mehr verzichten.

600 Arbeitsstunden pro Jahr gespart

Geändert hat sich der komplette Prozess. Wie die Personalleiterin erläutert, werden täglich 800 Blatt Papier des Posteingangs unter Verwendung von QR-Codes gescannt und automatisch in der Personalakte abgelegt. “So sparen wir jährlich 600 Arbeitsstunden für die Ablage”, sagt Post, die mit ihrem 16-köpfigen Team für 15 000 Personalabrechnungsfälle verantwortlich ist. Nebenbei macht das Arbeiten gleich mehr Spaß. “Früher ist diese Arbeit auch gerne mal liegengeblieben.”
Jenseits des kräftigen Motivationsschubs sorgt die digitale Personalakte vor allem für mehr Transparenz in der Personalabteilung und der Geschäftsführung. “Alle neuen Dokumente wie Arbeitsverträge werden auf den Tag genau in der Akte abgelegt und können standortübergreifend eingesehen werden”, betont Post. In der Tat ist die HR-Expertin ihrer Vision vom papierlosen Büro ein Stück nähergekommen: Alle Aktenschränke sind weg, lediglich ein paar Sideboards stehen noch an den Arbeitsplätzen. Originaldokumente verschwinden in kleinen Erfassungsmappen, auch Hand- oder Rumpfakte genannt. “Sonst fließt alles in der digitalen Personalakte zusammen.”

Nicht minder erfolgreich gestaltete sich auch der Abschied von papiergestützten Verfahren bei der Winkler Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Stuttgart. Die Firma beschäftigt rund 1.600 Mitarbeiter und vertreibt seit über 100 Jahren Ersatzteile, Zubehör und Werkstattausrüstung für Nutzfahrzeuge. Nachdem man sich zunächst für die Einführung der digitalen Personalakte entschieden hatte, profitierten die Personaler im Nachklapp von der Strategie des Herstellers Aconso, zusätzlich zum herkömmlichen Lizenzgeschäft mit auf dem Kundenserver installierten Softwareprogrammen auch eine Cloud-Plattform zu errichten. Dabei loggen sich Anwender, also Führungskräfte, Personaler und Mitarbeiter, über einen Webbrowser ein.

Bleiben wir zunächst bei der ursprünglichen Entscheidung, die digitale Personalakte mit dem Ziel einzuführen, sich von der “konservativen Papierfülle” zu befreien, wie Personalleiterin Sabine Zinke in einem Medienbericht betont. Demnach reduzierte sich der HR-Verwaltungsaufwand erkennbar. Während sich die Bearbeitungszeiten in der Personalabteilung verkürzten, sparte HR durch den Wegfall von Papierakten auch Lagerhaltungskosten ein.

Die digitale Personalakte sorgt vor allem für mehr Transparenz in der Personalabteilung und der Geschäftsführung.

Damit nicht genug: Als gemeinsam mit der Geschäftsführung beschlossen wurde, Führungskräften die Möglichkeit zu eröffnen, Notizen zu Mitarbeitergesprächen ebenfalls digital bearbeiten zu können, bot Softwarepartner Aconso an, diese Wünsche in eine frisch entwickelte Cloud-Collaboration-Plattform zu integrieren. Nach und nach flossen die besonderen Anforderungen des Pilotkunden hier ein. Jeder Entwicklungsschritt konnte von den Personalern “auf Herz und Nieren” geprüft werden, heißt es. Seit knapp zwei Jahren können Führungskräfte nun auch von unterwegs auf die Personalakte zugreifen und sie flexibel in Mitarbeitergesprächen anwenden, egal wo sie sich mit den Beschäftigten treffen.

Kosten hängen von der Mitarbeiterzahl ab

Sollte die Digitale Personalakte besser auf dem Firmenserver installiert sein oder doch aus der Cloud abgerufen werden? Grundsätzlich sind Cloud-Systeme laut Bitkom-Experte Britze besonders für kleinere Betriebe geeignet. Wer nicht mehr als 20 Mitarbeiter beschäftigt, müsse etwa 100 Euro pro Monat für den Cloud-Service kalkulieren. Wesentlich kostspieliger sind hingegen Programme, die auf eigenen Servern laufen. Allein schon deshalb, weil die betriebsinterne IT, welche die Programme auf den Betriebscomputern betreut, laut Britze einzurechnen sei. Daumenregel: Meist leiten sich die Kosten von der Mitarbeiteranzahl ab. Je mehr Personalakten, desto mehr Datenspeicher. Hinzu kommen Extra-Leistungen, mit denen die digitale Personalakte individuell konzipiert werde, beispielsweise “vorgefertigte Bausteine, mit denen sich automatisiert Zeugnisse und Arbeitsverträge erstellen lassen”, so Britze.

Fasst man die Stimmen zusammen, scheint die digitale Personalakte, ob nun als herkömmliche Lizenzversion oder Cloudvariante, die Herzen der Anwender im Sturm zu erobern. Hoher Bedienungskomfort und technische Reife verbinden sich zu einem Gesamtpaket, das offensichtlich die Investition lohnt. Dennoch bleiben Vorbehalte, die durch die seit Jahren anhaltende primär technisch ausgerichtete Debatte immer noch nicht verschwunden sind. Trotz gegenteiliger Behauptung aus einschlägigen Kreisen ist Skepsis gegenüber der Cloud insbesondere im Mittelstand nach wie vor ausgeprägt.

Und auch auf der rechtlichen Seite bleiben Fragen offen. Denn die Verwendung von digitalen Personalakten heißt noch lange nicht, dass damit auch die von vielen Akteuren beklagte Zirkulation von Schattenakten ausgemerzt ist. Sie tauchen in keinem Datenverzeichnis auf. Niemand weiß, welche Führungskraft Kopien von Personalakten anfertigt und dazu noch mit handschriftlichen Notizen versieht. Wie dämmt man also den Gebrauch von Schattenakten ein? “Zunächst einmal durch Aufklärung über die Relevanz und Brisanz des Datenschutzes in diesem Bereich”, gibt Rechtsanwalt Gust zu bedenken. Im zweiten Schritt müssten die zuständigen Führungskräfte klare Anweisungen erhalten, wobei der Hinweis auf entsprechende Abmahnungen nicht fehlen dürfe, sollte dagegen verstoßen werden. Gust regt eine schriftliche “Policy” an, die alles Wichtige regelt und unterzeichnet werden müsse. Auf dieses Verfahren verständigten sich bereits zahlreiche Unternehmen in Betriebsvereinbarungen.

Passwort sollte selbstverständlich sein

Bleibt das Thema Compliance. Das Gebot, sich möglichst rechtssicher zu verhalten, ist für Führungskräfte längst Alltag. Daran knüpfen Arbeitgeber hohe Erwartungen und investieren in entsprechende Schulungen viel Zeit und Geld. Dennoch ist der Mensch nicht immer im Einklang mit solch mehr oder minder technokratischen Vorgaben: Auch während der Arbeitszeit lässt er bisweilen die Seele baumeln, und das ist gut so. Aber genau in solchen Momenten geschieht Unerwartetes, Strafwürdiges. Man wollte nur kurz das Büro verlassen, wird aber auf dem Flur angesprochen und in ein Gespräch verwickelt. Und genau dies nutzt jemand mit unlauteren Absichten aus, liest unbefugt Daten oder speichert sie sogar rasch ab.

Beim Einsatz von digitalen Personalakten sollte ein passwortgeschützter Zugang selbstverständlich sein.

Sollten Personaler ihr Büro abschließen, wenn sie es für einige Minuten verlassen? Sollten sie den Rechner in den Stand-by-Modus herunterschalten? Für den Einsatz von digitalen Personalakten empfiehlt Gust einen passwortgeschützten Zugang zum Rechner. “Das sollte selbstverständlich sein.” Ratsam wäre, den Rechner so einzustellen, dass “ab einer bestimmten Zeit ohne Eingabe oder sonstiger Nutzung automatisch der Startbildschirm mit Passwortanforderung erscheint”. Zusätzlich sollten auch die digitalen Ordner passwortgesichert sein. Vorsichtsmaßnahmen wie diese ließen sich aus dem allgemeinen Rücksichtnahmegebot im Arbeitsverhältnis (gem. § 241 Abs. 2 BGB) herleiten, so Gust.

Quintessenz: Beim Aufbruch in die Zukunft des digitalen Büros hilft nicht nur technische Begeisterung. Ohne juristischen Sachverstand führt der Weg womöglich in die Irre.


Dieser Beitrag ist Teil des Specials "Digitale Personalakte". Weitere interessante Beiträge rund um das Thema finden Sie › hier.