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Ein Gewinn für beide Seiten

Bild: ra2 studio/Fotolia.com
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Mehr als 60 Prozent der Beschäftigten in Deutschland arbeiten nicht an einem Schreibtisch. Für einen Großteil bedeutet dies auch keinen Zugang zu Kommunikationsmitteln wie Intranet und E-Mails. Diese Situation stellt viele Unternehmen vor eine doppelte Herausforderung: Wie können sie ihre Mitarbeiter überhaupt erreichen und wie können sie der Digitalisierung der Arbeitswelt gerecht werden?

Für Unternehmen wie Paulaner, Viessmann und Audi lautet die Lösung: Mithilfe einer Mitarbeiter-App. 84 Prozent der Deutschen besitzen ein Smartphone, das für die meisten zur Kommunikationszentrale ihres Alltags geworden ist. Eine App für “mein Unternehmen” ist da der nächste logische Schritt. Der Haupttreiber ist zwar vielfach die interne Kommunikation, doch insbesondere im Personalwesen ergeben sich spannende Anwendungsmöglichkeiten:

1. Werben um Talente

Über den “War for Talents” wird seit vielen Jahren gesprochen und mittlerweile ist er deutlich zu spüren. Eine Mitarbeiter-App kann HR-Verantwortliche dabei unterstützen, Talente anzuziehen und sie zu halten. Das Unternehmenslogo im App Store zeigt, dass der Betrieb ein enges Verhältnis zu seinen Mitarbeitern pflegt. Bedenkt man die Entwicklung des Arbeitsmarktes, verdeutlicht die App außerdem den Willen zur Innovation und symbolisiert einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung. Dazu kommt, dass der öffentliche Bereich der App hervorragend als erster Kontaktpunkt für Bewerber geeignet ist.

2. Vereinfachen der Einarbeitung

Mitarbeiter können vom ersten Tag an besser integriert und gebunden werden: Sie erhalten Einblicke in die Firmenkultur, aktuelle Themen oder Mitarbeitervorteile. Dazu können Checklisten die Einarbeitung strukturieren. Kurze Videos geben einen Einblick in wichtige Wissensbereiche und Abläufe. Neue Kollegen werden mit dem Telefonbuch einfacher gefunden und schließlich wird der neue Mitarbeiter im Teamblog mit Foto kurz vorgestellt.

3. Motivation und Transparenz schaffen

Um ein motiviertes Arbeitsumfeld zu schaffen, braucht es unter anderem eine transparente Kommunikation innerhalb der Organisation. Eine Mitarbeiter-App kann als Nachrichtenkanal genutzt werden und somit zur Transparenz beitragen. Dabei kann beispielsweise über neue Kunden, Projekte oder über die Unternehmensziele und Strategien für das kommende Jahr berichtet werden.

4. Ausbilden der Mitarbeiter

Eine App ersetzt nicht die persönliche Anleitung und Ausbildung der Mitarbeiter. Sie unterstützt Unternehmen jedoch dabei, das vermittelte Wissen jederzeit abrufbar zu halten, zum Beispiel durch kurze Lernvideos, regelmäßige Wissenstests oder digitale Handbücher. Die einfache Verfügbarkeit mobiler Apps passt ideal zu anlassbezogener Wissensvermittlung und kann zum Beispiel durch einen “Frage an die Organisation”-Kanal ergänzt werden, mit dem Mitarbeiter schnell und unternehmensweit Experten in einem bestimmten Wissensgebiet ausfindig machen können.

5. Automatisieren von Prozessen

Weniger Papierkram ermöglicht ein effizienteres Arbeiten. Beispielsweise können Urlaubsanträge, Abrechnungen oder Zeiterfassung direkt über eine mobile App abgewickelt werden. Wichtig dabei: Für das Management sind Probleme in Prozessabläufen meist nicht sichtbar. Wo der sprichwörtliche Schuh in der täglichen Arbeit drückt, wissen am besten die Mitarbeiter – deshalb sollten sie bei der Entwicklung einer Mitarbeiter-App involviert werden.

6. (Selbst-)Hilfe für Mitarbeiter

Mitarbeiter kommen schnell in die Situation, dass sie Dokumente, Ansprechpartner oder Schichtpläne suchen. Genau auf diese Informationen können sie mittels Mitarbeiter-App von überall zugreifen. Arbeitnehmer bekommen somit die Möglichkeit, sich effektiv selbst zu managen. Anstatt den Vorgesetzten oder Kollegen immer wieder fragen zu müssen, können App-Nutzer sich ganz einfach selber helfen. Das spart Zeit und vermeidet Frustration.

7. Anerkennung zeigen

Mitarbeiter-Apps mit lokalen Kanälen für einzelne Standorte oder Bereiche bieten viel mehr Raum, um Mitarbeiter in den Mittelpunkt zu stellen. Motivierend sind auch Wettbewerbe wie ein Quiz zur Arbeitssicherheit, zum Betriebsjubiläum oder ein Tippspiel. Die Teilnehmer auf den vorderen Plätzen sind für alle sichtbar und können Preise gewinnen. Hier gibt es viel Raum für gute Ideen, die Spaß machen und nicht teuer sein müssen. Oft unbezahlbar ist auch einfach ein Dankeschön für besondere Leistungen und Einsatz – ganz einfach mit einem digitalen Kanal, der alle Mitarbeiter erreicht.

Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Die Vorteile von Mitarbeiter-Apps für beide Seiten –  Mitarbeiter und Unternehmen – sind zahlreich: Sie sind mobil, benutzerfreundlich, erreichen auch die Mitarbeiter ohne Schreibtischarbeitsplatz und steigern die Mitarbeiterbindung. Mobile Applikationen lösen Kommunikationsmittel wie Hausmitteilungen oder interne Newsletter ab, verringern den Arbeitsaufwand in Personalabteilungen, verursachen dabei weniger Kosten und sind vielfältig einsetzbar.

Autor

Dr. Martin Böhringer ist Mitgründer und CEO von › Staffbase. Er ist Experte für die Themen interne Kommunikation und mobiles Intranet.

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