Aktuelle Ausgabe

Newsletter

Abonnieren

Festivalplattform macht mit Excel-Tabelle mentale Gesundheit der Mitarbeitenden sichtbar

Die Mitarbeitenden beim Unternehmen „Höme – für Festivals“  sind gleich durch zwei Rahmenbedingungen dem Risiko ausgesetzt, sich zu überarbeiten und mentale Gesundheitsprobleme zu bekommen. „Wir gehören der Musikbranche an, in der es gang und gäbe ist, dass man sich kaputt arbeitet“, sagt Jannis Burkardt, Co-Founder der Festivalplattform. „Zudem sind wir ein Unternehmen, das wächst und seine Kapazitäten ständig neu einschätzen muss.“ Burkardt war deshalb auf der Suche nach einer Methode, um durchgehend zu sehen, wie es um die Ressourcen und Kapazitäten im Team steht und wie es den einzelnen Mitarbeitenden geht. Das Ergebnis ist eine Mental-Health-Tabelle, die fester Bestandteil der montäglichen Team-Meetings sei.

Dabei zeigen Burkardt und sein Team: Es braucht nicht immer komplizierte oder Hightech-Lösungen, um ein effizientes Tool zu kreieren. Manchmal reicht auch eine Excel-Tabelle aus. Jede Woche trägt dort der jeweilige Mitarbeiter oder die jeweilige Mitarbeiterin eine Zahl von 1 bis 3 ein. Damit gibt er oder sie an, wie es ihm oder ihr aktuell geht und wie es um die eigenen Kapazitäten steht. Dabei heißt 1 bis 1,5 so viel wie: Ich bin frei für weitere Aufgaben. Mit der Ziffer 2 gibt die entsprechende Person an, dass es für sie ein ganz normaler, gut gefüllter Arbeitstag ist. 2 bis 2,5 bedeutet, dass sich der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin auf die eigenen Arbeiten konzentrieren muss und sich keinen weiteren Aufgaben widmen kann. Mit der Zahl 2,5 drückt man aus, dass man an seiner Grenze arbeitet und mit 2,5 bis 3, dass man diese passiert hat und den bestehenden Arbeitsberg kaum bis gar nicht bewältigen kann.

Zahlen werden im Team offen besprochen

Die Auslastungszahlen sind nicht nur für die komplette 23-köpfige Belegschaft mit dem Namen der jeweiligen Person einsehbar, sondern werden auch in Teamrunden besprochen, eingeordnet und reflektiert. Dabei kann der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin zudem erklären, warum sie den eigenen Zustand mit dieser Ziffer beschreibt. „Jeder kann erzählen, woran es liegt – an privaten oder beruflichen Dingen – und mitteilen, wie er oder sie unterstützt werden möchte“, sagt Burkardt. Das wird für die kommende Woche sowie für die Vorwoche getan.

Zunächst fanden diese Auslastungsgespräche bei Höme mit der gesamten Belegschaft statt. Dann sei allen klargeworden, dass kleinere Gruppen nötig sind, um die Methode bestmöglich weiterzuführen. „Ab 20 Personen war das Team einfach zu groß dafür“, sagt der Mitgründer.

Die Mental-Health-Zahlen bei Höme sind nicht immer so, wie sich die Betroffenen und das selbstorganisierte Team das wünschen würden. Doch das Tool sei nicht dafür gedacht, das Nichtvorhandensein von Problemen zu zeigen. Vielmehr sollten alle damit einen Überblick bekommen, wie es den Kolleginnen und Kollegen geht und Ableitungen daraus zu ziehen. „Bei uns stehen meistens ziemlich viele Zahlen mit einer 2 davor in der Tabelle“, sagt Burkardt. Das sei zunächst auch nicht schlimm. „Es gibt immer intensivere Phasen. Problematisch wird es nur, wenn die Mitarbeitenden regelmäßig angeben, an ihre Grenze zu gelangen.“

Neuen Mitarbeitenden sei es anfangs nicht immer leicht gefallen, ihre jeweilige Situation mit einer Ziffer zu benennen. „Wir haben die Erfahrung gemacht, dass viele erst ein Gespür für das System entwickeln müssen.“ Zudem müssten einzelne auch erst lernen, die eigene Arbeitsbelastung und die mentale Verfassung zu reflektieren. Das sei nichts, was in unserer Gesellschaft intensiv gelehrt und praktiziert wird.

Ein weiterer Schritt darf im Notfall nicht fehlen

Bei der Selbstreflexion sowie dem Mitteilen der eigenen Verfassung und Arbeitsbelastung soll es natürlich in schwerwiegenden Fällen nicht bleiben. „Wenn etwas regelmäßig im negativen Bereich bei einer Person ist, gehen wir in die Teams und schauen, wie wir die Aufgaben umverteilen können, ob ein verfrühter Urlaub nötig ist oder welche anderen Lösungen wir finden können“, sagt Burkardt.

Das gelingt nicht immer – hier ist der Unternehmer ehrlich. Manchmal lasse sich einfach keine Lösung finden: Aufgaben könnten nicht immer abgegeben, Ziele nicht kleiner gehalten und aufgrund des Budgets auch nicht immer neues Personal eingestellt werden. Dennoch möchten er und das Team der betroffenen Person das Gefühl geben, in ihrem Dilemma gesehen zu werden und in einem engen Austausch mit ihr bleiben. Denn: „Wir wollen bestmöglich aufeinander aufpassen und haben nichts davon, wenn wir uns verbrennen“, sagt Burkardt.

Sicheren Raum frei von Beurteilung und Vergleichen schaffen

Doch auf Mitarbeitende aufpassen kann man nur, wenn sie ehrlich über ihre Verfassung sprechen. Dafür braucht es laut Burkardt eine gewaltfreie Kommunikation und ein sicheres Arbeitsumfeld, das frei von Rollen, Beurteilungen und einem Richtig-und-Falsch-Denken ist. Denn dann könnten Mitarbeitende nicht nur eine authentische Zahl angeben, sondern diese auch noch in einen für alle nachvollziehbaren Kontext rücken.

Dies wiederum helfe, mögliche Spannungen im Team zu vermeiden. Denn die Mental-Health-Tabelle birgt auch Risiken. So könnte sie von Beschäftigten missverstanden und als Spiegel für die Effektivität des einzelnen Mitarbeiters oder der jeweiligen Mitarbeiterin angesehen werden. Getreu dem Motto: „Der Person geht es doch immer schlecht, dabei arbeitet sie gar nicht so viel, wie die anderen.“ Dem versuche das Höme-Team entgegenzuwirken, indem kontextualisiert und klar kommuniziert wird, dass nicht alle gleich viel und gleich gut arbeiten können. Dafür seien Mitarbeitende zu sehr Individuen, die auf Situationen anders reagieren und unterschiedlich mit Aufgaben umgehen. Was am Ende zählen sollte, so Burkardt, ist ein Verständnis für ihr Wohlergehen oder ihre Überlastung zu bekommen und sie dann aktiv dabei zu unterstützen, ihre Bestleistung zu erzielen.

Wenn Sie die Tabelle ebenfalls mit Ihren Team ausprobieren möchten, können Sie diese Vorlage von Höme verwenden:

Ist Redakteurin der Personalwirtschaft. Ihre inhaltlichen Schwerpunkte sind die Themen Diversity, Gleichberechtigung und Work-Life-Balance.