Freelancer in IT-Projekte rechtzeitig und sinnvoll einbinden

Jedes größere IT-Projekt ist eine Herausforderung: Roadmaps, Zeitpläne, Meilensteine – all das muss vorab klar definiert sein, mit einem angemessenen Projektmanagement. Darüber hinaus muss die Abstimmung zwischen Tech und Business institutionalisiert werden. Trotz guter Planung können aber unerwartet Probleme auftreten, durch die festgelegte Zeitleisten möglicherweise nicht mehr eingehalten werden können. Gerade wenn das Team nicht eingespielt ist, beispielsweise weil mehrere Freelancer beauftragt wurden, kann der Projekterfolg so schnell in Gefahr geraten.

Doch aus diesem Grund auf externe Hilfe zu verzichten, wäre zu kurz gedacht. Gerade in der IT-Branche sind Freelancer sehr erfahren und spezialisiert. Wenn von Anfang an klare Regeln aufgesetzt werden, kann sich der anfänglich höhere Aufwand schnell auszahlen – und zwar in Form eines besseren Projektverlaufs und -ergebnisses. Damit das Projekt auch mit externer Unterstützung reibungslos abläuft, gibt es vier Aspekte, die das Team zur Vorbereitung berücksichtigen sollte.

1. Qualität entscheidet

Jeder Leiter eines Projektes, in dem Freelancer involviert sind, sollte zunächst möglich genau definieren, welche Aufgaben die externe Person zu bewältigen hat und welcher Zeitraum dafür in etwa nötig sein wird. Erst dann ist eine zielgerichtete Suche mit einem konkreten Anforderungsprofil möglich.

Um die richtigen Talente in die Gruppe zu bringen, braucht es zwei Dinge: Zum einen muss Transparenz über die Fähigkeiten des eigenen Teams vorhanden und mögliche inhaltliche Defizite oder Unterkapazitäten in den eigenen Reihen bekannt sein. Zum anderen muss der Freelancer qualitativ eingeschätzt werden können. Letzteres wird für HR-Manager insbesondere dann schwierig, wenn es um komplexe IT-Profile geht. Die Erfahrung in Jahren mit einer bestimmten Technologie ist hier ein Näherungswert, oft aber nicht ausreichend. Abhilfe schaffen können technische Tests und Interviews.

2. Stimmt die „Chemie“?

Ob die Zusammenarbeit mit einem IT-Freelancer ein Erfolg wird, ist auch nach Beurteilung der Qualität und Erfahrung des Freelancers noch nicht garantiert. Zwar dürfen bei der Qualität keine Kompromisse gemacht werden – ebenso wenig darf jedoch das Teamgefüge außer Acht gelassen werden.

Der Freelancer ist nur eine Unterstützung auf Zeit.

Für den Erfolg des Projektes ist es aber entscheidend, dass man mit der externen Fachkraft gut zusammenarbeiten kann. Dabei geht es um Kommunikation, Transparenz, Bereitschaft zur Abstimmung und Motivation. Das Team muss mit dem Freelancer effektiv kooperieren können, auch wenn der- oder diejenige nicht Teil des eigenen Unternehmens und interner Prozesse ist. Je besser die Team-Mitglieder aufeinander eingespielt sind, umso leichter fällt es ihnen, neue Aufgaben umzusetzen und vor allem auch unerwartete Herausforderungen schnell und ohne Schuldzuweisungen zu lösen. Schließlich geht es bei der Projektarbeit darum, in einem zeitlich begrenzten Zeitraum so produktiv wie möglich zu sein – Reibungsverluste durch Probleme in der Abstimmung oder gar auf persönlicher Ebene gefährden die Timeline erheblich.

3. Gründliche Vorbereitung

Mit der richtigen Vorbereitung können Reibungsverluste zu Beginn des Projektes besser begegnet werden. Dies gelingt, wenn die externe Unterstützung von Anfang an weiß, wer sein oder ihr Ansprechpartner ist. Ferner sollte eine Abstimmungsroutine festgelegt sein und technische Zugänge, sofern nötig, sollten ab Tag 1 bereitstehen. Ist das nicht der Fall, stellt sich bereits zu Beginn des Projekts erster Frust ein – und zwar auf beiden Seiten.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, gerade bei externer Unterstützung ein gründliches Kick-off Meeting aufzusetzen, um das Geschäftsmodell und das Projektziel genauer zu erläutern. Dies ist für Externe entscheidend, da sie mit dem Unternehmen nicht oder nur eingeschränkt vertraut sind. Ein gründlicher Kick-off kann sich deshalb positiv auf das Commitment der Freelancer auswirken.

4. Feedback-Kultur

Mit einem engen Zeitplan gibt es kaum Raum für Korrekturen. Umso wichtiger ist es, dass Teammitglieder umgehend darauf hingewiesen werden, wenn sie das geplante Pensum nicht oder nicht in der vereinbarten Qualität schaffen – das Gleiche trifft auch auf Freelancer zu. Es spielt keine Rolle, ob Teammitglieder Interne oder Externe sind – für alle ist es wichtig, proaktiv und regelmäßig Feedback auf die Leistung zu erhalten.

Darüber hinaus zwingt dies den internen Counterpart dazu, die bisher erreichten Ergebnisse des Freelancers regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls umgehend gegenzusteuern, wenn beispielsweise Qualität oder Arbeitstempo nicht stimmen. Dies ist unabdingbar, um den Projekterfolg proaktiv zu managen, was zum Beispiel heißt die Zusammenarbeit mit dem externen Experten frühzeitig auf ein effektiveres Set-up anzupassen oder gar zu beenden, sofern die Leistung nachhaltig nicht den Anforderungen entspricht.

Beachtet man diese Punkte, können die meisten IT-Teams sehr sinnvoll durch Freelancer ergänzt werden – und das Unternehmen kann von dieser zeitlich begrenzten Zusammenarbeit nachhaltig profitieren.