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Globales Datenmanagement im Großkonzern

Globales Datenmanagement in HR; Bild: sdecoret/Fotolia.de
Bild: sdecoret/Fotolia.de

Im Zuge der Globalisierung und Digitalisierung wächst die Bedeutung von Softwarelösungen in den HR-Organisationen von Großkonzernen. Die effiziente und verlässliche Sammlung und Auswertung enormer Personaldatenmengen wird für alle HR-Prozesse – vom Recruiting, der Gehaltsabrechnung, Personaleinsatzplanung bis hin zur Weiterbildung und dem Controlling – zunehmend relevanter. Das gilt auch für das strategische Konzernmanagement.

› Henkel beschäftigt weltweit 53.000 Mitarbeiter, davon gut 8.000 in Deutschland. Gemessen an der Mitarbeiterstruktur ist der Hersteller solch bekannter Marken und Produkte wie Persil, Schauma oder Pril das internationalste Unternehmen im Dax. Das konzernweite HR-Reporting und Personalmanagement muss daher mehr als 70 nationale arbeitsrechtliche Vorgaben und Regelwerke berücksichtigen. Dank eines ganzheitlichen, globalen SAP-Systems verfügt der Konsumgüterproduzent heute über global harmonisierte und standardisierte Prozesse etwa für das Talent Management, für Gehaltserhöhungen, Incentive-Zahlungen und die Ausgabe von Belegschaftsaktien. Eine hohe Datenqualität bildet die Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Steuerung dieser Prozesse.

Case Study: Henkel

Henkel ist weltweit mit
Innovationen, Marken und Technologien in drei Geschäftsfeldern tätig:
Adhesive Technologies (Klebstofftechnologien),
Beauty Care (Schönheitspflege) und Laundry & Home Care (Wasch-/Reinigungsmittel).
Das Dax-30-Unternehmen wurde 1876 gegründet und beschäftigt heute weltweit mehr
als 53.000 Mitarbeiter, fast 85 Prozent von ihnen arbeiten außerhalb Deutschlands.
Im Geschäftsjahr 2017 erzielte das Unternehmen einen Umsatz von rund 20
Milliarden Euro.

Nutzerfreundlichkeit, Transparenz, Datenqualität

Das Datenmanagementsystem ist eingebunden in das globale Intranet von Henkel. Es stellt Führungskräften mit Personalverantwortung sowie Mitarbeitern des Konzerns weltweit Services rund um Personalfragen gebündelt über eine nutzerfreundliche Web-Oberfläche zur Verfügung. Die digitale Lösung bildet Prozesse rund um Personalthemen wie Gehaltserhöhungen, Abgänge, Neueinstellungen, Beförderungen oder Abteilungswechsel ab, analysiert Datensätze nach unterschiedlichen Gesichtspunkten und erleichtert dadurch komplexe Entscheidungen.

Die Zugriffsrechte auf diese Daten sind zugeschnitten auf die jeweilige Funktion. Mit wenigen Klicks bekommen Vorgesetzte so einen umfassenden Überblick über ihr Team. Sie können Datensätze bei Bedarf eigenständig aktualisieren, Incentive-Zahlungen und Gehaltserhöhungen anstoßen oder die Leistungen ihrer Teammitglieder bewerten. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten hinsichtlich ihres Familienstands oder ihrer Bankdaten zu aktualisieren und Anträge für Beförderungen oder Gehaltserhöhungen auf den Weg zu bringen. Eine über ein zusätzliches Tool visualisierte Organisationsstruktur hilft, Zuständigkeiten und fachliche Verbindungen zu erkennen – und das sichtbar für alle Mitarbeiter weltweit.

Eine hohe Qualität der Stammdaten soll dadurch gesichert werden, dass die Datensätze stets von genau den Personen aktualisiert werden, die unmittelbar an den Vorgängen beteiligt sind und diese am besten beurteilen können. Zusätzliche Anwendungs- und Analysetools erhöhen schrittweise die Transparenz und Nutzerfreundlichkeit der Plattform und passen sich in die übrigen konzernweiten Reporting-Systeme ein.

Meilensteine des globalen HR-Systems

Im Zuge seiner strategischen Neuausrichtung migrierte Henkel bereits vor gut zehn Jahren seine klassischen IT-Strukturen im HR-Bereich auf ein ganzheitliches SAP-Personalmanagementsystem. Henkel stand damals vor der Herausforderung, die Qualität seiner HR-Daten zu verbessern und deren Nutzung werthaltiger zu gestalten. Der Aufbau einer einheitlichen Datenplattform bildete den Grundstein dafür, dass heute fortlaufend aktualisierte Personaldaten weltweit per Knopfdruck abgefragt und analysiert werden können. Neben der einheitlichen Datenplattform sind global gültige Definitionen – zum Beispiel: Wie definieren wir FTE? – der Schlüssel für verlässliche Personaldaten, sodass diese von der obersten Führungsebene bis hin zum einzelnen Mitarbeiter nachvollziehbar sind.

Um das Reporting durch aussagekräftige Analysen zu ergänzen, installierte der Konzern 2015 weitere Reporting-Funktionalitäten. Seither können mithilfe spezieller Tools die gesammelten Datensätze zeitnah und flexibel nach verschiedenen Kriterien ausgewertet werden. Dadurch lassen sich Metriken wie zeitliche Veränderungen bei Ab- und Neuzugängen in einzelnen Bereichen oder Regionen sowie Topausbildungsabschlüsse in verschiedenen Altersgruppen nach Funktionsbereichen in die Geschäftsberichte integrieren. Ferner können Führungskräfte unmittelbar Veränderungen in der Mitarbeiterstruktur unter verschiedenen Aspekten nachvollziehen, etwa wie viele Frauen in welchen Altersgruppen im Sales-Bereich in einem bestimmten Zeitraum eingestellt wurden. Da alle Mitarbeiter namentlich benannt sind, ist eine neue Validität der HR-Zahlen gewährleistet.

Visualisierung und Aktualisierung

In einer weiteren Entwicklungsstufe wurden die Datensätze zusätzlich visualisiert. Dafür entwickelte Henkel ein Tool, das organisatorische und personelle Informationen verknüpft und veranschaulicht. Das 2016 live gegangene “Henkel Visualization and Organizational Management Tool” (Viso), bildet die gesamte Organisationsstruktur nach Hierarchieebenen und fachlichen Verbindungen mit den zuständigen Ansprechpartnern ab. Auf Viso haben alle Mitarbeiter Zugriff. Sie erhalten einen umfassenden Überblick und zusätzliche Informationen über die Struktur des Unternehmens.

Darüber hinaus bietet Viso integrierte Funktionen für Vorgesetzte – etwa die Organisationsstruktur und Teams mit wenigen Klicks zu aktualisieren oder anzupassen. Führungskräfte müssen keine Formulare mehr ausfüllen und abschicken, sondern klicken ihr Team an und veranlassen Gehaltserhöhungen direkt im System. Diese Prozesse laufen alle über ein Governance- Modell, welches automatisch Bewilligungsnachweise an den zuständigen HR Business Partner sendet. Viso ist heute bereits in mehr als der Hälfte der Länder weltweit verfügbar. Bis Ende des Jahres soll fast die gesamte Henkel-Welt abgedeckt sein.

Mit diesen Meilensteinen ist Henkel noch nicht am Ziel: Um den wachsenden Anforderungen in HR gerecht zu werden, wird die Plattform kontinuierlich weiterentwickelt und durch weitere Funktionalitäten ergänzt. Zudem gilt es, die Mitarbeiter und Vorgesetzten im Unternehmen stärker als bisher zum Gebrauch der Plattform anzuregen.

Stolpersteine:
Wo hat es im Projekt gehakt?

Komplexität der Datenlage aufgrund
länderspezifischer Gesetze und Regularien:
In den USA ist etwa die Erfassung
des Geburtsdatums aus Schutz vor möglicher Altersdiskriminierung nicht erlaubt.
Bei länderübergreifenden Analysen wird daher der kleinste gemeinsame Nenner
gefunden.

Aufmerksamkeit bei den
Mitarbeitern:
Mitarbeiter
sind täglich mit einer Flut an Informationen und Tools konfrontiert. Das globale
HR-System mit vielen Selfservice-Funktionalitäten lebt durch die Anwendung und
Pflege aller Mitarbeiter, insbesondere in Führungspositionen. Daher besteht
eine große Herausforderung darin, das Tool intern bekannter zu machen.
Zusätzliche Initiativen sollen hier mehr Aufmerksamkeit generieren.

Den Schritt in die Cloud ist Henkel noch nicht komplett gegangen. Die meisten der derzeit genutzten Technologien von SAP liegen auf eigenen Servern. Der Zugriff erfolgt ähnlich wie bei der Cloud über eine Web-Oberfläche, wodurch Daten und neue Applikationen wie Viso auch mobil nutzbar sind.

Weitere Zukunftsthemen für den Konzern sind moderne Technologien der künstlichen Intelligenz (KI). Im HR-Bereich ist bereits ein Chatbot im Einsatz, der Anfragen von Mitarbeitern filtert und weiterleitet. Gut die Hälfte der Mitarbeiter kann diesen Chat bald nutzen. HR Shared Service Center wurden im Zuge von Prozessoptimierung bereits vor sieben Jahren eingeführt. Henkel arbeitet zudem an Lösungen für vorausschauende Analysen (Predictive Analytics). Auf Einzelebenen werden bereits erste Korrelationsanalysen getätigt, um zum Beispiel die Fluktuationsrisiken einzelner Mitarbeitergruppen zu ermitteln.

Datenschutz und Cybersicherheit

Im Umgang mit den Personaldaten haben Datensicherheit und Datenschutz auch mit Blick auf die verschärften Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung höchste Priorität. Am Thema Cybersicherheit arbeitet Henkel ebenfalls mit Hochdruck. Die IT-Landschaft des Konzerns besteht aus einer Vielzahl von Systemen. Alle Schnittstellen und Interdependenzen zwischen den Systemen werden kontinuierlich evaluiert und gesichert.

Verglichen mit anderen Datensätzen – etwa Finanz- oder Produktionsdaten – stellen sich Personaldaten in Großkonzernen nicht weniger umfangreich und komplex dar. Jeder einzelne Mitarbeiter hat eine individuelle Historie in der Ausbildung, Karriere, Fortbildung und den Gehältern, die stetig fortgeschrieben und möglichst lückenlos und fehlerfrei dokumentiert werden muss. Durch seine einheitliche Plattform und modernen Analysetools sorgt Henkel konzernweit im HR-Bereich für die notwendige Transparenz, für hohe Qualität und Nachvollziehbarkeit der Daten. Nur so können diese wertschöpfend für strategische Entscheidungen genutzt werden.

Unterm
Strich: Was hat das Projekt gebracht?

Signifikante Verbesserung
der Datenqualität:
Dass
Mitarbeiter und Vorgesetzte ihre persönlichen Daten selbst einpflegen oder Veränderungen
im Team dokumentieren können, erhöht die Datenqualität.

Bedeutung durch
Transparenz:
Flexible
Analysetools und die Visualisierung der Daten berücksichtigen modernste
Anforderungen an Reportings. den HR-Daten wird so eine höhere Relevanz im Konzern
beigemessen.

Prozessoptimierung: Durch den Aufbau der einheitlichen
Plattform lassen sich globale Prozesse wesentlich effizienter gestalten und
steuern. Henkel verfügt dadurch über weltweit harmonisierte und standardisierte
Prozesse etwa für das Talent Management oder Incentive-Zahlungen.

Bessere Quantifizierbarkeit
des Wertbeitrages von HR:
Die
Konzernleitung verwendet nun regelmäßig Daten zur konzernweiten
Beschäftigungsentwicklung. Flexible Analysetools erhöhen die Validität der Daten,
die maßgeblich zu strategischen Entscheidungen beitragen.

+++ Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Vorabveröffentlichung aus der Juliausgabe der Personalwirtschaft. (› hier bestellen) +++