Schon vor der Corona-Pandemie hatten einige Unternehmen Homeofficetage in ihren Organisationen etabliert. Andere Unternehmen schickten dagegen erstmalig infolge des Lockdowns Mitarbeiter ins Homeoffice. Für alle Unternehmen war der Lockdown eine Sondersituation, die sie herausforderte.
Die Wissenschaftler des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO (Fraunhofer IAO) haben die Situation des Homeoffice, insbesondere während des Lockdowns, untersucht und daraus Erkenntnisse für zukünftiges Arbeiten abgeleitet. Zudem haben sie die Arbeitswelt im Büro mit dem Homeoffice verglichen. In ihrer Studie „Homeoffice Experience – Eine empirische Untersuchung aus Nutzersicht während der Corona-Pandemie“ raten die Wissenschaftler, künftig die Vorteile jedes Arbeitsmodells und jeder Arbeitswelt zu nutzen.
Kreativität und Produktivität mitten im Lockdown am höchsten
Durch Homeoffice bieten sich nicht nur den Unternehmen, sondern auch den Mitarbeitern neue Möglichkeiten der räumlichen und zeitlichen Flexibilität. Vor allem die räumliche Unabhängigkeit kann Kreativität und Produktivität fördern. Ein Blick auf diese Erfolgsfaktoren im Zeitverlauf zeigt, dass es in den ersten vier Wochen im Homeoffice während der Pandemie einen Mangel an ausreichenden Informationen und eine geringere Arbeitsleistung zu geben schien. Im weiteren Verlauf der Pandemie stiegen beide Faktoren zunächst an und nahmen dann wieder konstant ab. Die langfristige Aufrechterhaltung der beiden Faktoren im Homeoffice kann demnach noch verbessert werden.
Konzentriertes Arbeiten ist im Büro erschwert
Arbeitnehmer schätzen selbst ein, dass sie im Homeoffice und im Büro ähnlich produktiv sind. Dennoch ist nicht jeder Arbeitsort für jede Tätigkeit gleich gut geeignet. Personen, die zu Hause in einem separaten Arbeitszimmer arbeiten, werden seltener gestört als Personen, die in der Küche, im Wohn- oder Esszimmer, im Schlafzimmer oder an wechselnden Orten arbeiten. Obwohl das Schlafzimmer meist ein separates Zimmer ist, schnitt es in der Befragung schlechter ab als das separat eingerichtete Arbeitszimmer.
Nach den Ergebnissen können Arbeitnehmer im Homeoffice, verglichen mit dem Büro, besonders gut konzentrierte Einzelarbeit erledigen. Außerdem schneidet das Homeoffice beim Telefonieren und bei Webkonferenzen deutlich besser ab als das Büro. Für eine gute Konzentration sind weitere Faktoren im Homeoffice relevant. So zeigt sich vor allem ein Unterschied in der Arbeitsleistung zwischen Personen, die Familienangehörige betreuen, und denen, die keine Betreuungsaufgabe haben. Die Personen mit zusätzlicher Belastung sind dabei nicht nur weniger produktiv, sondern arbeiten auch deutlich häufiger außerhalb der geregelten Arbeitszeit.
Informationsfluss im Homeoffice verbesserungswürdig
Im Homeoffice läuft der Informationsfluss noch nicht reibungslos. Vor allem die Vernetzung und die spontane Informationsvermittlung bereiten oft noch Probleme. Die Arbeit mit Dokumenten funktioniert nach den Angaben der Befragten bereits reibungslos. Insgesamt bewerten die Befragten den Informationsfluss im Homeoffice als gut.
Das künftige New Normal
In Zukunft wird nach den Angaben der Befragten das Arbeiten im Büro abnehmen und der Anteil der Arbeit im Homeoffice zunehmen. Die virtuelle Zusammenarbeit wird nach der Pandemie ein fester Bestandteil von Büro- und Wissensarbeit sein. Die Wissenschaftler des Fraunhofer IAO erwarten, dass die Nutzung von Homeoffice massiv und dauerhaft ansteigen wird – vor allem im Vergleich zum Vorkrisenniveau. Damit einhergehend wird sich auch die Einstellung zum Homeoffice verändern und das Arbeiten zu Hause nicht mehr als exotisch abgetan werden.
Büros werden somit eine andere Rolle haben als bisher. Bereits existierende Anforderungen an das Büro werden durch neu entstandene Bedürfnisse der Mitarbeiter ergänzt. Nur wenn Unternehmen diesen Anforderungen gerecht werden, stellt das Büro langfristig eine geeignete Alternative zum Homeoffice dar. Die Fraunhofer-Wissenschaftler empfehlen, sowohl im Homeoffice als auch im Büro die besten Voraussetzungen für unterschiedliche Tätigkeiten zu schaffen und die jeweiligen Vorteile der Arbeitsmodelle stärker zu nutzen.
Menschen können vor allem dann für die Arbeit im Büro motiviert werden, wenn Unternehmen dort eine Umgebung schaffen, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entspricht. Diese brauchen Rückzugsmöglichkeiten zum konzentrierten Arbeiten ebenso wie Begegnungsmöglichkeiten zum kreativen Arbeiten. Unternehmen, die beides etablieren, können ihre Büros zu optimalen Alternativen zum Homeoffice machen.
Kirstin Gründel beschäftigt sich mit den Themen Compensation & Benefits, Vergütung und betriebliche Altersversorgung. Zudem kümmert sie sich als Redakteurin um das F.A.Z.-Personaljournal. Sie ist redaktionelle Ansprechpartnerin für das Praxisforum Total Rewards.