Aktuelle Ausgabe

Newsletter

Abonnieren

Wie organisert HR hybride Arbeit aktuell und in Zukunft?

Ohne Homeoffice geht nichts, ohne ein Mindestmaß an Präsenz auch nicht. Wir haben
Personalverantwortliche gefragt, wie ihre Unternehmen hybrides Arbeiten organisieren – in der gegenwärtigen Situation und in Zukunft.

Bunte Stühle.
Foto: Photographee.eu/AdobeStock

Für unsere Titelstrecke in der September-Ausgabe fragten wir Personalerinnen und Personaler, wie sie aktuell Arbeit in den jeweiligen Unternehmen organisieren und wie sie hybrides Arbeiten in Zukunft umsetzen wollen. Im Folgenden finden Sie einen Auszug der jeweiligen Antworten.

Arbeitsorganisation der Zukunft beim Softwareentwickler

Portrait Cassandra Panczuk.
Cassandra Panczuk, Senior Talent Operations Partner, Cornerstone On Demand. Foto: Cornerstone OnDemand

Personalwirtschaft: Was steht aktuell organisatorisch in der HR-Abteilung und dem Unternehmen an?
Cassandra Panczuk: Aktuell
stehen wir vor der Wiedereröffnung unserer Büros – natürlich unter Einhaltung
der Hygienemaßnahmen. Wir gehen phasenweise zurück zum “normalen” Büroalltag,
legen dabei allerdings einen besonderen Wert auf Flexibilität, Vereinbarkeit
mit der Familie, hybride Modelle et cetera.

Wie konkret ist Ihre Planung schon für die zukünftige Arbeitsorganisation in Ihrem Unternehmen?
Cassandra Panczuk:
Durch die
Pandemie sind wir uns trotz Abstand alle etwas nähergekommen. Durch die
Video-Meetings haben wir die Wohnungen, Familien, Haustiere und auch Hobbies
unserer Kollegen kennengelernt. Diese neugewonnene Nähe möchten wir auch im
Büro weiterleben. Hierbei nimmt das Motto “Advancing Diversity, Equity and
Inclusion” eine besonders wichtige Rolle ein. Wir möchten als Arbeitgeber
zusammen mit unseren Mitarbeitern dieses Thema nachhaltig vorantreiben,
mithilfe von Resources Groups und wöchentlichen Updates, Trainings und
Gesprächen. Für uns steht es weiterhin im Fokus, auf die Bedürfnisse und
Wünsche eines jeden einzugehen, und da wo jemand zur Zeit lieber weiterhin zu
Hause arbeiten möchte, dies auch versuchen zu ermöglichen. Das bedeutet für uns
allerdings auch, dass wir unseren Mitarbeitern mehr Zeit für sich und ihre
Familien geben wollen. Durch Corona ist dies häufig zu kurz gekommen – daher
starten wir bei Cornerstone zwei Initiativen:

  • Summer Fridays: Wir
    möchten diesen Sommer unsere Mitarbeiter dabei unterstützen
    mehr Zeit mit ihrer Familie und Freunden zu verbringen.
    Daher hat jede Abteilung ihre Variation
    einer 4-Tage-Woche eingeführt: Zum Beispiel können die
    Mitarbeiter alle zwei Wochen einen freien Freitag genießen und so mehr
    Zeit für sich und ihre Familien haben.

  • Wellness Day: Wir bieten
    unseren Mitarbeitern diesen Sommer einen Wellness Day,
    an dem sie zusätzlich Zeit für sich oder ihre Familie
    haben. An diesem Tag bieten wir allen Interessierten
    entspannende Aktivitäten an, wie zum Beispiel Burn-A-Long-Gruppenkurse,
    Meditationskurse und vieles mehr. 


Handlungsebenen hybrider Arbeit

Portrait Karen Wefelmeyer.
Karen Wefelmeyer, Chief Human Resource Officer, d&b audiotechnik GmbH & Co. KG. Foto: d&b audiotechnik

Was steht aktuell organisatorisch in der HR-Abteilung und dem Unternehmen an?
Karen Wefelmeyer: Als Unternehmen der
Veranstaltungsbranche treibt uns seit jeher das Ziel um, Menschen schöne und
qualitativ hochwertige Erlebnisse zu ermöglichen. Live, vor – Ort und, seit
Corona, auch zunehmend remote oder zu Hause, hybrid eben. Und genau das
beschäftigt uns jetzt mit Blick auf die Organisation – wie können wir hybride
Arbeitsweisen unterstützen und ausbauen.

Wie konkret ist Ihre Planung schon für die zukünftige Arbeitsorganisation in Ihrem Unternehmen?
Karen Wefelmeyer: Die Gestaltung der zukünftigen Arbeitsorganisation umfasst
mehrere Handlungsebenen. Diese Gestaltung dieser Ebenen sollte grundsätzlich
immer anhand der Strategie und mit einer sorgfältigen Kosten-Nutzen-Abwägung
entschieden werden. Auch bei d&b ist, geprägt von den Corona-Erfahrungen,
der Wunsch nach einer autonomen Handhabung des Arbeitsortes hoch. Gleichzeitig
besteht der Wunsch, wieder in persönlichen Kontakt zu kommen und ungeplant
kreativ sein zu können. Vorrangig zu jeweiligen lokalen Arbeitsort-Regelungen (unter
anderem Betriebsvereinbarung) geht es für uns darum, neue hybride Arbeitsweisen
und Settings bereit zu stellen und zu erproben. Beispielsweise
Großgruppenarbeit in Staffellauf-Logik für einen Umgang mit Zeitzonen,
Broadcasting-Setups mit Mentimeter gestützter Interaktivität unter anderem Im
nächsten Schritt werden bestehende HR Prozesse, wie zum Beispiel der Onboarding
Prozess neu, mit hybriden Komponenten, überarbeitet. 

Für die Team-interne Organisation entwickeln wir aktuell
einen Leitfaden, mit dessen Hilfe sich die Teams hybrid organisieren. Und einen
Prozess, wie verfahren wird, wenn individuelle Wünsche nicht in den
Arbeitsalltag zu integrieren sind.

Mit Blick auf den individuellen Mitarbeiter ist es unser
Ziel, das Verständnis der persönlichen Arbeitspräferenz herzustellen,
persönliche Netzwerkfähigkeit auszubauen, das Wissen um die Besonderheiten von
hybriden Arbeitsformen zu erhöhen und klar zu kommunizieren, welche
Verpflichtungen auch daraus entstehen, wenn sich die Autonomie in der
Arbeitsorganisation erhöht.

Bei d&b wird es immer einen Arbeitsort am Standort
geben. Gleichzeitig wird das Thema “Gestalten im hybriden Umfeld” ständiger
Begleiter auch in den nächsten ein bis zwei Jahren sein. Das heißt, Regeln
ausprobieren und bei Bedarf verwerfen. 
Und mit allen Stakeholdern – Mitarbeiter, Führungskräfte, Betriebsrat,
Management und Kunden – konstant im Dialog sein.


Die Bedeutung der Vertrauenskultur

Portrait Juliana Kortmann.
Juliana Kortmann, Director People & Culture, d.velop AG. Foto: d.velop AG

Was steht aktuell organisatorisch in der HR-Abteilung und dem Unternehmen an?
Juliana Kortmann: Grundsätzlich
setzt das Unternehmen weiterhin auf gesundes Wachstum aus eigener Kraft. Dazu
gehört natürlich auch die Gewinnung zusätzlicher, engagierter Menschen zum
Ausbau des D-Velop Teams. Es hat sich in den vergangen anderthalb Jahren
gezeigt, dass das Homeoffice kein Hindernis für erfolgreiches Recruiting ist,
im Gegenteil können wir so auch durch die digitale Vernetzung unserer Standorte
mit einem Fokus auf Diversität in allen Dimensionen auch die Internationalität
der Belegschaft erhöhen. Intern setzen wir vor allem auf individuelle
Fortbildungs- und Karrieremöglichkeiten, um die Bindung der Mitarbeitenden ans
Unternehmen zu fördern.

Wie konkret ist Ihre Planung schon für die zukünftige Arbeitsorganisation in Ihrem Unternehmen?
Juliana Kortmann: Eine hybride
Arbeitsweise haben wir zu großen Teilen bereits umgesetzt. Als
Digitalunternehmen, das Software entwickelt, um ortsunabhängig an allen
relevanten Geschäftsprozessen teilzunehmen, hat d.velop hier sicher einen
kleinen Vorteil im Vergleich zu anderen Unternehmen. Nachdem unsere
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über ein Jahr lang ausschließlich remote tätig waren, ist ein
hybrides Modell nun gelebte Realität geworden. Hier setzen wir vor allem auf
das Clean Desk Prinzip und digital unterstütztes Desksharing. So kann praktisch
jede Person in der Zentrale am d.velop Campus oder in Office Spaces an
verschiedenen Standorten über eine App im Vorfeld einen dedizierten
Arbeitsplatz buchen. Gleichzeitig ist uns so die Einhaltung von Abstands- und
weiteren Schutzregeln möglich und dank der elektronischen Registrierung in der
App und in den Gebäuden ist auch eine Nachverfolgbarkeit problemlos
gewährleistet.

Ein solches
Modell funktioniert nur, wenn zwei wichtige Herausforderungen erfüllt sind. Zum
einen muss eine Vertrauenskultur im Unternehmen herrschen, die auf Basis von
Vertrauensarbeitszeit ein ortsunabhängiges Arbeiten überhaupt erst möglich
macht. Zweitens muss die Organisationsform selbst flexibel und agil sein. Bei
der d.velop liegen Befugnisse in kleinen, dezentral organisierten Teams, sodass
auch ortsunabhängig schnell valide Entscheidungen getroffen werden können.

Um den Spirit
und das Betriebsklima dabei aufrechtzuerhalten, finden wir immer neue Wege,
trotz aller Digitalisierung Nähe und Kommunikation zu ermöglichen. Seien es
virtuelle Blind Coffee Calls, in denen Mitarbeitende sich austauschen, die sich
noch nie zuvor gesehen haben oder Formate wie unser Mindful Monday, der mit
Vorträgen, Übungen, Entspannungs-Apps und digitalen Workshops eine
verantwortungsvolle Work-Life-Balance unterstützen möchte.

Wir sind
überzeugt, dass die Zukunft der Arbeit digital geprägt sein wird, aber der
persönliche Austausch von Angesicht zu Angesicht ebenso wichtig ist und bleibt.
Darum wird die sogenannten “New Work” das Beste aus beiden Welten vereinen und
so Unternehmen langfristig erfolgreich machen und Mitarbeitende nachhaltig
motivieren.


Mitarbeitende rechtzeitig informieren

Portrait Manon Schroeder.
Manon Schröder, Head of HR, Exporo. Foto: Exporo

Was steht aktuell organisatorisch in der HR-Abteilung und dem Unternehmen an?
Manon Schröder: Wir
setzen auf ein anhaltendes hybrides Arbeitsmodell und organisieren aktuell die
partielle Rückkehr der Teams ins Büro. Wir wollen so eine ideale Kombination
aus Flexibilität und persönlicher Interaktion ermöglichen.

Wie konkret ist Ihre Planung schon für die zukünftige Arbeitsorganisation in Ihrem Unternehmen?
Manon Schröder: Unsere Planung ist bereits konkret, denn die Entscheidung
für ein langfristiges, hybrides Arbeitsmodell haben wir vor einigen Monaten
getroffen und auch früh transparent an das Team kommuniziert. Alle Mitarbeiter
haben die Flexibilität, entweder hybrid oder vollständig aus dem Büro zu
arbeiten. In begründeten Einzelfällen wird es auch Kollegen geben, die ihrer
Tätigkeit full-remote aus dem In- und Ausland nachkommen. In Summe glauben wir
aber an die Vorteile der regelmäßigen persönlichen Interaktion. Insbesondere
für Gespräche mit Finalisten-Kandidaten von Schlüsselpositionen, im Onboarding
von neuen Kollegen oder Entwicklungsgespräche zwischen Führungskraft und
Mitarbeitern sehen wir einen Mehrwert im persönlichen Treffen.

Als FinTech ist ein digitales Mindset Teil unserer DNA. Für eines der
Must-Haves für hybrides Arbeiten, die technischen Lösungen, haben wir bereits
von Beginn einen hohen technischen Standard implementiert und diesen während
der vergangenen Monate noch weiter optimiert. Laptops, Docking Stations und
cloud-basierte Tools wie Dropbox, Slack, Asana et cetera erlauben es uns,
Themen mit vielen Personen zu bearbeiten, ohne dabei notwendigerweise an das
gemeinsame Büro gebunden zu sein.

Essenziell in unserer Planung sind darüber hinaus Maßnahmen, die eine Kultur
des Zusammenhalts und Inklusion aufrecht erhalten. Mitarbeiter, die seltener
vor Ort sind, sollen nicht das Gefühl haben, etwas zu verpassen oder benachteiligt
zu werden. Mit Fokus auf das Thema Achtsamkeit und Kommunikations-Guidelines
wollen wir sicherstellen, dass sich die Kollegen auch aus der Ferne voll
einbezogen und ausreichend informiert fühlen.

Da die hybride Arbeitswelt auch mit veränderten Anforderungen an die Bürofläche
einhergeht, ist auch eine teilweise Umgestaltung der Bürofläche an unserem
Hamburger Standort ist in der Planung enthalten. Während der Bedarf an festen
Arbeitsplätzen gesunken ist, ist der an schallisolierten Rückzugsmöglichkeiten
für digitale Meetings gestiegen. Wir haben daher zum Beispiel bereits im
letzten Jahr von festen Arbeitsplätzen auf ein Flex Desk-Konzept umgestellt und
eine Arbeitsplatzbuchung eingeführt.


Nicht jede angefragte Personalerin konnte auf exakt die Fragen Antworten, die wir im Rahmen der Umfrage stellten. Ein Unternehmen ist in der Trasformation bereits weiter und ein Unternehmen wollte nur auf eine Frage antworten.

KI hilft bei der Karriereplanung

Portrait Meredith Taghi.
Meredith Taghi, VP Group Learning Talent and Platforms Deutsche Post DHL. Foto: Deutsche Post DHL

Was steht aktuell organisatorisch in der HR-Abteilung und dem Unternehmen an?
Meredith Taghi: Eine
der großen Herausforderungen, vor denen wir standen, war die Frage, wie wir
eine Ontologie der Fähigkeiten einbringen können. Ich denke, hier haben
einige der KI-basierten Tools die Welt für uns wirklich verändert, denn wir
können jetzt auf Knopfdruck erkennen, was der nächste Karriereschritt für einen
Postboten oder einen Supervisor in einem Lager sein könnte und welche
Fähigkeiten sie haben, die auf andere Bereiche des Unternehmens übertragbar
sein könnten.


Der Vorreiter in Sachen Remote Working: Tipps für die HR-Praxis

Portrait Aleksandra Sulimko.
Aleksandra Sulimko, Chief Human Resources Officer, TheSoul Publishing. Foto: TheSoul Publishing

Was steht aktuell organisatorisch in der HR-Abteilung und dem Unternehmen an?
Aleksandra Sulimko: TheSoul Publishing ist ein Vorreiter in Sachen Remote
Working. Wir haben entsprechende Arbeitsprozesse schon Jahre vor der Pandemie
aufgebaut und etliche Zeit damit verbracht, sie zu perfektionieren. Dabei haben
wir die folgenden Erfahrungen sammeln können:

  •       
    Das Wichtigste ist, das richtige Team zu finden.
    Remote- und flexible Arbeitsumgebungen sind ideal für diejenigen, die bereit
    und in der Lage sind, unabhängig zu arbeiten.

  •       
    Geben Sie Ihren Mitarbeitern Prozesse und
    Strukturen. Für das Projektmanagement entwickelte Tools sind hierbei hilfreich,
    da sie für Transparenz sorgen und es den Führungskräften ermöglichen, die
    Arbeitsergebnisse eines Teams zu kontrollieren auch dessen Mitglieder verteilt
    voneinander arbeiten.

  •       
    Gegenseitiges Vertrauen ist ein wichtiges
    Prinzip, was dadurch gefördert wird, dass jeder Einzelne ein hohes Maß an
    Verantwortung für die Gestaltung seines Arbeitstages erhält.  

  •       
    Der Verzicht auf unnötige Besprechungen und
    interne E-Mails und die Konzentration auf eine asynchrone Kommunikation
    unterstützt die Mitarbeiter dabei, sich besser auf ihre Prioritäten zu
    konzentrieren.

  •       
    Die Konzentration auf nicht-unmittelbare
    Kommunikation, unterstützt durch die richtige Technologie, ermöglicht es auch,
    Entscheidungen und Handlungen klar festzuhalten, so dass kein Raum für
    Fehlkommunikation bleibt. 

  •       
    Eine asynchrone, nicht-unmittelbare
    Kommunikation, unterstützt durch die richtige Technologie, hat zudem den
    Vorteil, Entscheidungen und Vorgänge klar festzuhalten, so dass kein Raum für
    Missverständnisse bleibt. 

  •       
    Motivieren und fördern Sie Ihr remote
    arbeitendes Team durch menschliche Interaktionen, z.B. durch Webinare zum
    Wohlbefinden, Online-Kurse und Schulungsmodule. 

Wie konkret ist Ihre Planung schon für die zukünftige Arbeitsorganisation in Ihrem Unternehmen?
Aleksandra Sulimko: Verschiedene Umfragen belegen, dass fast zwei Drittel der
Menschen bereit wären, künftig ganz oder teilweise aus dem Homeoffice zu
arbeiten. Auf dieses Bedürfnis müssen sich Personalabteilungen nach der
Pandemie einstellen und ihren Arbeitskräften erlauben, mehr Arbeitszeit
außerhalb des Büros zu verbringen. 

Die Art und Weise wie wir künftig Talente gewinnen, wie wir
mit Menschen arbeiten, und wie wir die Einarbeitung in einer Remote-Umgebung
handhaben, ist von großer Bedeutung. Ein zentraler Erfolgsfaktor ist dabei die
Kombination aus einer starken Unternehmenskultur und gut definierten und
gemanagten sozialen Berührungspunkten, die vom gesamten Führungsteam gelebt
werden. 

Das vermutlich wichtigste Soft Skill ist es jedoch, Talente
mit hoher digitaler Fähigkeit einzustellen. Und schließlich braucht es starke,
effiziente Prozesse im Unternehmen und Grundsätze, die sie prägen. Denn eines
ist klar: Entweder man passt sich als Unternehmen an die geänderten Rahmenbedingungen
an, oder es wird immer schwieriger, Mitarbeiter zu halten und einzustellen, die
dem Unternehmen künftig zum Erfolg verhelfen.

+++Mehr zum Thema Arbeitsorganisation der Zukunft lesen Sie in der
Titelgeschichte unseres aktuellen Heftes – das Sie als E-Paper einen Monat kostenlos
testen können
!

Ist Redakteur der Personalwirtschaft und kümmert sich insbesondere um die crossmediale Verbreitung der Inhalte. Seine Themenschwerpunkte sind Employer Branding, HR-Software sowie Betriebliches Gesundheitsmanagement.