Die digitale Transformation der Personalabteilungen im deutschen Mittelstand nimmt Fahrt auf – zumindest dort, wo es um administrative Prozesse geht. Allerdings bleibt noch einiges zu tun. Das zeigt die exklusive Studie „HR-Digitalisierung im Mittelstand 2025“ der Personalwirtschaft, von F.A.Z. Business Media Research sowie von Abacus Umantis, für die 325 HR-Entscheiderinnen und -Entscheider aus Unternehmen zwischen 50 und 4.999 Mitarbeitenden befragt wurden. Sie legt offen, wie weit mittelständische HR-Abteilungen digitalisiert sind, welche Aufgaben bereits effizient laufen – und welche Potenziale brach liegen.
Verwaltung digitalisiert – Wertschöpfung bleibt analog
Die Ergebnisse zeigen einen klaren Trend: Dort, wo Standardisierung und Automatisierung leicht umsetzbar sind, ist der Mittelstand gut vorangekommen. 70 Prozent der Unternehmen haben ihre HR-Kernprozesse wie Zeiterfassung oder Entgeltabrechnung digitalisiert, 60 Prozent tun dies im Recruiting sowie mit der digitalen Personalakte. Doch je strategischer ein Prozess, desto größer der Rückstand. So gelten People Analytics nur bei 35 Prozent der Unternehmen als stark digitalisiert, das Performance Management sogar nur bei 29 Prozent.
Für Jacqueline Preußer, Head of Research bei F.A.Z. Business Media Research, ist diese Schieflage kein Zufall: „Verwaltungsaufgaben werden zuerst digitalisiert – wertschöpfende Bereiche hinken dagegen hinterher“, sagte sie kürzlich bei der Vorstellung der Studie im Rahmen des HR Summits. Hinzu kommt, dass viele mittelständische HR-Abteilungen digitale Maßnahmen zunächst dort umsetzen, wo der unmittelbare Effizienzdruck am höchsten ist.
Preußer betont: „Kernprozesse wie Zeiterfassung oder Entgeltabrechnung lassen sich vergleichsweise leicht digitalisieren. In Bereichen wie People Analytics braucht es dagegen abgestimmte Daten, definierte Prozesse und klare Verantwortlichkeiten.“ Dass sich dies vielerorts bemerkbar macht, zeigt ein weiterer Befund: 46 Prozent der Unternehmen haben Self Services nur teilweise digitalisiert.
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Ambitionen groß – Umsetzung hakt am Fundament
Besonders auffällig ist der Widerspruch zwischen Anspruch und Wirklichkeit. 80 Prozent rechnen damit, dass die Digitalisierung ihrer Abteilungen im nächsten Jahr weiter zunimmt. Doch fehlende Ressourcen, Budgetrestriktionen und fragmentierte IT-Landschaften bremsen die Fortschritte. Viele Aussagen zeigen, dass mittelständische HR-Abteilungen den Aufwand unterschätzen: „Viele Unternehmen kommen zu der Erkenntnis, dass man eben nicht mal eben schnell eine neue Lösung einführen kann“, sagte Severin Ravaioli, Head of Sales für Deutschland und die Schweiz bei Abacus Umantis.
Auf die Frage nach den Gründen nennt er drei Punkte: „Altlasten, fehlende Fachkräfte und veraltete Prozesse – und leider hängen auch viele Führungskräfte noch am Alten fest.“ Aber wie kann HR hier vorankommen? Seine Einschätzung: „Wer versucht, alles gleichzeitig umzusetzen, landet oft im Stillstand.“
Die Untersuchung bestätigt dies: 63 Prozent der HR-Verantwortlichen nennen Benutzerfreundlichkeit als wichtigstes Kriterium bei Digitalisierungsentscheidungen – ein Wert, der zeigt, wie stark operative Effizienz nach wie vor die Digitalisierung prägt.
KI kommt – aber (noch) ohne Leitlinien
Auch das Thema Künstliche Intelligenz gewinnt im Mittelstand an Relevanz. Mehr als die Hälfte der Unternehmen nutzt bereits KI – allerdings überwiegend generische Tools wie ChatGPT (63 Prozent). KI in Recruiting- oder Screening-Prozessen ist noch eher die Ausnahme (jeweils rund 25 Prozent). Doch der technologische Aufbruch erfolgt oft ohne klare Orientierung. Viele Unternehmen haben keine oder unklare Regeln zum KI-Einsatz. Für Jacqueline Preußer ist das ein Risiko: „Dass fast 40 Prozent ohne Leitlinien arbeiten, finde ich erschreckend.“ Ravaioli ergänzt: „Ohne Leitplanken lässt sich KI nicht skalieren – weder technisch noch organisatorisch.“
Die Studie zeigt zudem, dass Fachkräftemangel und digitale Transformation zusammenhängen. 50 Prozent der Befragten beklagen fehlende Kompetenzen im Umgang mit KI. Diese scheinen also weder neurekrutiert noch intern ausgebildet zu werden.
Ein weiterer wichtiger Befund: Nur vier Prozent der Unternehmen nutzen KI über alle HR-Prozesse hinweg – ein klares Indiz dafür, dass Pilotprojekte zwar zunehmen, aber selten in die breite Anwendung überführt werden.
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Effizienz ja – Wertschöpfung erst im Entstehen
Die Erwartungen an KI sind dennoch hoch: 80 Prozent der Befragten hoffen auf Effizienzsteigerungen, 51 Prozent auf bessere Analysen und Prognosen. Severin Ravaioli bringt es auf den Punkt: „Bessere Daten sind für HR ein Multiplikator – und Voraussetzung dafür, HR von einer Bauchgefühl-Organisation zu einer datenbasierten Funktion zu entwickeln.“
Dass es bei den Daten aber noch Nachholbedarf gibt, zeigt ein weiterer Wert: Nur 55 Prozent der Befragten erwarten durch Digitalisierung eine Verbesserung der Qualität – obwohl diese eigentlich Kernvoraussetzung nahezu jedes KI-Einsatzes ist.
Der Mittelstand bewegt sich damit auf einem schmalen Grat: erste Digitalisierungserfolge auf der einen Seite, strukturelle und kulturelle Blockaden auf der anderen. Die Studie zeigt deutlich: Ohne konsistente Strategie, kompetente Teams und eine klare Priorisierung wird KI in HR eher zum Experiment als zur echten Transformation.
Info
Die wichtigsten Erkenntnisse der Studie
- Digitalisierung: Die administrativen HR-Kernprozesse sind weitgehend digitalisiert, während strategische Bereiche wie People Analytics (35 Prozent) und Performance Management (29 Prozent) deutlich hinter dem Niveau der Basisprozesse zurückbleiben.
- Unzufriedenheit überwiegt, Erwartungen steigen: 55 Prozent der HR-Verantwortlichen sind mit dem aktuellen Digitalisierungsgrad unzufrieden, zugleich erwarten rund 80 Prozent eine deutliche Steigerung im kommenden Jahr; der HR-Digitalisierungssaldo liegt bei 29,1.
- KI-Nutzung ist begonnen, aber wenig spezialisiert: Mehr als die Hälfte der Unternehmen nutzt bereits KI, vor allem in Form generischer Tools wie ChatGPT (63 Prozent), während spezialisierte HR-KI lediglich in etwa einem Viertel der Unternehmen eingesetzt wird.
- Leitlinien fehlen und hemmen die Skalierung: 39 Prozent der Unternehmen verfügen über keine oder unklare Vorgaben zum KI-Einsatz; Datenschutzbedenken (66 Prozent), fehlende Kompetenzen (50 Prozent) und technische Hürden (39 Prozent) zählen zu den wichtigsten Bremsfaktoren.
- Begrenzte Ressourcen verlangen klare Priorisierung: Viele mittelständische Unternehmen berichten, dass begrenzte Budgets, fehlende personelle Kapazitäten und parallele Projekte die Umsetzung erschweren, weshalb fokussierte und priorisierte Digitalisierungsinitiativen als wirksamer gelten.
Sven Frost betreut das Thema HR-Tech, zu dem unter anderem die Bereiche Digitalisierung, HR-Software, Zeit und Zutritt, SAP und Outsourcing gehören. Zudem schreibt er über Arbeitsrecht und Regulatorik und verantwortet die redaktionelle Planung verschiedener Sonderpublikationen der Personalwirtschaft.
