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HR-Software: Wann lohnt sich die Cloud, wann eine On-Premise-Lösung?

Lange hatte es die Cloud-Technologie schwer, sich im HR-Umfeld durchzusetzen. Personaler waren skeptisch gegenüber der Speicherung und elektronischen Verarbeitung personalbezogener Daten bei Dritten. Das hat sich schleichend geändert, auch HR-Daten werden heute häufig mithilfe von Software-as-a-Service-Lösungen und aus der Cloud kommend bearbeitet.

Dabei haben andere Technologien, On-Premise- oder Application-Service-Provisioning-Lösungen – je nach Anforderungsprofil – ebenfalls ihre Existenzberechtigung. Nur werde sie immer seltener angeboten. Das könnte ein wenig daran liegen, dass immer noch zu viele Begrifflichkeiten miteinander vermischt oder vertauscht werden. Es scheint nach wie vor schwierig, die Unterschiede der verschiedenen Technologien ausreichend klar darzustellen. Ein Versuch.

Cloud Computing

Beim Cloud Computing läuft die von den Mitarbeitern genutzte Software auf einer Rechner-Infrastruktur eines Dienstleisters. Die erzeugten Daten befinden sich im direkten Zugriff des Anwenders, werden aber, je nach Auslastung der Technik, auf unterschiedlichen Medien innerhalb der Speicher-Infrastruktur des Dienstleisters gemanagt. Aus Sicherheitsgründen und aus Gründen des Datenschutzes befinden sich die Rechnerkapazitäten seriöser Anbieter im europäischen Rechtsraum. Selbst große Provider wie Amazon, Microsoft, Google, IBM und Co bieten diese Dienste für europäische Kunden mit Technik auf EU-Boden an.

Die Vorteile der Cloud liegen auf der Hand: man kann von praktisch jedem Ort der Welt online mit der benötigten Anwendung arbeiten. Ausfallzeiten sind so gut wie ausgeschlossen, um Backups kümmert sich der Dienstleister. Doch wo Licht ist, ist auch Schatten: Beispielsweise können insgesamt höhere Kosten als bei der On-Premise-Variante entstehen. Auch der Wechsel des Cloud-Dienstleisters kann schwierig werden. Und, durch die meist monatlich abgerechneten Nutzungsentgelte sind die Kosten permanent wiederkehrend. Es gibt noch einen weiteren, bisher kaum beachteten Aspekt: die Online-Transaktionen verursachen einen enormen Stromverbrauch, damit steigt die CO2-Belastung.

On-Premise-Computing

Die ursprünglich als Inhouse Computing bezeichnete Technologie war der Standard vor dem Cloud Computing. Die Hardware, auf denen die Software läuft, befindet sich im Unternehmen und wird in der Regel von eigenen Mitarbeitern betrieben und gewartet. Meistens sind die Arbeits-PCs oder auch nur Terminals per Kabel mit den Servern im Rechnerraum verbunden, „hardwired“. Personaldaten, außer denen, die extern ausgetauscht werden müssen, bleiben im Haus.

Eine einmal gekaufte Software kann sehr lange benutzt werden, ohne dass (außer beispielsweise für Sicherheits-Updates) der Zwang besteht, stets die neueste Version zu lizensieren. Das kann Kosten sparen. Andererseits muss sowohl das Personal für den Betrieb vorgehalten als auch regelmäßig die genutzte Hardware erneuert werden. Darüber hinaus müssen Räumlichkeiten für die Hardware, die teilweise gekühlt werden muss, vorhanden sein. Hinzu kommen die Energiekosten für deren Betrieb. Das IT-Knowhow ist im Haus vorhanden, muss aber immer wieder aufgefrischt werden. Selbstverständlich kann mit dieser Software ebenfalls – über speziell gesicherte Leitungen – aus dem Homeoffice oder über mobile Endgeräte gearbeitet werden. Die genutzte Software ist flexibel an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassbar. Allerdings: bei Software-Updates muss in der Regel der Server runtergefahren werden, um die Software zu aktualisieren, was zu Auszeiten in der Benutzung führt. Meist geschieht dies an Wochenenden oder nachts.

ASP als Cloud-Alternative

ASP (Application Service Provider) ist eine Dienstleistung, bei der ein externer Dienstleister für seine jeweiligen Kunden dedizierte IT-Kapazitäten meist in einem eigenen Rechenzentrum zur Verfügung stellt. Dort läuft beispielsweise die vom Kunden lizensierte Software, auf die über eine gesicherte Online-Verbindung zugegriffen wird. Software anderer Kunden läuft auf für den jeweiligen Kunden dedizierter Hard-und Software, die ausschließlich durch diesen Kunden genutzt wird.

Die Software ist für jeden Kunden individualisiert anpassbar. Vertraglich vereinbart berechnet der Dienstleister individuell seine Leistungen und sichert – über Service Level Agreements (die auch bei den anderen Delivery-Modellen vereinbart werden) – Verfügbarkeit, sowie Datenschutz und Datensicherheit und weitere individualisierte Dienstleistungen zu. Wie beim Cloud Computing muss sich auch der Kunde lediglich um die von den eigenen Mitarbeitern genutzte IT-Infrastruktur kümmern.

Software as a Service (SaaS)

Software as a Service (SaaS) ist ein Lizensierungs- und Technik-Modell, das heute untrennbar mit Cloud Computing in Verbindung gebracht wird. Basis ist die Mandantenfähigkeit der Softwarelösung, heißt, ähnlich wie bei einem Buchhalter („Software“) kann dieser mehrere Mandanten („Kunden“) betreuen.

Technisch bedeutet das, dass alle Kunden auf ein und dieselbe Software zugreifen, aber die Daten getrennt voneinander verwaltet werden. Das spart Ressourcen und vor allem sind derlei Lösungen (die aus der Cloud angeboten werden) ohne Aufwand an schwankenden Bedarf anpassbar. Jeder Kunde kann die Lösung an sein Corporate Design anpassen. Updates spielt der Anbieter auf, ohne dass der Anwender es mitbekommt. Downzeiten gehören der Vergangenheit an.

Die Kosten sind transparent: Es wird ein Nutzungsentgelt, in der Regel pro User und Zeiteinheit oder Transaktionsvolumen, erhoben. Investitionen in die Anschaffung und den Betrieb der für die Softwarenutzung erforderlichen Hardware wird erheblich reduziert. Nachteil: individuelle Anpassungen sind nur über einen Umweg, zum Beispiel über die Integration zusätzlicher Software oder Apps – was meist mit zusätzlichen Kosten verbunden ist – möglich. Hier wie auch beim Cloud Computing kommen hohe CO2-Emmissionen durch die Online-Transaktionen hinzu.

Welche Technik- und Bereitstellungs-Variante für den Umgang mit der benötigten HR-Software genutzt wird, hängt von etlichen Kriterien ab. Es muss nicht in jedem Fall die Cloud sein.

Info

Ulli Pesch ist freier Journalist und schreibt regelmäßig über das Thema HR-Software in der Personalwirtschaft.

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