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Wie funktioniert Desk Sharing in Theorie und Praxis?

Desk Sharing
Clean Desk als Voraussetzung: In manch einem Unternehmen könnte sich 2022 das Desk Sharing endgültig durchsetzen. (Foto: fizkes – stock.adobe.com)

Schon vor der Corona-Pandemie, als Remote-Arbeit noch wenigen, ausgewählten Mitarbeitenden gewährt wurde, haben einige Unternehmen das Desk-Sharing-Modell für sich entdeckt. Vor allem bei leitenden Angestellten, die tendenziell häufiger Außentermine wahrnehmen, stellte sich die Frage, wie sinnvoll ein individueller Arbeitsplatz ist, wenn er die meiste Zeit der Woche unbesetzt bleibt. Wäre es nicht effizienter, wenn sich zehn Führungskräfte beispielsweise fünf Schreibtische teilen?

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Durch immer flexiblere Arbeitszeit- und Arbeitsortmodelle könnte das Konzept nun seinen Durchbruch erleben. Bekanntlich arbeitet der Teil der Belegschaft, der nicht in der Produktion oder auf andere Weise ortsgebunden tätig ist, in vielen Unternehmen nicht mehr zu 100 Prozent im Büro. Auch führten die obligatorischen Abstandsregeln ohnehin dazu, dass Angestellte ihre Anwesenheit vorab anmelden mussten und die Belegung rollierte – erste wichtige Schritte für das Desk Sharing. Zudem war mit den notgedrungen entwickelten Hygienekonzepten die tägliche Säuberung der Arbeitsplätze verbunden – nicht zu vergessen, dass der Digitalisierungsschub in vielen Unternehmen Papierkram überflüssig machte oder zumindest stark reduzierte. Der “Clean Desk” als Voraussetzung für den geteilten Schreibtisch existiert also mancherorts schon.

Prüfe, wer niemanden mehr bindet

Der Anreiz von Desk Sharing lautet: Weniger Arbeitsplatz, weniger Kosten. Aber wer es vor allem auf diesen Vorteil abgesehen hat, sollte genau nachrechnen. Mehr noch: Das Desk Sharing muss im Kontext des gesamten, vielleicht erneuerten Arbeitsmodells gesehen werden. Denn häufig geht mit der Umgestaltung der Arbeitsräume auch ein kultureller Shift einher.

So hat beispielsweise die R+V Versicherung Desk Sharing jüngst unter dem Grundsatz eingeführt, dass das Homeoffice für Konzentration stehe und die Büros vor Ort für Kreativität, Austausch und Zusammenarbeit. Zu diesen gesellen sich im neuen Flächenkonzept des Unternehmens vier weitere Raumkategorien: Workshop-, Kollaborations-, Rückzugs- und Kreativräume. Seit Mitte 2020 haben sich bei R+V circa 800 Mitarbeitende an Design-Werkstätten beteiligt, in denen das Modell für ein New Normal entwickelt wurde. Desk Sharing heißt hier Free Seating (freie Platzwahl) und ist nur ein Puzzleteil des New-Work-Konzeptes. Von R+V verlangt das neue Konzept zunächst hohen Zeit-, Kosten- und auch Platzaufwand – und ob daraus irgendwann weniger Bürofläche resultiert, ist noch unklar. Dem Versicherungsunternehmen geht es vielmehr darum, durch Desk Sharing die besten Rahmenbedingungen für die neue Arbeitsweise zu schaffen.

Von einer nahezu papierlosen Arbeitsweise über technische Tools zur Buchung und Nachverfolgung der Arbeitsplätze bis hin zur Konzeption des Desk Sharings: In erster Linie ist das Modell des besitzerlosen Schreibtischs eine Investition, weniger eine Kostensparmaßnahme. Die Bereitschaft dazu sollte vorab geprüft werden. Und die Prüfung auf emotionaler Ebene ist vielleicht noch relevanter. Zwar wird in der Fachliteratur als Folge des Desk Sharings häufig auf die zunehmende Interaktion innerhalb der Belegschaft verwiesen, aber von diesem Effekt kann man nicht selbstverständlich ausgehen.

Standardisierung statt Individualisierung

Inwiefern das Modell akzeptiert wird, hängt besonders von der Beteiligung der Mitarbeitenden und der strukturierten Einführung ab. In jedem Fall ist es wichtig, die Belegschaft zu kennen, gut einschätzen zu können oder zu befragen. Bei der Schreibtischausstattung ist zum Beispiel eine weitreichende Standardisierung notwendig, damit die Arbeitsplätze als gleichwertig angesehen werden.

Doch hat die Corona-Pandemie eher zu einer Individualisierung der Arbeitsweise geführt. Manch einer möchte gar nicht zurück ins Großraumbüro, und ein Clean Desk ohne Familienfoto und Topfpflanze kann auch bedeuten, dass sich die Kollegin nicht mehr wohl an ihrem Arbeitsplatz fühlt. Außerdem heißt Desk Sharing, sich an die vereinbarten Regeln zum Beispiel zum ordentlichen Hinterlassen des Arbeitsplatzes bei Feierabend zu halten. Denn sonst kann das, was die Strukturen vereinfachen, die Kosten senken und die Stimmung heben sollte, auch in Unmut enden.

Ist Redakteurin der Personalwirtschaft und schreibt off- und online. Ihre inhaltlichen Schwerpunkte sind die Themen Arbeitsrecht, HR-Start-ups und Recruiting.