Aktuelle Ausgabe

Newsletter

Abonnieren

Integrierte HCM-Systeme: Alleskönner gesucht

Schweizer Taschenmesser; Bild: Stefano Garau / fotolia.de
Integrierte HCM-Lösungen: das Schweizer Taschenmesser unter den HR-IT-Tools; Bild: Stefano Garau/fotolia.de

Weltweit setzen Unternehmen die unterschiedlichsten HR-Systeme und HR-Teillösungen ein. Nur wenige Anbieter bilden in ihrer Software die meisten HR-Funktionen ab. Hingegen gibt es eine unüberschaubare Anzahl von Spezialanbietern für jeden der etwa 40 HR-Funktionsbereiche. Die Anbieter der datenführenden Kernsysteme, in der Regel die Personaladministration, sind oft andere als beispielsweise jene für das Talent Management. Wieder andere Softwarehersteller bedienen Zeitmanagement, Travelmanagement oder die Basissysteme zur betrieblichen Weiterbildung, zu Social Collaboration und Social Networking oder zum Personalcontrolling. Ganz zu schweigen von der Payroll.

Neuerdings bereichert das schillernde App-Universum die HR-Softwarelandschaft. Und nicht zuletzt ist es die Welt der Algorithmen, der Chatbots und der künstlichen Intelligenz, die nahezu täglich mit neuen technischen Kunststücken für HR aufwartet.

Weniger Individualisierung

Die Herausforderung: All diese Software- Teil-, Mini- und Mikrowelten interagieren in unterschiedlichster Art und Weise mit- und untereinander. Über die Jahre ist so in den meisten Unternehmen ein kompliziertes HR-IT-Flickwerk entstanden. Und es wird immer weiter gebastelt: Module – und damit nicht selten Anbieter – werden ausgetauscht, alte Softwaretechnologien koexistieren neben neuen, Schnittstellen werden angepasst und miteinander verquickt, Benutzeroberflächen erhalten immer neue Faceliftings. So kommt es, dass in Europa bisher lediglich 35 Prozent der Unternehmen mit standardisierten und integrierten HR-Systemen arbeiten.

Dabei ist der Standardisierungsgrad innerhalb der Systeme in den Bereichen Core HR und Performance Management noch am stärksten ausgeprägt. Das zumindest fand eine Untersuchung unter 500 europäischen HR-Führungskräften heraus, die durch das auf den europäischen HR-Markt spezialisierte Marktforschungsunternehmen Fosway durchgeführt wurde.

Software-as-a-Service und Cloud

Klar ist, dass Software-as-a-Service (SaaS) und Cloud vor allem von global aktiven Organisationen dankend aufgenommen werden, weil sie helfen, die lang ersehnten Standards zu setzen. Segen und Fluch von SaaS und der Cloud als unterliegender Infrastruktur haben dabei einem gemeinsamen Ursprung. Denn Standard- Softwaresysteme, die auf Kundenservern – im Outsourcing als Application Service Provider (ASP) – laufen, lassen sich auf die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens anpassen. Für die Individualisierung müssen jedoch höhere Budgets bereitgestellt werden.

SaaS und die Cloud bedienen diese Individualisierungswünsche nicht oder nur eingeschränkt, was aber der Standardisierung stark entgegenkommt. Je weniger Individualisierung desto mehr Standard. Sowohl Kosten als auch der Projektaufwand für die Implementierung sind geringer, wenn auch unter dem Strich SaaS und Cloud nicht preisgünstiger sein müssen als das in die Jahre gekommene On-Premise-Lizenzierungsmodell. Mittlerweile bietet beispielsweise SAP durch die Öffnung seiner Plattform Drittanbietern die Möglichkeit, individuelle Softwareteilbereiche als Apps, wenn der Funktionsumfang der SaaS-Lösung in der Cloud nicht ausreicht.

Beste Einzellösungen oder beste Gesamtlösung?

Über welche Mindestfunktionalitäten muss ein System verfügen? Welche Technologie ist investitionssicher und welcher Anbieter ist genau der passende? Derlei Überlegungen führen zu der seit Jahrzehnten scheinbar unlösbaren, fast philosophischen Frage nach den besten Einzellösungen oder dem besten integrierten Gesamtsystem. Es geht um die Qual der Wahl: Entscheidet man sich für eine Best-of-Breed-Lösung mit einer Kombination der besten Einzellösungen für die verschiedenen HR-Teilbereiche oder fährt man eine Best-of-Suite- Strategie mit der besten integrierten Gesamtlösung? Daran ändern weder die SaaS-Technologie noch die Cloud, die bis vor rund zwei Jahren in der Personaler-Community noch stark gemieden wurde, erst einmal viel.

“Im Rahmen der HR-Transformationsprojekte stellen wir unseren Kunden zu Beginn zwei Fragen”, erklärt Holger Jungk, der als Senior Manager bei der Unternehmensberatung HKP für den Bereich Strategie und Transformation verantwortlich ist. “Bei der einen geht es um Cloud versus On-Premise. Wobei diese Frage eher theoretischer Natur ist, weil ich keinen größeren Kunden mehr kenne, der nicht in die Cloud geht.” Bei der zweiten Frage gehe es um die Entscheidung zwischen einer Best-of-Breed- oder einer Best-of-Suite-Lösung, so Jungk.

Nehme ich zum Beispiel den Platzhirschen im Recruiting und verbinde ihn mit Learning? Oder nehme ich alles aus einer Hand?

HKP rät seinen Kunden, diese Frage ganzheitlich zu betrachten. Jungk empfiehlt, eher in Richtung einer Best-of-Suite-Strategie zu gehen. Der Implementierungsaufwand sei niedriger und damit auch die Kosten.

“Darüber hinaus sollte man an die Anwender denken”, so der Berater weiter. “Denn für sie ist es erheblich einfacher, wenn die Masken in jedem Funktionsmodul gleich aussehen, ob sie sich für eine interne Stelle bewerben, ein internes Training buchen oder ihren Performance-Prozess anstoßen. Letztlich steigert das auch die Akzeptanz des Systems. Bei der Auswahl eines Best-of-Suite-Anbieters”, fügt er hinzu, “sollte allerdings darauf geachtet werden, dass es sich um eine offene Plattform handelt, bei der sich Apps von Drittanbietern leicht integrieren lassen. So lässt sich der funktionale Abdeckungsgrad und die Integration der genutzten HR-IT-Komponenten steigern.”

Eine für alle gibt es nicht

Worauf sollten Unternehmen bei der Kaufentscheidung achten? “Wenn es um die Auswahl einer integrierten HR-Lösung oder um deren Austausch geht, informieren sich beispielsweise Personaler mittelständischer Unternehmen bei ihrer Suche häufig bei ihren Personaler-Kollegen, im Internet oder auch in einschlägigen Marktübersichten, etwa in Fachmagazinen”, sagt Dirk Linn. Er ist Geschäftsführer von P-manent Consulting, das sich auf die Beratung, Auswahl und Integrationsbegleitung von HR-Softwareprojekten spezialisiert hat.

Wird ein neuer Personalleiter eingestellt, ist es nicht selten so, dass dieser die Lösung favorisiert, die er von seinem vorherigen Arbeitgeber kennt,

fährt der Diplom-Ingenieur fort. Bei internationalen Projekten, so Linn, orientierten sich Unternehmen meist an den einschlägigen Untersuchungen der international tätigen Marktforscher wie Gartner, Forrester oder IDC und anderen.

Die Technik entwickelt sich rasant weiter

Wohin sich die HR-Softwarewelt in den nächsten Jahren entwickeln wird, lässt sich nur vage voraussagen. Es könnte sein – darüber sind sich viele Berater einig -, dass künftig intuitiv bedienbare HR-Plattformen dominieren, unter denen minifunktionale Apps angedockt werden, die die ansonsten komplexe Welt der Personalarbeit übernehmen und per Knopfdruck oder über Sprachsteuerung (Voice Control) alle möglichen Aufgaben hoch automatisiert durchführen. Gleichwohl lassen sich technische Revolutionen nicht voraussehen oder planen. Sicher scheint aber, dass die Technik sich rasant weiterentwickelt und auch das Personalwesen weiter verändern wird.

Nach der Auswahl: Die Implementierung

Wer ein passendes HCM-System gefunden und den Vertrag unterzeichnet hat, beginnt das Projekt zumeist mit einem Kickoff-Meeting. In diesem werden die einzelnen Prozessschritte und Besonderheiten des Projekts besprochen sowie das Projektteam konstituiert. Dem gehören idealerweise Vertreter der betroffenen Fachabteilungen, gegebenenfalls die IT (stärker bei On-Premise-Projekten und wenn es um Schnittstellen geht) sowie die Experten seitens des Anbieters an. Bei dieser Gelegenheit werden auch die Installations- und Einrichtungstermine besprochen. Wichtig: Sofern vorhanden, sollten frühzeitig sowohl der Betriebsrat beziehungsweise die Personalvertretung als auch der Datenschutzbeauftragte eingebunden werden.

Während früher in Lastenheften die Softwareanforderungen seitens des Kunden definiert wurden, findet dies nach Angaben von Implementierungsexperten heute nur noch vereinzelt statt, vor allem immer weniger bei Cloud-Projekten. Sind die Vorarbeiten abgeschlossen, erfolgt die Datenübernahme aus dem Altsystem. Die Vorarbeiten bei On-Premise-Projekten umfassen unter anderem die Prüfung der vom Hersteller vorgegebenen Hardwarevoraussetzungen, die Erstellung des Projektimplementierungsplans, Programmanpassungen, gegebenenfalls das Erstellen von Schnittstellen zu Drittsystemen und mehr.

Die Implementierung über die Cloud unterscheidet sich im Wesentlichen nicht von der Implementierung vor Ort beim Kunden. Wichtigster Unterschied ist, dass der Kunde sich nicht mehr um den Kauf und die Konfiguration der Server und deren Wartung kümmern muss. Ebenso braucht sich die IT-Abteilung im Unternehmen nicht mit der Pflege der Software zu befassen. Sind alle Vorarbeiten abgeschlossen, kann das System nach einer Testphase in den Echtzeitbetrieb übergehen.

Häufige Versäumnisse

Als Personalsoftware-Experte und Prozessberater hat Maik Degner hat in den vergangenen 20 Jahren eine Vielzahl von HR-Einführungsprojekten beraten und begleitet. Seiner Ansicht nach gibt es immer wieder einige zentrale Versäumnisse, die später häufig zu einer Unzufriedenheit mit dem implementierten System führen:

Vor einem solchen Projekt wird meist nicht sauber genug dokumentiert, was mit dem System erreicht werden soll,

so der Personalexperte. “Zweitens wenden die Unternehmen kein Geld und keine Zeit mehr dafür auf, eine Dokumentation des Systems anzufertigen. Damit weiß dann nachher niemand, was im System eingestellt ist.”

Drittens würden oft weder Geld noch Zeit investiert, um vor dem Start der Lösung eine ausreichende Anzahl von Mitarbeitern zu schulen, damit sie wissen, wie das System funktioniert. “Wenn an diesen drei Stellen gespart wird, dann sind die Systeme schlecht eingestellt, werden nicht beherrscht und nur unzureichend genutzt”, lautet Degners Fazit.

Hinweis: Dieser Beitrag ist erstmals erschienen im „HR-Software Guide 2018“. Im › Anbieterverzeichnis finden Sie außerdem zahlreiche Experten und Hersteller für HCM-Systeme.

Ulli Pesch ist freier Journalist und schreibt regelmäßig über das Thema HR-Software in der Personalwirtschaft.