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Interview: Ablenkungsmanöver durchschauen

“Was Du heute kannst besorgen, verschiebe nicht auf morgen”: Was das Sprichwort uns lehrt, fällt bekanntlich schwer. Vor allem anspruchsvolle Aufgaben schiebt man im Arbeitsalltag vor sich her. Die Arbeitszeit wird für etwas anderes verschwendet. Sind wir womöglich chronisch faul? Nein, sagt Prof. Dr. Simone Kauffeld von der TU in Braunschweig. Die Arbeits- und Organisationspsychologin sieht die Ursache der “Aufschieberitis” in der Zunahme komplexer werdender Aufgaben.

Personalwirtschaft: Was bedeutet “Aufschieberitis” und inwiefern ist sie ein ernst zu nehmendes Phänomen?
Prof. Simone Kauffeld: Aufschieberitis ist die umgangssprachliche Bezeichnung für Prokrastination. Damit sind das Aufschieben von Aufgaben, die man erledigen soll oder sogar eigentlich will, und das Aufschieben von Entscheidungen gemeint. Das Phänomen ist weit verbreitet, vor allem bei Studierenden, aber auch bei Arbeitnehmern.

Gibt es Forschungsergebnisse, wie viele Menschen darunter leiden, und was die Folgen sind?
Schätzungen zufolge schieben mehr als die Hälfte der Studierenden auf, und etwa ein Viertel der Erwachsenen sieht sich als chronische Aufschieber. Auch wenn mit zunehmendem Alter weniger aufgeschoben wird, verhindert ein schlechtes Zeitmanagement bei Erwachsenen erfolgreiches Lernen. Wer Dinge auf die lange Bank schiebt, kann schlechter mit Stress umgehen und produziert oftmals auch Stress bei anderen, zum Beispiel bei Chefs und Kollegen. Und das wiederum führt zur Gefährdung der eigenen Gesundheit. 

Welche Kosten verursacht Aufschieben im Unternehmen?
Statt die Aufgaben zu erledigen wird oft gar nicht gearbeitet, sondern im Internet gesurft oder private Dinge werden erledigt. Dieser Produktivitätsverlust kostet Unternehmen fast 9.000 Dollar pro Mitarbeiter jährlich, wie zwei amerikanische Wissenschaftler in einer Studie festgestellt haben.

Sind Menschen, die ihre Aufgaben vor sich herschieben, chronisch faul?
Nein. Sie zeigen ein ablenkendes Verhalten, weil sie sich an eine Tätigkeit nicht herantrauen, oder weil ihre Selbstkompetenzen nicht so gut ausgeprägt sind. Es wäre aber fatal, die Ursachen für das Verschleppen von Aufgaben nur bei den Mitarbeitern zu suchen. Vielmehr ist es ein Wechselspiel zwischen der Selbstorganisation und den Anforderungen der Umwelt bzw. der Arbeitswelt: Nachgewiesen ist, dass Beschäftigte auch dann aufschieben, wenn sie wenig Freiheiten haben und wenig Sinn in ihrer Arbeit sehen. Die Vergangenheit – die bekannten goldenen Zeiten –  wird vielfach glorifiziert und die Gegenwart als nicht veränderbar erlebt.

Worin liegt die Aufschieberitis noch begründet?
Zu hohe oder zu niedrige Anforderungen führen zum Aufschieben. Ein häufiges Problem ist auch, dass Menschen Impulse von außen nicht unterdrücken können. So ist eine E-Mail, die aufpoppt, eine gute Gelegenheit, eine möglicherweise anstrengende Aufgabe wegzuschieben. Man rechtfertigt dann das Aufschieben damit, dass man doch diese private E-Mail zuerst beantworten muss oder dass man zuerst im Internet nach Informationen recherchieren müsste, anstatt einen Bericht zu schreiben und so weiter.

Man macht sich also selbst etwas vor?
Ja, denn so kann man sein Verhalten kurzfristig rechtfertigen. Den Widerspruch, also die Dissonanz unseres Selbstbildes, dass wir eigentlich fleißig sind und dennoch nicht arbeiten, reduzieren wir durch zusätzliche Gedanken: Es sei ja hilfreich im Internet zu recherchieren oder sich Ideen von den Kollegen für die Präsentation einzuholen. Das Fatale dabei: Man kommt in einen Teufelskreis. Denn wer ständig Dinge vertagt, hat keine Erfolgserlebnisse und kann nur wenig Vertrauen in seine Fähigkeiten entwickeln.

Wie bekommt man das Problem in den Griff?
Je größer der Berg an Aufgaben ist, umso schwerer fällt es, diesen abzuarbeiten. Der Einzelne sollte daher komplexe Probleme in kleinere, realistische Aufgabenpakete zerlegen und Routinen für die Bewältigung von solchen Aufgaben schaffen. Wichtig ist auch, sich zeitliche Fenster für eigene Routinen zu setzen: Zum Beispiel alle zwei Wochen die Ablage zu entsorgen. Auch “Wenn-dann-Pläne” können helfen: Wenn der Termin für das Meeting morgen feststeht, dann bereite ich heute die Agenda vor.

Woran können Führungskräfte eine “Aufschieberitis” erkennen, und wie können sie Mitarbeiter unterstützen?
Führungskräfte erkennen dies oft an der Prioritätensetzung: Wenn ein Mitarbeiter die Erledigung von bestimmten Aufgaben meidet und stattdessen unwichtigere Aufgaben erledigt, ist dies ein Anzeichen. Hier müssen Führungskräfte dann in Erfahrung bringen, was die Ursache ist. Ist der Mitarbeiter überfordert, die Aufgabe zu zerlegen und das Abarbeiten in den Arbeitsalltag zu integrieren, oder sieht der Mitarbeiter keinen Sinn in der Aufgabe?

Wie kann dem Mitarbeiter der Sinn seiner Arbeit verdeutlicht werden?
Indem die Führungskraft zeigt, wie wichtig dessen Arbeit zum Beispiel für den Erfolg eines Projektes ist. Die Führungskraft kann die Aufgabe – idealerweise mit dem Mitarbeiter – so gestalten, dass sie Werte und Motive anspricht und dadurch mehr motiviert. Darüber hinaus kann die Führungskraft bei realistischen Zielsetzungen und regelmäßigen Reviews unterstützen und positives Feedback zu bewältigten Aufgaben geben.

Das Interview führte Annette Neumann, freie Journalistin.

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