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Microsoft läutet die Ära des Smart Workspace ein

Vor allem hell - die neue Deutschlandzentrale von Microsoft; Bild: Microsoft
Vor allem hell – die neue Deutschlandzentrale von Microsoft; Bild: Microsoft

Der Tag beginnt mit einem Meeting, um zehn Uhr bittet der Vorgesetzte zum Gespräch. Bevor zahlreiche Routineaufgaben möglichst ungestört abzuarbeiten sind, stehen viele Telefonate mit Kollegen, Kunden und Projektpartnern an. Nachmittags trifft sich das Team zu einem Brainstorming. Zwischen Arbeitsplätzen, Büros und Konferenzräumen müssen Beschäftigte oft lange Wege zurücklegen. Nicht so bei Microsoft. In der neuen Deutschlandzentrale in München-Schwabing, die am 22. August bezogen wird, sind alle erdenklichen Arbeitsumgebungen auf engstem Raum konzentriert.

Vom Arbeitsplatz zum Workspace

Dafür hat der traditionelle Arbeitsplatz, bevorzugt mit frischen Blumen und Fotos von den Liebsten dekoriert, endgültig ausgedient. Künftig gilt die “clean desk policy”: Der Schreibtisch ist leer zu hinterlassen. Sorgt das nicht für Frust? Keineswegs, meint Udo-Ernst Haner vom Fraunhofer Institut für Arbeit und Organisation (IAO), rund 100 Tage vor dem Einzug: “Dass ich meinem Arbeitsplatz einen farbigen Tupfer verleihen muss, ist doch eher einer typischen Büroumgebung mit langen Fluren und tristem Einerlei geschuldet.” Haner entwickelt innovative Konzepte für Wissensarbeiter und hat zusammen mit Microsoft-Personalchef Markus Köhler das Konzept des Smart Workspace ausgetüftelt.

Hier entsteht ein Smart Workspace; Bild: Microsoft
Hier entsteht ein Smart Workspace; Bild: Microsoft

Wer dabei vor allem an einen Freizeitpark für Millennials denkt, ist auf dem Holzweg. “Google ist für uns kein Vorbild”, betont Köhler mit Nachdruck. Kicker und Kuschelecken, wie im Office des Internetgiganten, wird man bei Microsoft vergeblich suchen. “Statt das Privatleben in der Firma zu verbringen, wollen wir produktiver sein”, präzisiert Köhler das mit dem Smart Workspace verknüpfte Ziel. Während Microsoft-Technologien, flankiert von einer vertrauensbasierten Unternehmenskultur, flexible Arbeitsmodelle eröffnen, die alle Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängig gestalten können, sollen sich die Beschäftigten auch im Office ohne Beschränkung auf einen bestimmten Arbeitsplatz frei entfalten.

Im Kern ist der Smart Workspace ein wichtiges Strukturelement der drei miteinander verbundenen Gebäude, die auf jeweils sieben Etagen insgesamt 26.000 Quadratmeter Fläche beanspruchen. Egal, ob man Marketing, Vertrieb oder die Geschäftsführung nebst HR und der Rechtsabteilung ansteuert – offene Arbeitsbereiche für kollaborative Teamarbeit sowie Rückzugsbereiche, die hohe Konzentration ermöglichen, sind nur wenige Schritte voneinander entfernt. Köhler zufolge reflektiert die neue Arbeitsumgebung den Trend zu mehr Projektarbeit. “Da dürfen die Wege nicht lang sein.”

Das Büro hat noch nicht ausgedient

Als Mitglied der Geschäftsleitung ist der Personalchef auf Augenhöhe mit dem Business. “Meine Aufgabe ist, Strategien und Mitarbeiterinteressen im Sinne unserer Kultur zu verzahnen.” Und die könne man nur im gemeinsamen Büro erleben, so Köhler, “nicht unterwegs”. Damit reagiert er auf die Frage, warum Microsoft eigentlich einen neuen Bürostandort eröffnet, zumal viele Mitarbeiter unterwegs arbeiten oder daheim ihren Aufgaben nachgehen können. 1998 hatte der Softwareanbieter die Anwesenheitspflicht per Betriebsvereinbarung zur Vertrauensarbeitszeit abgeschafft. Erst jüngst trat eine weitere Vereinbarung über den Vertrauensarbeitsort in Kraft. Dass lediglich ein Drittel der etwa 1.900 Beschäftigten regelmäßig in der Zentrale arbeitet, ist nichts Neues.

Markus Köhler (l.) und Udo-Ernst Haner inspizieren die Baustelle; Bild: Microsoft
Markus Köhler (l.) und Udo-Ernst Haner inspizieren die Baustelle; Bild: Microsoft

In der Tat stehen nur 1.100 Arbeitsplätze am neuen Standort zur Verfügung. Geht es etwa weniger um Kultur oder mitarbeiterorientierte Arbeitsgestaltung, sondern bloß um bilanztechnische Einspareffekte? Köhler winkt ab. Während internen Untersuchungen zufolge der Bedarf an Einzelarbeitsplätzen sinke, beanspruche dafür die Projektarbeit sehr viel Raum für Kollaboration und Kommunikation. Laut IAO-Experte Haner würden zwei Drittel aller Meetings auf maximal vier Personen entfallen. “Und zwei Drittel davon werden ad-hoc einberufen.”

Nun konzentriert sich Köhler ganz auf den bevorstehenden Umzug. Eine wichtige Aufgabe von HR sei es, den Einsatz von Change Agents zu koordinieren. Sie sollen Mitarbeiter in den ersten Wochen dabei unterstützen, sich mit der neuen Umgebung anzufreunden. Zuwenden will sich der Personalchef vor allem neu eingestellten Mitarbeitern, die aus traditionellen Unternehmenskulturen kommen. Sie vertrauensvoll an den Smart Workspace heranzuführen, sagt er, “ist mir ein ganz besonderes Anliegen”.

Autor:
Winfried Gertz, freier Journalist, München