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Das digitale Büro kommt

Aktenschrank, offene leere Schublade
Das papierlose Büro ist in vielen mittelständischen Betrieben bereits Realität. Foto: © andriano_cz/StockAdobe

Derzeit organisieren und verwalten 47 Prozent der mittelständischen Unternehmen hierzulande ihre Dokumente digital und verfügen über ein Enterprise Content Management (ECM) – eine ganzheitliche Strategie, die die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten umfasst. Die Betriebe digitalisieren ihre Rechnungen, archivieren Akten elektronisch und Teams arbeiten an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten aus zusammen. 2017 war erst jedes dritte Büro (33 Prozent) im Mittelstand digitalisiert. Heute geht es beim Abschied vom analogen Büro nicht mehr nur um klassische Office- oder PDF-Dateien, die bereits bei 92 Prozent der Unternehmen digital organisiert werden: Mehr als jeder zweite Betrieb (57 Prozent) digitalisiert auch Bilder, jedes vierte Unternehmen (25 Prozent) außerdem Audio-Dateien und rund jede sechste Firma (18 Prozent) hat ihre Videos digitalisiert. Das sind Ergebnisse der repräsentativen Studie “Digital Office im Mittelstand 2019” im Auftrag des Digitalverbands > Bitkom. Dafür wurden 703 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern befragt, darunter 613 Betriebe mit 20 bis 499 Beschäftigten.

ECM-Systeme sollen die Effizienz erhöhen

Rund ein Viertel der befragten Organisationen (23 Prozent) will in nächster Zeit in eine umfassende Softwarelösung für die digitale Dokumentenverwaltung investieren; vor zwei Jahren gaben dies erst 18 Prozent an. Sieben Prozent planen aktuell Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für ECM-Systeme. Als Motiv nennen 91 Prozent der Unternehmen den schnelleren Zugriff auf Informationen. 88 Prozent wollen damit Aufwand und Kosten reduzieren. Ebenso viele nennen die bessere Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust als Grund und 80 Prozent versprechen sich davon, Gesetze und Richtlinien besser einzuhalten.

Sechs von zehn Mittelständlern setzen auf die Cloud

Wie die Befragungsergebnisse zeigen, nutzen immer mehr mittelständische Firmen für das digitale Büro die Cloud. Aktuell verwaltet mehr als jedes zweite Unternehmen (58 Prozent) seine digitalen Dokumente dort – neun Prozent mehr als vor zwei Jahren. Der Anteil der Betriebe, die ihre ECM-Software im eigenen Haus, “on premise”, betreiben, verringerte sich die letzten zwei Jahre von 59 auf 44 Prozent.

Die Digitalisierung ist vor allem Chefsache

Bei 90 Prozent und damit der überwiegenden Anzahl der mittelständischen Betriebe hat die Geschäftsführung maßgeblich Einfluss darauf, ob in digitale Technologien investiert wird. Die IT-Abteilung hat in rund jedem zweiten Unternehmen (49 Prozent) ein Mitspracherecht. Anwender aus den Fachabteilungen entscheiden nur in 14 Prozent der Unternehmen mit.

Ute Wolter ist freie Mitarbeiterin der Personalwirtschaft in Freiburg und verfasst regelmäßig News, Artikel und Interviews für die Webseite.