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Netzwerken mit Werkzeugkoffer

It’s Tool Time! Denn wie tauschen sich Mitarbeiter heute digital
untereinander aus? Mit den entsprechenden digitalen Werkzeugen. Zur
besseren Übersicht kippen wir die Tool-Kiste auf der Werkbank aus und
sortieren den Inhalt nach Funktion.

Business-Collaboration-Plattformen

Sie sind die Infrastruktur für Social Collaboration im Unternehmen. Mitarbeiter kommunizieren über Abteilungen hinweg miteinander, transparent und wie sie es aus der privaten digitalen Kommunikation gewohnt sind. Sie tauschen Nachrichten und Meinungen über Blogs aus, korrespondieren intern über Facebookähnliche Plattformen, arbeiten gemeinsam an Projekten und Dokumenten. Und füllen auf diese Weise interne Wikis mit Unternehmenswissen. Über einheitliche Benutzeroberflächen (Frontend) setzen die Mitarbeiter ihre Aufgaben vernetzt um, beratschlagen, finden gemeinsam Lösungen. Das Backend bietet Reporting-Funktionen, Dashboards, Rechte- und Rollenmodelle oder konfigurierbare Workflows und mehr.

Anbieter hierfür sowie für die folgenden Tools finden Sie in unserer umfangreichen
› Tool-Liste.

Filesharing-Tools (EFSS, Enterprise File Synchronisation & Sharing)

EFSS-Tools ermöglichen den Austausch größerer Dateien untereinander – und deren Ablage an einem zentralen Ort, meist in der Cloud. Sie sind einfacher zu bedienen als beispielsweise spezielle für den Versand bereitgestellte FTP-Server (File Transfer Protocol). In der Regel ist ihre Nutzung kostenlos. Dateien lassen sich zum Download in öffentlichen und geschlossenen Bereichen ablegen, auf die der Zugriff nur per Passwort erlaubt ist. Dropbox oder Google Drive und andere bieten mittlerweile zusätzliche Funktionen an, etwa fürs gemeinsame Arbeiten an Dokumenten.

Kollaboratives Schreiben/Arbeiten

Die Cloud-Technologie macht’s möglich: gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. Mehrere Personen können gleichzeitig an einer Marketing-Präsentation, einem Vertragsdokument oder einer Tabelle arbeiten. Die Dokumente und Werkzeuge liegen in der Cloud. Bei guten Lösungen achten integrierte Versionskontrollen darauf, dass immer an ein und demselben Dokument gewerkelt wird, damit nicht unterschiedliche Versionen einer Datei Verwirrung stiften. Die meisten Tools arbeiten deshalb rein webbasiert; außer einer funktionierenden Internetverbindung und einem gängigen Browser wird nichts weiter benötigt. Bei einigen wenigen Tools ist zusätzlich die Installation einer Software erforderlich.

Instant Messenger

Im privaten Umfeld kommen Instant Messenger meist fürs Chatten zum Einsatz. Ihr Vorteil gegenüber der E-Mail: Die Kommunikation ist einfacher und schneller; und mehrere Personen können gleichzeitig chatten oder telefonieren – per Sprache oder Video. Dateien lassen sich problemlos austauschen. Das Telefonieren ist bei den meisten Messengern unkomfortabel, dafür sind sie in der Regel kostenlos. Der wohl bekannteste Messenger ist WhatsApp, der in unterschiedlichen kollaborativen Szenarien Einsatz findet.

Unified Messaging

Unified Messenger sind quasi die LKW unter den Messaging-Diensten. Im Grunde genommen bieten sie die gleichen Collaboration-Werkzeuge wie die Instant Messenger. Und noch ein paar mehr, beispielsweise auch Mail- und Faxfunktionen. Das alles gleich im großen Stil – auf Unternehmensebene. Diese Dienste bieten, ähnlich dem Management der Collaboration-Plattformen, Front- und Backend, die individuell administrier- und justierbar sind.

Mindmapping

Zur Vorbereitung komplexerer Vorgänge ist Mindmapping ideal. Ähnlich dem Brainstorming, visualisiert es Gedanken und Ideen auf dem Bildschirm statt auf Papier. Mit der Maus oder dem Finger lassen sich einzelne Gedanken beliebig positionieren und in Themen- und Gedankenstränge einordnen. Und das gemeinsam oder zeitversetzt – wie an einer großen Tafel, an der alle ihre Gedanken skizzieren. Datei und Anwendung liegen im Netz. Einige erlauben den Export in Präsentationen oder in HTMLCode. Bei anderen lassen sich direkt Ressourcen und Zeiten zuordnen und sogar die im Projektmanagement üblichen Gantt-Diagramme erzeugen.

Projektmanagement

Projektmanagement zählt zu den Königsdisziplinen in Unternehmen. Häufig arbeiten die Beteiligten an unterschiedlichen Orten. Ideal ist deshalb, wenn alle Informationen und Planungen im Projektmanagement an einer Stelle für die Akteure zur Verfügung stehen. Auch hier bietet das gemeinsame Sichten und Planen im Netz erhebliche Vorteile. Alle haben Einsicht in den aktuellen Projektstatus, können Meilensteine vervollständigen, bei Bedarf Änderungen durchführen, die umgehend allen Beteiligten zur Verfügung stehen. Wie auch alle dazugehörenden Dokumente.

Web-/Video-/Audioconferencing

Haben Sie schon einmal an einer Web-Präsentation oder einem Webinar teilgenommen? Für Seminare, Präsentationen oder auch für Projektbesprechungen eignen sich Web-, Video- und Audioconferencing-Dienste bestens. Besonders dann, wenn sich die Teilnehmer an unterschiedlichen Orten aufhalten. Privat sind sie weitverbreitet und Unternehmen nutzen diese Dienste immer häufiger: Ein Mailclient schickt eine Einladung oder man meldet sich an, erhält einen Zugangscode und kann, aktiv oder passiv, an der Netzveranstaltung teilnehmen.

Wiki-Tools

Zentrales Ergebnis der Zusammenarbeit im Unternehmen ist das Entstehen gemeinsamen Wissens. Wikis sind ideale Plattformen zu dessen Ablage und Bereitstellung. Wiki-Werkzeuge bieten den Raum und Speicher zur gemeinsamen Schaffung dieses Wissens. Zusatzfunktionen wie Gruppenchat, Teamkalender und Social-Networking-Features sind bei einigen bereits integriert.

Workgroup-/Groupware-Tools

Hier verschwimmen die Grenzen zu einigen der vorgenannten Kategorien: Diese Tools bieten das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten genauso an wie Chaträume, Blogging und andere Formen der Kommunikation. Auch die Bereitstellung von Dokumenten und anderen Dateien. Sie sind die Servicefahrzeuge fürs vernetzte Arbeiten mit allem an Bord, was man benötigt.

Autor: Ulli Pesch

Mehr als 120 Anbieter von Software und Tools für Collaboration finden Sie in unserer umfangreichen › Anbieterliste.

Dieser Beitrag stammt aus der Ausgabe 3/2017 der Personalwirtschaft, in der es schwerpunktmäßig um Kollaboration, also der effizient gemanagten Zusammenarbeit, geht.