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Wie neue Tools Workflows und Effizienz verbessern

Digitalisierung, Automatisierung und veränderte Workflows: Um die Herausforderungen des wirtschaftlichen Wandels zu meistern, stellte die Firma Kuhn Edelstahl mit Hilfe eines Softwarewechsels ihre Personalabteilung neu auf und förderte die Eigenständigkeit ihrer Mitarbeiter.

Vernetzte Blasen
Der Anspruch an die neue Personalsoftware war eine All-in-One-Lösung, an die man modular andocken kann. Foto: iStock

Grund für die Umstellung war eine veraltete Software für die Abrechnung und ein nicht mehr funktionales Tool für die Zeitwirtschaft, berichtet Selina Dahlmann, Leiterin Personal bei Kuhn Edelstahl. Der Wechsel wurde innerhalb eines Jahres vorbereitet: Das Unternehmen definierte in dieser Zeit die Anforderungen an die neue Software und suchte nach passenden Anbietern.

Herausforderung: Flexible All-in-One-Lösung

Der Anspruch an die neue Personalsoftware war eine All-in-One-Lösung, an die man modular andocken kann und die sich bei Bedarf erweitern und anpassen lässt. Sie sollte nicht nur Abrechnungen, sondern auch andere Themen wie die Personalentwicklung abdecken können und eben keine Insellösung sein, da komplexe Schnittstellen für das Unternehmen nicht sinnvoll sind. Zusätzlich sollten die Tools unternehmensspezifische Anforderungen abbilden wie zum Beispiel individuelle Auswertungen oder Lohnzuschlagsarten. Die Gestaltung von Genehmigungsprozessen etwa soll flexibel sein. “Wir wollen die Prozesse an uns anpassen – nicht andersherum”, fasst Dahlmann zusammen. Ziel war die Reduktion manueller Tätigkeiten, um Zeit und Ressourcen für wichtigere Aufgaben zu gewinnen. Die Personalabteilung wollte sich mit der neuen Software neu und für die Zukunft aufstellen – und Verwaltungstätigkeiten so weit wie möglich automatisieren.

Wahl des Software-Anbieters mithilfe der Hochschule Niederreihn

Die Hochschule Niederrhein in Mönchengladbach half bei der Auswahl eines neuen Softwareanbieters und der Gestaltung der Umstellungsprozesse. Die Wahl fiel schließlich auf den Software-Anbieter VEDA, dessen Lösung alle o.g. Anforderungen erfüllt: denn es ist keine rigide Standardsoftware, sondern ein System mit Zukunft, das kontinuierlich weiterentwickelt wird.

Die HR-Mitarbeiter von Kuhn richteten das neue System mit ein und nahmen die Parametrierungen vor. Im ersten halben Jahr seit der Implementierung der neuen Software kamen viele Fragen auf, deren Klärung vom VEDA-Support unterstützt wurde. “Der Support war eines unserer Hauptkriterien bei der Auswahl: Uns war wichtig, dass wir Unterstützung bekommen, wenn wir sie brauchen”, betont die Personalleiterin.

Neue Tools bringen eine Systemerleichterung

Die Lösungen für Zeitwirtschaft und Entgeltabrechnung werden nun von drei Angestellten genutzt. Auf die Personalmanagement-Software VEDA Horizon haben alle 350 Mitarbeiter Zugriff vom Azubi bis zum Zeitarbeiter. Gerade der Abschied vom Stundenzettel und dem Urlaubsantrag auf Papier fällt alteingesessenen Mitarbeitern noch schwer. “Bis die Vorteile der Software bei allen angekommen sind, wird noch etwas Zeit vergehen”, sagt Dahlmann. Insgesamt aber stellt die neue Software eine Lösung dar, die das Unternehmenweiterbringe. Sie bietet Transparenz, da Daten just in time abgebildet werden, und ist zukunftssicher.

Weiterer wesentlicher Faktor: Die Arbeit wird erleichtert, da Workflows integriert sind und
die Mitarbeiter selbst steuern können. So müssen Vorgesetzte nicht mehr nacharbeiten. Insgesamt stellen die Tools eine vollständige Systemerleichterung in der Personalabteilung
dar, da manuelle Tätigkeiten wegfallen. Urlaube müssen nicht mehr händisch eingetragen und fehlende Zeitstempel nicht ergänzt werden. Auch die wiederkehrende, ständige Systempflege entfällt. Schichten müssen nicht mehr neu geplant werden. Das System kennt den Rhythmus und rechnet eigenständig ab.

Selina Dahlmann rechnet damit, dass noch weitere manuelle Aufgaben entfallen werden. Die Software läuft schließlich noch nicht lange und mit weiteren positiven Effekten ist zu rechnen. Außerdem sollen noch weitere Lösungen dazu kommen: ein Maßnahmen-Plugin sowie ein Kostenplanungstool.

Kuhn Edelstahl ist ein mittelständischer international agierender Hersteller von hochwertigen Edelstahlbauteilen in Radevormwald. Die Belegschaft umfasst ca. 300 Mitarbeiter.

Weitere Informationen finden Sie im Whitepaper von VEDA ›zum kostenlosen Download (externer Link).

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