Aktuelle Ausgabe

Newsletter

Abonnieren

Digitale Personaldaten: Abschied vom Papier

+++Die wichtigsten Zitate unserer Experten finden Sie in der › Bilderstrecke+++

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum gerade jetzt die Digitale Personalakte (DPA) verstärkt das Interesse vieler Unternehmen weckt. Einerseits ist es die Digitalisierung, die zu einem enormen Nachfrageschub nach technisch angepassten Lösungen führt. Das gilt besonders für die DPA mit ihren zunehmend automatisierbaren Workflow-Funktionalitäten. Vor allem deshalb, weil dies neue Freiräume für eine effizientere HR-Arbeit schafft. Doch auch das Inkrafttreten der DSGVO mit ihren strengen rechtlichen Vorgaben und Sanktionierungswerkzeugen sowie die zunehmende Dezentralisierung und Internationalisierung von Unternehmen sind wichtige Parameter für das ansteigende Interesse an der DPA.

Mit Mut gegen Unsicherheiten

Eine gute Planung im Rahmen der Einführung der DPA führt nicht alleine zu ihrem erfolgreichen Einsatz. Beispielsweise verhindern unklare rechtliche Vorgaben nach wie vor bei vielen Anwendern die vollständige Entsorgung sämtlicher Papierbelege aus der Personalakte. Deshalb plädieren die Round-Table-Teilnehmer für mehr Mut auch bei rechtlichen Unsicherheiten, die Vorteile der DPA umzusetzen. Nur so kann sich das Potenzial der DPA voll entfalten. Auch die frühzeitige Einbindung von Sicherheitsbeauftragten und Betriebsräten kommt derlei Projekten zugute. Auch die Beteiligung des Mitarbeiters an der DPA auf unterschiedlichen kann die Akzeptanz fördern. Wobei der Personaler stets den Rahmen der Mitarbeiterbeteiligung vorgibt. Von grundsätzlicher Bedeutung und Voraussetzung für die intensive Nutzung der DPA sind vor allem Benutzerschulungen.

Papier aussortieren reicht nicht

Vor allem die Einführung der DSGVO hat den Einsatz der DPA auf verschiedenen Ebenen beflügelt. Weil es insbesondere in größeren Betrieben überhaupt nicht möglich ist, alle Akten individuell zu prüfen, erhalten unterschiedlichste Lösch- Szenarien enorme Bedeutung. Aber auch durch in Unternehmen mit mehreren Standorten verteilte Personalakten erhöht sich das Risiko von Strafzahlungen, denn das Führen von Schattenakten ist verboten. Wer allerdings bisher bereits die Vorgaben des BDSG im Umgang mit der DPA beachtete, den schützt die Anwendung zuvor in diesem Kontext eingesetzter Technologie vor möglichen Sanktionen.

Cloud und SaaS – den Wettbewerb im Auge behalten

Aufgrund rechtlicher Bedenken war der Gang in die Cloud für viele Personaler bis vor einigen Jahren unvorstellbar. Auch wenn die, vor allem für kleinere Unternehmen, den Vorteil bietet, auf teure Haus-eigene Sicherheits- und Backup-Maßnahmen verzichten zu können. Die rechtliche Aufarbeitung dieses Themas nach Vorgaben der DSGVO führte indessen zu einem erheblichen Vertrauenszuwachs auf allen Ebenen. Solange sich die Datenzentren im deutschen, zumindest im Geltungsbereich der EU Datenschutz-Richtlinie befinden, gibt es keinerlei Bedenken mehr gegen eine Auslagerung auch von Personen-bezogenen Daten in unterschiedlichste Rechenzentrums- und Lizenz-Varianten (SaaS, ASP, Private/Hybrid Cloud).

Das Aufkommen neuer Spieler im Markt, die alle auf das hoch-skalierbare, schnell implementierbare und preisgünstige OnDemand SaaS-Modell in Verbindung mit der Cloud setzen, bringt die Hersteller mit alter Softwaretechnik zunehmend in Zugzwang. Bisher fragen die Kunden allerdings nach wie vor nach unterschiedlichsten Technologien zum Einsatz der DPA.

Im Licht großer Veränderungen

Ein neuer Stern am Technik-Horizont wirft seine Schatten voraus und zeigt Potenzial, auch die Digitale Personalakte zu verändern, vielleicht zu revolutionieren: die Blockchain-Technologie. Authentizität der Dokumente in der Personalakte, Fälschungs- und Datensicherheit, der Wegfall von Echtheitszertifikaten, smartes Vertragsmanagement und vieles mehr könnte irgendwann tatsächlich zu einem Kulturwandel bei der DPA führen. Vielleicht sogar zu ihrem Wegfall, so wie man sie heute kennt.

+++Die wichtigsten Zitate unserer Experten finden Sie in der › Bilderstrecke+++


Dieser Beitrag ist in Heft 02/2019 erschienen. Das komplette Heft finden Sie im › Shop

Ulli Pesch ist freier Journalist und schreibt regelmäßig über das Thema HR-Software in der Personalwirtschaft.