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Round Table HR Software: Corona zeigt Lücken im Datenschutz

+++ Lesen Sie die wichtigsten Zitate der HR-Software-Experten › in dieser Bilderstrecke +++

weibliche Hand am Laptop.
Viele Unternehmen merken durch die Corona-Pandemie, dass sie die Digitalisierung ihrer Prozesse beschleunigen müssen. Foto: denisismagilov/stock.adobe.com

Viele Unternehmen merkten sehr bald, dass sie ohne die passende Digitalisierungstiefe, sprich, die richtigen Software-Werkzeuge und die für deren Betrieb passende IT-Infrastruktur nicht mehr in der Lage waren, in der Corona-Pandemie weiterzuarbeiten. Benötigte Dokumente liegen im Office, die Digitalisierung ist zwar begonnen worden, aber noch nicht weit genug vorangeschritten und gleichzeitig setzt die DSGVO beispielsweise dem Handling von Mails enge Grenzen. Das alles wirkt wie ein Brandbeschleuniger, der eine enorme Nachfrage bei vielen HR-Softwareherstellern und IT-Dienstleistern schaffte und schafft, die daraufhin unterschiedlichste Lösungen bei ihren Kunden installieren. Ganz nebenbei zeigt sich, dass die digitalen Kundenverhandlungen unabhängig vom direkten Kundenkontakt problemlos funktionieren und weder Einfluss auf die Nachfrage noch auf die Auftragslage haben. Auch wenn die Meisten hoffen, irgendwann wieder direkten Kundenkontakt zu haben.

Unterschiedlicher Digitalisierungsbedarf

Die Nachfrage nach Unterstützung durch Softwarehersteller und IT-Dienstleister zeigt sich in den Unternehmen in unterschiedlichen Dimensionen. Während die Einen unbedingt die Digitale Personalakte einführen müssen, sind es für andere Portale, neue Zeitwirtschaftslösungen oder auch das Payroll-Outsourcing. Neben vielleicht neuen Kommunikations- und Kollaborations-Werkzeugen benötigt man grundsätzlich zunächst für das Arbeiten im Homeoffice keinerlei neue Technik: eine gesicherte Netzwerkverbindung reicht für den Zugriff auf Apps und Web-Anwendungen aus. Treibende Kraft für diese Investitionen ist vielfach die Erkenntnis, dass es unumgänglich ist, diese Werkzeuge einzusetzen und damit häufig noch analoge Prozesse zu digitalisieren.

Nachdem die Prozesse an die neue Situation angepasst und die für das Remote Arbeiten benötigten Werkzeuge implementiert sind, folgt bei den Meisten die Umsetzung und Anpassung der Arbeitsabläufe und Zeiten, angelehnt an die jeweils aktuelle Pandemie-Gesetzeslage. Im Grunde genommen steht dafür schon lange erhältliche Technik wie das Web oder das Mobiltelefon zur Verfügung. Wichtiger in diesem Kontext sind Methoden zur Einhaltung von Pausenregeln, beispielsweise bei der Nutzung von Bildschirmarbeitsplätzen. Vermehrt werden Nachweise häufiger verlangt. Auch wenn Unternehmen nach der Pandemie zur alten Normalität zurückkehren wollen, wird ein Großteil dieses New Normal dauerhaft bleiben.

Geschärftes Bewusstsein für den Datenschutz

Kaum ein anderes Thema hat auch in der Pandemie seinen übergroßen Abdruck hinterlassen: der Datenschutz. Hier gilt es, ein geschärftes Bewusstsein dazu zu erhalten und auch beizubehalten. Mitarbeiter müssen deshalb proaktiv immer wieder zu Risiken und Schutzmaßnahmen geschult werden. Um den verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten sicherstellen zu können, sollten Personaler alleine schon deshalb ein gewisses technisches Grundverständnis mitbringen. Selbst wenn die Umsetzung der Vorgaben der DSGVO nicht immer eindeutig definiert ist. Grundsätzlich aber ist jedes Unternehmen selbst für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich. Und: ebenso wichtig ist auch das Thema Datensicherheit. Hier ist der Mitarbeiter – meist durch Unachtsamkeit – selbst häufig das größte Risiko. Auch hier sind ständige Schulungen unumgänglich.

Remote Fitness für Personaler

In der Pandemie muss HR auch dezentral arbeitsfähig sein. Damit sie ihre Aufgaben auch in der Pandemie wahrnehmen können, bedarf es unter anderem eines größeren digitalen Kommunikationsaufwands als bisher. Auch deshalb, weil man den Mitarbeitern nicht mehr im Unternehmen auf dem Flur, in der Kaffeeküche oder sonst wo begegnet. Deshalb müssen Tools eine reibungslose und durchgängige Kommunikation unterstützen.

HR sollte, im eigenen Interesse, eine vitale Rolle bei der Beschaffung dieser Werkzeuge spielen, auch wenn Technik nur ein Teil der Herausforderungen darstellt. Es geht auch um Führung von Mitarbeitern an verteilten Arbeitsplätzen. Und um das entsprechende Mindset, die Skills und Tools, die dazu befähigen. Agile Konzepte und beispielsweise Daily Scrums, die in verschiedenen Abteilungen ohne großen Aufwand ausrollbar sind, können die kommunikative Unternehmenskultur unterstützen.

HR zeigt seit Beginn der Pandemie, dass sie in der Lage ist, die veränderten Anforderungen im Sinn des Unternehmens umzusetzen. Das wirft erneut die Frage der Positionierung von HR im Unternehmenskontext und im Spannungsfeld mit der Unternehmensleitung auf. HR soll und wird künftig eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung spielen, nicht zuletzt, um endlich auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung zu agieren. Zurzeit fehlt ihr oft noch der Mut dazu und zu mehr innovativen Ideen, die sicher künftig von ihr abgefordert werden. Schließlich sind sie es, die dafür sorgen müssen, dass die Talente entwickelt und die richtigen Arbeitskräfte zur richtigen Zeit am richtigen Einsatzort zur Verfügung stehen. Das können sie nicht mehr ohne die digitalen Arbeitswerkzeuge, die ihnen die Software-Anbieter und IT-Dienstleister zur Verfügung stellen.

Ulli Pesch ist freier Journalist und schreibt regelmäßig über das Thema HR-Software in der Personalwirtschaft.