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Einfach, sicher und flexibel

Ein gezeichneter Schlüssel mit einem Zifferblatt
Bild: istock/fandijki

Zeiterfassung und Zutritt sind kaum voneinander zu trennen. Die Erwartungen an die Systeme sind stark gestiegen. Wie der Spagat zwischen einfachen, sicheren und flexiblen Lösungen gelingt, diskutierte die Personalwirtschaft mit Branchenexperten aus “Zeit und Zutritt”.

+++Alle Teilnehmer der Expertenrunde und ihre zentralen Thesen finden Sie in unserer › Bilderstrecke.+++

Heutzutage sind moderne Zeit- und Zutrittslösungen gefragt, die es ermöglichen, mittels App auf relevante Daten zuzugreifen. Diese Erwartungshaltung ist insbesondere aufseiten junger Mitarbeiter und Bewerber gegeben. Unternehmen bietet das zweierlei Chancen. Zum einen können sie sich mit einem entsprechenden Angebot als attraktiver Arbeitgeber positionieren. Zum anderen erleichtert der permanent mögliche Zugriff auf aktuelle und für sie relevante Daten auch den Personalern die Arbeit. Im Zeitmanagement zum Beispiel, wenn es um unzulässige Arbeitszeitüberschreitungen geht.

Allein, nicht alles lässt sich auf einfachste Weise in Systemen abbilden, dazu ist die Realität zu komplex. Hinzu kommen Fragen des Datenschutzes – und vor allem bei Zutrittslösungen auch solche der Sicherheit. Diese haben in den vergangenen Jahren einen immer höheren Stellenwert in den Organisationen erlangt, darüber waren sich die Experten am Runden Tisch einig. Während die Arbeitszeiten immer flexibler werden und die klassische Stempelkarte langsam ausstirbt, wächst das Bedürfnis der Unternehmen, ihre Türen zu organisieren und zu sichern. Die Crux: Nicht jedes Jahr wird eine komplett neue Sicherheitslösung angeschafft, und so sind mitunter immer noch veraltete RFID-Systeme im Einsatz, die längst als unsicher gelten.

Die DSGVO treibt das Geschäft voran

Alles in allem floriert die Zeit- und Zutrittsbranche, und dafür gibt es weitere Gründe. Unternehmen im Wettbewerb stehen unter Kosten- und Optimierungsdruck, die Mitarbeiter werden anspruchsvoller. Außerdem zwingen geänderte Gesetzesvorgaben zu Anpassungen im Workforce Management. Aktuelles Beispiel ist die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die vom 25. Mai 2018 an anzuwenden ist. Die Anforderungen bezüglich des Umgangs mit personenbezogenen Daten müssen dann erfüllt sein, sonst drohen drakonische Strafen von bis zu 20 Millionen Euro. Dafür geben sich viele Unternehmen bisher aber noch erstaunlich gelassen, wunderte sich manch einer der Fachexperten. Mit Schulungen und einer Sensibilisierung der Kunden für mögliche Fallstricke wird Aufklärung betrieben.

Hilfreich könnten hier auch Cloud-Lösungen sein, denen die Mehrzahl der Teilnehmer des Round Table eine große Zukunft voraussagt. Die Vorteile sind unbestritten: Die HR-Abteilung wird von administrativem Aufwand entlastet. Updates oder Erweiterungen der Anbieter können nicht nur leichter, sondern auch schneller an die Kunden ausgespielt werden. Also: One size fits all? Nein, das nicht: Eine zentrale Steuerung über die Cloud steht nicht im Widerspruch zu kundenindividuellen Anpassungen der Software. Allerdings bindet man sich stärker an einen Anbieter, was grundsätzlich eine starke Vertrauensbasis voraussetzt. On-Premise wird auf absehbare Zeit ebenfalls gefragt bleiben.

Von der Stempelkarte zum Workforce Management 

Davon abgesehen ist für Personaler vor allem die Frage entscheidend, ob ein Workforce-Management-System die Leistungen bringt, die sie benötigen. Hier geht der Trend ganz eindeutig weg von der bloßen Darstellung von Daten, hin zu einer eingehenderen Analyse. Auswertungen und Vergleiche als Grundlage von Entscheidungen – und unter Berücksichtigung des Datenschutzes – werden immer wichtiger. Hinzu kommt, dass mittlerweile auch kleinere Unternehmen zunehmend globaler agieren, und dafür meist eine einheitliche Lösung bevorzugen. Gibt es die nicht, ist das allerdings nicht mehr so tragisch wie früher einmal – Die Anbieter haben die Schnittstellen im Griff, versichern sie.

All diese Aspekte müssen moderne Lösungen bieten. Das Bewusstsein, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen sollten, setzt sich dabei offensichtlich mehr und mehr durch. Daher rieten die Experten beim Round Table auch, den Betriebsrat so früh wie möglich in entsprechende Entscheidungen einzubeziehen. Im Idealfall helfen die Systeme nämlich sowohl den Arbeitgebern als auch den Arbeitnehmern. 

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David Schahinian arbeitet als freier Journalist und schreibt regelmäßig arbeitsrechtliche Urteilsbesprechungen, Interviews und Fachbeiträge für die Personalwirtschaft.

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