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Flexibel an Veränderungen anpassen

Mann schaut über Stadt
Foto: Peera / stock.adobe.com

Die Auftragslage ist gut. Auch wenn sich die Geschäfte in Zeit und Zutritt unterschiedlich dynamisch verhalten und entwickeln. Die Gründe und Treiber sind vielseitig. Es ist ein erhöhtes Sicherheitsbedürfnis der Kunden. Und andererseits auch der Wunsch viel mehr als bisher unterschiedlichste Prozesse im Unternehmen und generell auf dem Werksgelände besser zu steuern. Unterstützt durch Technik, die mittels Automatisierung vieler ehemals manueller Prozesse in der Lage ist, auch den akuten Mangel an Fachkräften – zumindest in Teilen – zu kompensieren. Gleichzeitig steigt, im Zuge der Flexibilisierung der Arbeit, der Wunsch, alle Arbeitsmittel und Werkzeuge mobil überall und zu jeder Zeit nutzen zu können. Das ist vor allem für die Generation der Digital Natives, die mittlerweile die Mehrheit der Arbeitnehmer stellt, selbstverständlich. Eine Herausforderung, der sich die Anbieter auf allen Ebenen stellen müssen.

Zeiterfassung und Work-Life-Balance

Der große Aufschrei nach dem EuGH-Urteil zur Pflicht der Zeiterfassung schürte zunächst Ängste, liebgewonnene Errungenschaften zur Vertrauensarbeitszeit zu verlieren. Grundsätzlich ist die objektive Diskussion um dieses Thema begrüßenswert, denn es geht um die gerechte Entlohnung für geleistete Arbeit. Kleinere Firmen, die sich bisher noch nicht mit Zeiterfassung beschäftigten, müssen umdenken und stehen unter Handlungsdruck. Große Firmen hingegen warten zunächst die konkrete Umsetzung des Urteils in nationales Recht ab. Leitplanken seitens des Gesetzgebers werden gefordert, aber auch grundsätzlich die Auseinandersetzung mit Fragen zur Compliance, beispielsweise im Hinblick auf die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Die nachkommenden Generationen könnten, im Sinne einer Worklife Balance, entsprechende Automatismen zur Zeiterfassung voraussetzen.

Mehr als nur Zeit und Zutritt

In den letzten Jahrzehnten erlebte Arbeit eine immer stärkere Flexibilisierung. Voraussetzung dafür war und ist die Bereitstellung moderner Technologien. Dazu zählen moderne Tools zur Personaleinsatzplanung genauso wie ESS, automatisierte Workflows und damit vor allem auch die direkte Beteiligung des Mitarbeiters. Die neuen Lösungen, immer stärker angereichert durch KI & Co., fördern und unterstützen durch ihre Benutzerfreundlichkeit und die stärkere Mitarbeiterbeteiligung auch ein positives Arbeitgeberimage, sowie durch intelligent gesteuerte Automatismen die strategische Personalplanung. Womit und wie heute Zeiten gebucht oder Zugänge gesteuert werden, muss dem Anwender überlassen bleiben. Er muss dazu das Medium seiner Wahl zur Verfügung haben. Grundvoraussetzung bei allen Aktivitäten ist dabei stets die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzvorgaben.

Nicht kleinzukriegen

Trotz der Verfügbarkeit ausgereifter Tools im Workforce Management, existieren nach wie vor IT-gestützte Hilfsmittel, die häufig für Sonderaufgaben und -funktionen Einsatz finden. Es geht um Excel- und Messenger-Dienste, die immer noch, wenn auch zum Teil mit hohem manuellem Aufwand und ohne Backing der DSGVO, von Mitarbeitern genutzt werden. Selbst wenn bessere Werkzeuge zur Verfügung stehen, die insgesamt eine bessere Planung und einfachere Umsetzung auch von komplexeren Aufgaben erlauben. Aus teilweise nicht nachvollziehbaren Gründen halten sich diese Dienste nach wie vor für unterschiedliche Aufgaben.

Der Cloud gehört die Zukunft

Vor wenigen Jahren wäre es – vor allem aus Datensicherheits- und Datenschutzrelevanten Gründen – undenkbar gewesen auch nur an eine Migration in die Cloud zu denken. Erst recht nicht für HR-relevante Themen und Aufgaben. Heute ist die Cloud das Betreibermodell der Wahl sowohl bei der Ablösung alter Systeme als auch bei Neuinstallationen – auch in den Bereichen Zeit und Zutritt. Es geht gar nicht mehr ohne Cloud, so der Tenor der Runde. Nicht zuletzt, weil Unternehmen selbst immer weniger Know-how in Sicherheits- und Datenschutzrelevanten Fragen und immer weniger geschultes Personal hierfür haben. Ebenso laufen die Anwendungen beim Cloud-Dienstleister sicherer und störungsfreier und Lösungen lassen sich je nach Bedarf hochflexibel skalieren.

Schnelle Ergebnisse

Als überaus erfolgreiche Vorgangsmethode in der Software-Entwicklung gewann agiles Projektmanagement bereits vor vielen Jahren eine große Fangemeinde. Viele Jahre und Projekte später hat sie auch in Projekten zur Implementierung von Zeitwirtschafts-, PEP- und Zutrittslösungen die Projektsteuerung grundlegend verändert. Mittlerweile fordern einige Kunden, die übrigens in agile Umsetzungsprojekte sehr früh aktiv eingebunden werden, von Anbietern agiles Know-how. Vor allem, wenn es um komplexere Projekte geht. Projektfortschritte werden schneller erreicht und Kunden sehen Ergebnisse, die sie bei Bedarf in allen Projektphasen korrigieren können, viel früher als bisher. Für das Gros der Anwesenden ist agiles Projektmanagement die neue Normalität.

Bilderstrecke:


Dieser Round Table ist in der Ausgabe 4/2020 der Personalwirtschaft erschienen. Sie können das Heft › hier im Shop bestellen.

Ulli Pesch ist freier Journalist und schreibt regelmäßig über das Thema HR-Software in der Personalwirtschaft.