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So bereiten Sie Teams auf das Saisongeschäft vor

HR-Werkstatt-Saisonarbeit

Frage an die HR-Werkstatt: “Für die verkaufsstärkste Saison des Jahres setzen wir zusätzliches Personal ein. Wie stellen wir sicher, dass unsere Mitarbeiter auch diese Peak-Zeiten erfolgreich bewältigen?”

Es antwortet: Doris Niederwieser, Customer Sales Director DACH bei SumTotal Systems.

Bereits seit Anfang Oktober stehen die ersten Schokoweihnachtsmänner in den Regalen. Spätestens wenn die Weihnachtsmärkte öffnen und der erste Glühwein ausgeschenkt wird, beginnt die Weihnachtszeit – und mit ihr der große Kaufrausch. Einzel- und E-Commerce-Händler bereiten sich meist bereits ab Spätsommer auf diese geschäftigste Einkaufssaison des Jahres vor. Aber auch bei Dienstleistern, Herstellern und Lieferanten steigt die Arbeitsbelastung zum Jahresende. Obwohl sich die meisten Unternehmen auf die Saisonspitzen einstellen und beispielsweise das Personal für diese Perioden aufstocken, stellen viele Führungskräfte fest, dass die Leistung der Mitarbeiter und die Kommunikation mit dem Team ausgerechnet in dieser wichtigen Zeit nicht so optimal ist, wie erhofft. Personalverantwortliche und Führungskräfte sollten sich daher rechtzeitig Gedanken machen, wie sie neue Kollegen sinnvoll in bestehende Teams integrieren. Die folgenden Maßnahmen haben sich bei der Mitarbeiterführung im Weihnachtsgeschäft und anderen Saisonspitzen als besonders hilfreich erwiesen.

Setzen Sie Prioritäten bei der Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten

Saisonarbeitskräfte müssen häufig sehr spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten übernehmen – auf diese sollte sich die Ausbildung konzentrieren. Jedoch ist auch immer eine grundlegende Schulung in Bezug auf Firmenkultur, -vision und -standards wichtig. Gleichzeitig sollten insbesondere neue Mitarbeiter in Bezug auf Kundenprofile und Leistungsziele eine Schulung erhalten. Bei den außerordentlich vielen Bereichen, in denen Unternehmen ihre Mitarbeiter trainieren müssen, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. So sollten Verantwortlich gerade die rollenbasierten Schulungen fokussieren. Überlegen Sie daher, welche Schulungselemente für den ersten Einstieg erforderlich sind, welche Sie auch später noch ergänzen oder während der Arbeit an praktischen Beispielen vermitteln können.

Weisen Sie Saisonmitarbeitern einen Mentor zu

Prüfen Sie, welche erfahrenen Mitarbeiter am besten geeignet sind, die Rolle eines Mentors einzunehmen. Für die Betreuung der saisonalen Arbeitskräfte sollte den Mentoren ein bestimmtes Zeitkontingent zur Verfügung stehen. Zusätzliche kuratierte Schulungen helfen ihnen dabei, ihre neue Unterstützungsfunktion besser zu verstehen. Gleichzeitig kann die Mentoren-Rolle eine großartige Karrieremöglichkeit für Mitarbeiter sein, die ihren Verantwortungsbereich ausweiten möchten.

Schaffen Sie Anreize für zusätzliche Aufgaben

Mitarbeiter, die neben der zusätzlichen Arbeitsbelastung in der Peak-Saison, das Unternehmen über das Standard-Arbeitspensum hinaus unterstützen, sollten Sie belohnen. Diese Honorierung der Zusatzleistung ist entscheidend, um einen engagierten Einsatz zu fördern. Unternehmen sollten daher vielfältige Anreize schaffen, um den Erfolg über die gesamte Saison zu steigern. Wettbewerbe, die sich an Spitzentagen auf eine bestimmte Kategorie oder Leistungskennzahl konzentrieren, motivieren Teilzeitbeschäftigte und Saisonarbeitskräfte für den Teamerfolg. Wettbewerbe über längere Zeiträume, bei denen Sie die Teamleistung belohnen, regen wiederum die Mitarbeiter zur Zusammenarbeit an. Darüber hinaus ist das Belohnen von positivem Verhalten der Schlüssel für motiviertes Arbeiten. Mitarbeiter sollten Anerkennung erhalten, wenn sie Kunden mit Fachwissen unterstützen, Komplimente von Kunden erhalten, Kollegen unterstützen oder sich über ihre Pflichten hinaus einsetzen.

Stellen Sie Trainingswerkzeuge zur Verfügung

Durch die Bereitstellung von Online-Lernwerkzeugen können die Mitarbeiter im Bedarfsfall auf spezifische Schulungen zugreifen. Dies unterstützt saisonale Angestellte und hilft, ihr Fachwissen und ihr Selbstvertrauen frühzeitig zu stärken. Festangestellte Mitarbeiter erhalten so gleichzeitig die Möglichkeit, bestimmte Fähigkeiten, die sie im Laufe des Jahres vergessen haben, aufzufrischen. Trainingsmaterial mit kurzen Lerneinheiten, beispielsweise kontextorientierte Videoclips, hat sich als besonders effektiv erwiesen – besonders in Phasen, in denen die Trainingszeit sehr knapp ist.

Fördern Sie den Dialog mit dem Team

Die Kommunikation von Erwartungen und Leistungsstandards sollte auch in hektischen Hochbetriebszeiten Priorität haben. Gerade zur Weihnachtszeit wird häufig in einer Woche so viel Ab- und Umsatz gemacht, wie sonst in einem ganzen Monat. Daher ist ein zeitnahes Feedback für die Motivation oder Neuausrichtung des Teams von entscheidender Bedeutung. Händler sollten allen Mitarbeitern Aktionspläne mit regelmäßigen Aktualisierungen der Ergebnisse mitteilen. Der Online-Zugriff auf Aktionspläne, Checklisten und Aufgaben kann die Kommunikation unterstützen, damit Führungsstärke nicht alle Aktionen einzeln kommunizieren müssen.

Ob zur Weihnachtszeit, dem Ferienbeginn oder zu anderen saisonalen Peaks: Mitarbeiter, die in Stresszeiten auf ein solides Fundament an Grundlagen, zielgerichteten Schulungsinhalten und Anreizen sowie die Unterstützung durch Kollegen und Vorgesetzte zurückgreifen können, behaupten sich beim großen Ansturm zu Feiertagen und anderen Gelegenheiten – und das bedeutet zufriedene Kunden und gute Geschäftsergebnisse.

Werkstatt-Check: Mitarbeiterführung zu Saisonspitzen erfolgreich bewältigen:

✓ Setzen Sie Prioritäten bei der Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten.

✓ Weisen Sie Saisonmitarbeitern einen Mentor zu.

✓ Schaffen Sie Anreize für zusätzliche Aufgaben.

✓ Stellen Sie Trainingswerkzeuge zur Verfügung.

✓ Fördern Sie den Dialog mit dem Team.

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