So gelingt die Umsetzung einer Vier-Tage-Woche

Frage an die HR-Werkstatt: Wie gelingt eine Umstellung auf die Vier-Tage-Woche?

Es antwortet: Elton Schwerzel, Managing Director DACH des HCM-Softwareunternehmens Cegid

Im Homeoffice kann produktiv gearbeitet werden – diese Erkenntnis hat die Debatte um die Vier-Tage-Woche in Deutschland neu entfacht. Wird Produktivität ergebnisorientiert gedacht, warum sollte dann ein Arbeitnehmer acht (oder mehr) Stunden am Stück am Schreibtisch sitzen, wenn seine täglichen To-dos längst erledigt sind? Einige Unternehmen haben deshalb ihre Arbeitszeiten erfolgreich umgestellt. Ihre Erfahrung gleicht in den meisten Fällen Islands vierjährigem Feldversuch: Bei gleichbleibendem Gehalt arbeiteten tausende Beschäftigte lediglich 35 bis 36 anstatt der üblichen 40 Stunden. Ein Produktivitätsverlust ging damit nicht einher, stattdessen waren die Mitarbeitenden zufriedener und motivierter. Inzwischen hat sich das Konzept auf der skandinavischen Insel etabliert und wird von vielen Arbeitnehmern in Deutschland ebenfalls gefordert. Besonders viel Anklang finden flexible Zeitmodelle hierzulande bei Fachkräften mit höherem Bildungsabschluss sowie bei den 30-44-jährigen Arbeitnehmern.

Dieses Bedürfnis muss ernst genommen und bestmöglich gestillt werden. Daher ist es jetzt vonnöten, sich mit unterschiedlichen Zeitmodellen auseinanderzusetzen. Wer der Vier-Tage-Woche in seinem Unternehmen eine reelle Chance geben will, muss fünf entscheidende Punkte beachten.

Flexibilität für alle

Das Ziel der Vier-Tage-Woche ist es, eine bessere Work-Life-Balance herzustellen. Entscheidend für die Mitarbeiterzufriedenheit sind daher flexible Richtlinien, die allen Mitarbeitenden genügend Raum für ihre individuelle Arbeitsgestaltung lassen. Um für Kunden und Partner dennoch an allen gesetzlichen Arbeitstagen erreichbar zu sein, müssen bei aller Flexibilität klare Zeit- und Einsatzplanungen in enger Absprache mit der Belegschaft getroffen werden. Eine ausgeprägte interne Besprechungskultur sowie der Mut zu asynchronen Projektarbeiten sind hierfür Grundvoraussetzungen. Digitale Tools und Plattformen erleichtern dabei Koordination und Zusammenarbeit maßgeblich.

Sollte die Vier-Tage-Woche nach belgischem Modell eine Einteilung von circa 40 Stunden auf vier Tage bedeuten, müssen Pausenzeiten angeglichen werden, insbesondere bei Überstunden. Ebenso sind Regelungen für den Überstundenausgleich bei der Umsetzung mitzudenken und mit Mitarbeitenden in den Dialog zu treten, die sonst gerne Mehrarbeit für einen Freizeitausgleich aufgebaut haben – bei einem 10-Stunden-Tageszeitmodell sind Überstunden sehr kräftezehrend und sollten nicht alltäglich sein. Gegebenenfalls lassen sich in Zusammenarbeit mit der Belegschaft Misch-Modelle aus Vier- und Fünf-Tage-Wochen erarbeiten.

Erwartungen klar formulieren

Beim Modell der Vier-Tage-Woche sollen die Mitarbeitenden, trotz gegebenenfalls  verkürzter Wochenarbeitszeit, die gleichen (oder gar bessere) Arbeitsergebnisse  liefern wie zuvor. Dies muss eindeutig kommuniziert werden, damit auch die  Mitarbeitenden eine klare Erwartungshaltung an sich selbst haben. Das verändert deren Auffassung von Produktivität und schafft zusätzlich Motivation. Gegebenenfalls ist eine effiziente Vier-Tage-Woche trotzdem nur möglich, indem  zusätzliche Mitarbeitende eingestellt werden. Steigt dafür aber die Produktivität und Zufriedenheit des Teams, zahlen sich die Investitionen sehr schnell aus.

Einbindung der Führungskräfte

Die Vier-Tage-Woche ist ein fundamentaler Einschnitt in die Arbeitsorganisation, der über die gesamten Hierarchie-Ebenen hinweg unterstützt werden muss. Führungskräfte sollten daher mit gutem Beispiel vorangehen und die neue Zeitregelung in der Praxis vorleben. Nur dann können die Mitarbeitenden ihre zusätzlichen Freiheiten wie geplant zur Erholung nutzen, ohne das Gefühl zu haben, jederzeit erreichbar und einsatzbereit sein zu müssen. Führungskräfte sollten sich dafür eng untereinander absprechen und Verantwortlichkeiten gegebenenfalls teilen. Dies hat den positiven Nebeneffekt, dass Silostrukturen abgebaut werden und anstelle von abteilungs- somit unternehmensfreundliches Zusammenarbeiten stattfindet. Dadurch wird eine einheitliche Wertekultur vorangetrieben, die direkt auf die Mitarbeiterbindung einzahlt.

Gut Ding will Weile haben

In keinem Fall sollten Unternehmen Versprechungen machen, die sie am Ende nicht halten können. Vor der endgültigen Entscheidung für oder gegen eine Vier-Tage-Woche sollte eine ausgiebige Testphase Klarheit bringen, bestenfalls für die Dauer von sechs Monaten. Denn die Umstellung auf die neue Arbeitszeitregelung bedeutet für die Mitarbeitenden auch, ihre Routinen entsprechend umzustellen und neue Arbeitsweisen zu erproben. Aller Wahrscheinlichkeit nach lassen sich Startschwierigkeiten dabei nicht vermeiden. Hier könnte es hilfreich sein, die Vier-Tage-Woche sukzessiv einzuführen, beispielsweise indem zunächst nur zwei freie Tagen im Monat festgelegt werden. Dies erleichtert die Umstrukturierung, bis alle Beteiligten in der Lage sind, einen Tag pro Woche weniger zu arbeiten. In keinem Fall sollte die Probezeit negative Auswirkungen auf die Vergütung haben – dadurch wäre ein Scheitern vorprogrammiert.

Nichts forcieren

In manchen Fällen kann es sein, dass das Vier-Tage-Modell trotz aller Bemühungen keine positiven Auswirkungen auf das Unternehmen hat. Dann gilt es den Mitarbeitenden transparent aufzuzeigen, warum die neue Arbeitsform derzeit (noch) nicht umgesetzt werden kann – hierbei sind insbesondere die HR-Abteilungen gefragt. Im Dialog mit der Belegschaft lassen sich vielleicht andere flexible Arbeitsmodelle evaluieren, beispielsweise fünf kürzere Arbeitstage, Mischformen aus langen und kurzen Arbeitstagen oder verstärkte Möglichkeiten des Überstundenausgleichs durch Freizeit. Hat HR ein offenes Ohr für das Bedürfnis einer besseren Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, fühlt sich die Belegschaft respektiert und wertgeschätzt– und die Zeit kann die Enttäuschung über das fehlgeschlagene Unterfangen besser heilen.

Kommt Zeit, kommt Rat

Schweden, Island, Spanien, Belgien: Die Liste der Länder, welche die Vier-Tage-Woche für sich erproben, wird immer länger. Ob und wie schnell sich dieser Trend in Deutschland durchsetzt, ist bislang jedoch nicht absehbar. Fest steht allerdings: Produktive Hochphasen besser nutzen, um mehr Freizeit gewinnen zu können, ist für viele Arbeitnehmer kein Wunschtraum mehr, sondern gehört fest zu ihrer Lebensqualität. Unternehmen jeder Größe werden sich auf lange Sicht diesen neuen Bedürfnissen ihrer Belegschaft zuwenden müssen, wenn sie ihre Mitarbeitenden halten möchten – und dabei auch die eine oder andere Testphase starten.