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So gelingt die Zusammenarbeit mit Freelancern

HR-Werkstatt

Frage an die HR-Werkstatt: “Auf welche rechtlichen Aspekte müssen wir als Führungskraft achten, wenn wir mit Freelancern zusammenarbeiten?”

Es antwortet: Silke Becker, Director Legal DACH, SThree

In der Regel verfügen Freelancer über sehr konkrete Spezialisierungen, um sich von der Konkurrenz abheben zu können. Unternehmen können so flexibel auf projektspezifischen Bedarf eingehen und zeitlich begrenzt die benötigten Kompetenzen einkaufen. Die Kosten, welche durch das Engagieren eines Freelancers entstehen, sind ebenfalls auftragsgebunden und zeitlich begrenzt. So lässt es sich vermeiden, dass langzeitige Verpflichtungen eingegangen werden, die über das Projekt hinaus gehen. Sie sollten jedoch bedenken, dass nicht nur Flexibilität, sondern auch gewisse rechtliche Vorgaben mit der Beauftragung von Freelancern einhergehen.

Weshalb es so wichtig ist, schon vorab Aufklärungsarbeit zu leisten

Es gibt in der Tat auch gewisse Stolperfallen: Als Unternehmen sollten Sie sicherstellen, dass der Freiberufler rechtliche Rahmenbedingungen einhalten kann und sind gleichzeitig dafür haftbar, falls Sie dies nicht ermöglichen. Zunächst sollten Sie sich bewusst machen, dass Unternehmen und deren Repräsentanten grundlegend zwischen Freiberuflern und Festangestellten differenzieren müssen. Dafür ist es wichtig, neben den Führungskräften auch die jeweilige Fachabteilung zu sensibilisieren.

Der Umgang mit Freelancern muss deshalb immer mit Bedacht erfolgen. Zunächst sollten Sie sich die Frage stellen: Welche Leistungen im Unternehmen können tatsächlich von Freelancern erbracht werden? Nicht zuletzt deshalb ist es ratsam, sich vor Start der Zusammenarbeit nochmal final abzustimmen: Welche Aufgaben sollen übernommen werden und welche konkreten Ergebnisse oder Ziele möchten wir damit erreichen?

Mein Tipp: Wenn Sie im Namen Ihres Unternehmens einen Freelancer beauftragen, dann kaufen Sie sich eine Leistung ein. Überlegen Sie sich bereits im Vorfeld, ob Sie wirklich eine Leistung wollen oder ob Sie eine Arbeitskraft benötigen, über die Sie verfügen können. Ist zweiteres der Fall, sollten Sie keine Freelancer einsetzen.

Beauftragung: Worauf müssen Sie bei Vertragsabschluss achten? Stellenbeschreibungen sind tabu!

Drei wichtige Aspekte sollten Sie unbedingt im Vertrag mit einem Freelancer berücksichtigen. Freiberufler dürfen keine arbeitsrechtlichen Weisungen erhalten. Darunter versteht man insbesondere Weisungen zu Zeit, Ort und Durchführung, denn Freiberuflern ist es selbst überlassen, wann und von wo aus sie arbeiten. Das heißt allerdings nicht, dass Freiberufler ihre Leistungen frei von Vorgaben erbringen. Vorgaben können sich zum einen aus den vereinbarten Verträgen ergeben, zum anderen aus Sachgründen. So gibt es Leistungen, die kraft Natur der Sache vor Ort oder zu bestimmten Zeiten erbracht werden müssen. Vertraglich können ebenfalls Vorgaben vereinbart werden, zum Beispiel zu Terminen und Leistungszeiten aber auch bezüglich fachlicher Anforderungen. Nicht möglich hingegen ist, dass das Unternehmen einseitig und ohne Sachgrund Vorgaben macht. Im Kernbereich seiner Leistung muss der Freelancer jedoch weisungsfrei bleiben, d.h. er muss über sich selbst bestimmen können.

Weiterhin sollte der Fokus des Vertrags immer auf der definierten Leistung als Basis der Selbstständigkeit liegen. Stellenbeschreibungen und die Definition von Unternehmenspositionen, wie wir es von Arbeitsverträgen kennen, sind hier fehl am Platz.

Sie sollten generell nur mit Selbstständigen zusammenarbeiten, die sich ganz bewusst und freiwillig dafür entscheiden. Zweifel an der Freiwilligkeit können gerade im Niedriglohnsegment aufkommen, in dem die Sicherheit und soziale Absicherung einer Festanstellung für die selbständig Tätigen oft erstrebenswert ist. Dabei ist es ebenfalls nicht legitim die Vergütung auf den gängigen Mindestlohn einer Branche zu reduzieren. Offiziell muss der Stundensatz es erlauben, dass Freelancer in der Lage sind, für sich selbst Sorge zu tragen. Auftraggeber sollten sich also die Frage stellen: Lässt das Honorar Raum für Eigenvorsorge? Ist es möglich damit sowohl Alters- als auch Krankenvorsorge selbst zu übernehmen? Hier kommt man schnell zum Schluss: Auf keinen Fall sollte die Bezahlung niedriger ausfallen als bei entsprechenden Arbeitnehmern. Ist sie höher, ist dies bereits ein Indiz für Selbstständigkeit.

Rechtskonformes Verhalten müssen auch Führungskräfte sicherstellen – eine umfängliche Integration ins Unternehmen ist hier nicht erwünscht

Sobald die Zusammenarbeit beginnt, gilt es weitere Stolpersteine frühzeitig zu erkennen. Freelancer sind anders zu behandeln als interne Mitarbeiter. Der Unterschied sollte auch nach Außen erkennbar sein. In der Praxis heißt dies, dass Sie an Freelancer keine internen Emailadressen vergeben sollten. Ebenso unzulässig ist eine Aufnahme im unternehmerischen Organigramm. Selbst wenn man als Führungskraft noch so zufrieden mit dem Partner auf Zeit ist, so darf dieser keine Vergünstigungen erhalten, die Sie möglicherweise Ihren Mitarbeitern bieten. Konkret kann es bedeuten, dass Sie Freelancer bei Firmenveranstaltungen nicht einladen dürfen. Eine Einladung könnte bedeuten, dass der freiberufliche Mitarbeiter schon Teil der Arbeitsorganisation geworden ist und somit für Scheinselbstständigkeit sprechen. Rechtskonformes Verhalten muss ich sowohl als Geschäftsführung als auch als Führungskraft im ganzen Unternehmen sicherstellen. Dazu gehört sämtliche Aspekte der Selbstständigkeit auch während der Vertragslaufzeit im Auge zu behalten.

Mein Tipp: In jedem Fall gilt es also zu vermeiden, dass Sie einen freiberuflichen Mitarbeiter wie einen festen Mitarbeiter behandeln – auch wenn wir in der Regel nach Gleichberechtigung streben. Dies birgt die Gefahr, dass rechtliche Anforderungen dann nicht mehr erfüllt sind.

Zusammenarbeit auf Zeit: Wettbewerbsverbot vs. Berufsfreiheit

Dürfen Sie Ihren freien Mitarbeiter untersagen, dass er Aufträge von der Konkurrenz annimmt? Grundsätzlich gilt nicht nur, dass Freiberufler für andere Auftraggeber tätig werden dürfen. Vielmehr noch muss es ihnen sogar möglich sein, auch weitere Projekte anzunehmen. Ausnahmen sollten Sie bei berechtigtem Interesse zulassen. Beispielsweise wenn top-secret an der Entwicklung von Innovation gearbeitet wird. Dann können Sie vereinbaren, dass Ihr Freelancer während der Vertragslaufzeit nicht mit konkurrierenden Unternehmen arbeiten darf beziehungsweise nur unter enger Abstimmung. Solche Wettbewerbsverbote gelten jedoch in der Regel nur während der Vertragslaufzeit. Wer sicher sein will, dass ein Wettbewerbsverbot auch nachvertraglich hält, muss das mit einer Karenzentschädigung kombinieren.

Mein Tipp: Sind Sie noch nicht hundertprozentig von der Eignung eines Freelancers überzeugt, so ist es durchaus legitim, bei der ersten Beauftragung zunächst einmal kleinere Projekte gemeinsam abzuwickeln.  Ähnlich einer Probezeit haben Sie dadurch Gelegenheit, sich besser kennenzulernen und sowohl den Cultural Fit als auch die professionelle Eignung zu testen.

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