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So macht HR sich fit für EX-Design

Ihre Kunden fühlen sich wie Könige – Ihre Mitarbeiter eher
vernachlässigt? Mit EX-Design können Sie das Miarbeitererlebnis spürbar
verbessern. Vorausgesetzt: Sie verfügen über die entsprechenden
Kompetenzen.

Der Mitarbeiter setzt eine Krone auf
Voraussetzung für erfolgreiches EX Design ist eine neue Haltung bei HR-Managern und Personalverantwortlichen. Foto: © Elnur-stock.adobe.com

Employee Experience Design (EX Design) steht für die systematische Gestaltung und Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses im Unternehmen. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, der sowohl bei den physischen und kulturellen als auch bei den technischen Faktoren der Employee Experience ansetzt. Dazu gehören unterschiedliche Aspekte wie das Design der Büroeinrichtung, die technische Ausstattung des Arbeitsplatzes, die Anwenderfreundlichkeit von Employee Self-Services, aber auch flexible Arbeitszeitgestaltung und die Ausprägung der Unternehmenskultur.

EX Design verlangt dem HR-Management viel ab. Zwar muss kein Personaler zum Innenarchitekten, IT-Experten oder Kulturberater umschulen. Aber EX Design sollte fester Bestandteil jedes HR-Projekts werden und allen Beteiligten in Fleisch und Blut übergehen.

Ein neues Mindset etablieren

Voraussetzung für erfolgreiches EX Design ist eine neue Haltung bei HR-Managern und Personalverantwortlichen: Wenn sie Arbeitnehmer als interne Kunden und Stakeholder behandeln, werden sie deren Bedürfnissen in den verschiedenen Phasen, die diese in der Beziehung zum Unternehmen durchlaufen, besser gerecht.

Dieses Prinzip sollten HR-Manager leben, und zwar an jedem Interaktionspunkt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Das Mitarbeitererlebnis gestalten

Um etwas so Subjektives wie das Mitarbeitererlebnis gezielt zu beeinflussen, brauchen Personalmanager unterschiedlichste Kompetenzen: zum Beispiel aus den Bereichen Kommunikation, Marketing oder Projektmanagement. Diese Disziplinen bieten hilfreiche Methoden und Erkenntnisse für das EX Design.

Kommunikation

Die Gestaltung des Mitarbeitererlebnisses lebt von der Kommunikation mit der Belegschaft. Nutzen Sie Instrumente wie Mitarbeitergespräche, Team-Workshops, Mitarbeiterbefragungen, Pulsbefragungen, Vorschlagswesen oder auch anonyme Feedback-Kanäle, um im Dialog zu bleiben. Nehmen Sie die Wünsche, Meinungen und Stimmungen der Arbeitnehmer ernst und handeln Sie proaktiv. Warten Sie nicht, bis Beschwerden kommen. Denn dann hat die Employee Experience bereits Schaden genommen.

Marketing

Im Online-Handel oder im Dienstleistungssektor wird Experience Design schon länger erfolgreich praktiziert. Es gibt zahlreiche Tools, um die Customer Journey zu optimieren – etwa über die Personalisierung und Individualisierung von Angeboten à la Amazon oder Google. Hier können sich Personaler einiges abschauen.

Auch lassen sich wichtige Gestaltungskriterien aus dem User Experience Design (UX Design) auf das EX Design übertragen: Nutzerfreundlichkeit, intuitive Bedienbarkeit, Effizienz, Effektivität, schnelle Hilfe bei Fragen etc. Ob Kunde, Anwender oder Mitarbeiter – das Prinzip ist das gleiche: Menschen positive Erfahrungen und Wertschätzung bieten, um sie ans Unternehmen zu binden und im besten Falle zu Fans zu machen.

Projektmanagement

Mithilfe agiler Methoden können Personalmanager schneller auf die Bedürfnisse der Belegschaft eingehen und entsprechende HR-Services entwickeln. Design Thinking hilft Ihnen beispielsweise dabei, sich in die Rolle der Mitarbeiter hineinzuversetzen, deren Arbeitswelt besser zu verstehen, kollaborativ Prototypen zur Lösung konkreter Probleme zu erstellen und diese in kurzen Intervallen zu verbessern.

Mit der Scrum-Methode können Sie HR-Projekte flexibler planen und durchführen: Komplexe Aufgaben werden in Teilaufgaben gegliedert und iterativ bearbeitet, Projektfortschritte durch ein Scrum-Board visualisiert.

Je aufgeschlossener die Personalabteilung für neue Methoden ist, desto positiver wirkt sich das auf die Employee Experience aus. Besonders die Generationen Y und Z schätzen Ansprechpartner bei HR, die up to date sind.

Change Management

Wollen Sie agile Methoden im gesamten Unternehmen verankern, setzen Sie eine Ebene höher an – beim Change Management. Hier geht es um grundlegende Veränderungen in der Ausrichtung einer Organisation, beispielsweise als Reaktion auf wirtschaftliche oder technologische Entwicklungen.

Es gibt zahlreiche Modelle für Change Management. Allen gemeinsam ist: Nicht mehr zukunftsfähige Ziele, Strukturen, Prozesse und Verhaltensmuster, werden angepasst und durch erfolgversprechendere ersetzt. Wie ein Unternehmen solche Transformationsprozesse handhabt, wirkt sich in der Regel massiv auf das Mitarbeitererlebnis aus.

Technische Unterstützung

Für erfolgreiches EX Design brauchen Personalmanager auch technische Unterstützung. Das Angebot reicht von digitalen Mitarbeiterbefragungen und Feedback-Tools über Echtzeit-Auswertungen von HR-Daten bis hin zu Software-Paketen, die vom Onboarding bis zum Offboarding alle Phasen und Karriereschritte der Employee Journey abbilden.

Mit mitarbeiterorientierten Kompetenzen, Methoden und Tools machen Personalabteilungen sich stark für Employee Experience Design. Und starkes EX Design trägt entscheidend dazu bei, dass Mitarbeiter sich im Unternehmen wohlfühlen und zu Fans werden.

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