So stellen Sie die Performance im Homeoffice sicher

Frage an die HR-Werkstatt: „Wie behalte ich den Überblick über die Leistungen unserer Mitarbeiter, wenn sie im Homeoffice arbeiten?“

Es antwortet: Prof. Dr. Katja Nettesheim, Gründerin und Geschäftsführerin von Culcha.

Im Herbst 2020 hat die „zweite Welle“ Arbeit wieder vermehrt an heimischen Schreib- und Küchentischen stattfinden lassen. Der Übergang ins Remote-Setting im Frühjahr war für viele herausfordernd. Diese Hürde haben die Teams längst überwunden. Mittlerweile sind sie versierte Slack-, MS Teams- oder Zoom-Nutzer. Sie wissen, wie Sie Online-Meetings gestalten und Dateien teilen.

Auch wenn das Homeoffice für einige Unternehmen teils schon vor Corona dazu gehörte: Anfang 2020 war es für viele absolutes Neuland. Laut der Studie „Remote Teams“ von Prof. Kunze & Zimmermann der Uni Konstanz aus April 2020 hatten rund 85 Prozent der Führungskräfte in Deutschland vor Corona noch nicht aus dem Homeoffice geführt. Und obwohl Unternehmen nun die ersten Hürden genommen haben, herrscht weiterhin Nachholbedarf bei der Frage: Wie führe ich ein Team auf Entfernung wirksam?

Stellen Sie sich die Frage, wie Sie selbst persönlich zum Thema Homeoffice stehen. Es kann hilfreich sein, die eigene Einstellung zu Homeoffice zu reflektieren. So muss Ihr Team nicht gegen Vorurteile anarbeiten, sondern erfährt für seine tatsächliche Leistung Wertschätzung und Anerkennung. Was dabei hilft? Transparenz.

Kanban-Methode als Fortschrittsanzeige auf die Entfernung

Mit der Kanban-Methode lässt sich die Zusammenarbeit in Teams sehr einfach koordinieren. Wer dieses Tool noch nicht kennt: Es ist eine Methode für effektives Aufgabenmanagement, abgeleitet aus der japanischen Automobilproduktion. Aufgaben behandeln Sie dabei wie Werkstücke, indem sie diese gut sichtbar – als Post-it oder digitale Karte – von einem Arbeitsschritt zum nächsten schieben. Üblicherweise sind mindestens die Arbeitsschritte „Idee/Backlog“, „Aufgabe/to do“, „in Bearbeitung/doing“, „in Abstimmung/pending“ und „erledigt/done“ vorgesehen.

Die Vorteile: Sie behalten den Überblick, vermeiden Doppelarbeit, erhalten Transparenz über individuelle Arbeitsfortschritte und den Stand des Teams, bündeln Zuständigkeiten sowie Deadlines an einem Ort. Neben der Definition der Arbeitsschritte, des Workflows und der Einrichtung des Boards, ist es hilfreich, Meetings einzurichten, um das Kanban-Board zum gelebten Teil des Arbeitsalltags zu machen.  Der Verweis auf das Board in Gesprächen hilft, die Methode zu verankern.

Im Remote-Setting – also online – ist das Kanban-Board von noch größerem Nutzen. Denn als Führungskraft können Sie ganz natürlich die Möglichkeiten eines digitalen Kanban-Boards nutzen, um immer auf dem Laufenden zu bleiben. Indem Sie zum Beispiel eher kleinteiligere Aufgaben setzen oder größere Aufgaben mit Checklisten versehen. Nun können Sie anhand der Aufgabenzuweisung und der Kommentare auf den Karten sehen, wie die Aufgaben voranschreiten und damit den Arbeitsfluss optimal koordinieren – auch ohne auf die Schreibtische zu sehen. Das erleichtert Ihre Führungsarbeit auf die Distanz ungemein!

Aufgaben richtig kommunizieren und empfangen

Die Erfahrung zeigt: Entfernung führt dazu, dass Kollegen häufiger aneinander vorbeireden, nicht ausreichend ins Detail gehen oder Informationen teilen, die nicht zur Aufgabenerfüllung beitragen. Auch dazu ein paar nützliche Ideen:

Erwähnen Sie alle verfügbaren Ressourcen und Dokumente, die Ihnen für die Erfüllung der Aufgabe wichtig erscheinen. Lassen Sie Ihrem Mitarbeiter Zeit, sich einen Überblick zu verschaffen und gegebenenfalls Nachfragen zu stellen. Benennen Sie den Umfang des erwarteten Ergebnisses so präzise wie möglich: Brauchen Sie nur ein paar Stichworte oder eine umfassende Ausarbeitung? Welchen Dateityp bevorzugen Sie? Und bis wann brauchen Sie es? Je nach Aufgabe können Beispiele oder Referenzen hilfreich sein. Beschreiben Sie auch, was ein Ergebnis konkret auszeichnet und schaffen Sie einen größeren Kontext: Wozu trägt es bei, was soll damit erreicht werden?

Verabreden Sie ferner Schulterblicke mit Ihren Mitarbeiten, um den Fortschritt zu bewerten und gegebenenfalls den Kurs zu korrigieren. Sehen Sie dies als Sparringstermin für Ihre Mitarbeiter: Mit neuem Input wird das erreichte Ergebnis noch besser. Und abschließend sollten Sie darauf achten, all diese Informationen auch zu dokumentieren. So gibt es später keine unsicheren Erinnerungen. Dazu können Sie sich aus dem oben Genannten und den besonderen Gepflogenheiten Ihrer Abteilung eine Vorlage zur Aufgabenübertragung machen. Als Ausgangspunkt könnte Ihnen diese hier dienen: 

 

Führen über positive Verstärkung auf die Distanz

Kaum etwas motiviert Menschen bei der Arbeit stärker als Wertschätzung. Das gilt umso mehr im Homeoffice. Denn Fortschritte, Leistungen und Ergebnisse sind auf die Distanz für Ihre Mitarbeiter häufig schwerer so zu zeigen, dass sie von Ihnen als Führungskraft auch gesehen und gewürdigt werden. Eine effektive Methode für Sie als Führungskraft ist die positive Verstärkung. Unter positiver Verstärkung versteht man den Mechanismus, dass ein Verhalten aufgrund vorangegangener, positiver Reaktionen wiederholt gezeigt wird. Zum Abschluss noch einmal fünf Tipps, wie Sie die positive Verstärkung im Remote-Setting anwenden können, um über Lob und Anerkennung positiver Verhaltensweisen zu fördern.

1. Senden Sie private Chatnachrichten mit ausführlichem Lob für die Aufgabenerledigung.
2. Teilen Sie besondere Leistungen öffentlich im team- oder unternehmensweiten Netzwerk und machen Sie so Erfolge auch für andere sichtbar.
3. Hatte ein Teammitglied einen wichtigen Verbesserungsvorschlag, erwähnen Sie den Namen bewusst, wenn es zur Umsetzung kommt.
4. Sprechen Sie Ihren Mitarbeitern nach einer Serie von guten Leistungen auch beständig Ihr Vertrauen aus, indem Sie ihnen zum Beispiel die Leitung/Moderation eines virtuellen Meetings übergeben.
5. Schaffen Sie einen angenehmen Tagesabschluss und senden Sie am Ende des Tages eine positive Nachricht in den Team-Chat.

Und noch eine Sache: Wirklich nachhaltig und gut verteilte Teams zu führen, ist für die Meisten neu. Gestehen Sie sich selbst und anderen Wissens- oder Erfahrungslücken zu. Das zeichnet Sie als souveräne und authentische Führungskraft aus. Gehen Sie mit ein wenig Demut und einer großen Portion Offenheit an Ihren veränderten Führungsauftrag heran und saugen Sie auf diese Weise Wissen auf. Im Handumdrehen kehrt so Ihre Autorität gestärkt zu Ihnen zurück!