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So vereinfachen Sie mit Blockchain-Technologie Ihre Personalarbeit

HR-Werkstatt zu Blockchain-Technologie

Frage an die HR-Werkstatt: “Wie macht Blockchain-Technologie unsere Personalarbeit sicherer?”

Es antwortet: Doris Niederwieser, Customer Sales Director DACH bei SumTotal Systems.

Blockchain-Technologien kommt in verschiedenen Bereichen zum Einsatz – unter anderem im Finanzsektor, der Logistik und den Handel. Eine Blockchain ist, vereinfacht ausgedrückt, eine auf vielen Rechnern verteilte Datenbank, die digitale Transaktionen, Abschlüsse und Zertifikate sicher dokumentiert. Diese Art der Speicherung macht es unmöglich, Daten zu manipulieren, wenn sie einmal in eine Blockchain geschrieben wurden. Die manipulationssichere Natur der Blockchain bedeutet daher auch, dass sich damit beispielsweise die Identität von Mitarbeitern samt Beschäftigungs- und Bildungsnachweisen leicht zurückverfolgen und überprüfen lassen. Die möglichen Einsatzbereiche der Blockchain-Technologie für Ihre Personal- und Sicherheitsanforderungen reichen dabei weit. Einige Anwendungen lassen sich bereits heute realisieren. Für Anwendungen über die Unternehmensgrenzen hinaus ist hingegen eine allgemeine Etablierung von Blockchain-Systemen, in denen Bildungsabschlüssen und Zertifizierungen sicher erfasst werden, notwendig.

1. So könnte die Blockchain Ihre Einstellungsverfahren vereinfachen

Kämpfen Sie mit der aufwendigen Validierung von Qualifikationen und anderen Informationen im Lebenslauf durch Dritte? Laut einem Artikel von “HR-Technologist” gibt fast die Hälfte der HR-Mitarbeiter an, keine Zeit zu haben, alle Angaben auf Lebensläufen und Bewerbungsunterlagen zu überprüfen. Erschreckend ist, dass Unternehmen laut des aktuellen “HireRight EMEA Employment Screening Benchmark Report” jedoch bei Überprüfungen bei 83 Prozent der Lebensläufe und Bewerbungen Diskrepanzen feststellen.

Tipp: Würden kritische Daten, wie Ausbildungsabschlüsse und Zertifizierungen, in einer Blockchain erfasst, stünden sie so zum Abgleich zur Verfügung. Arbeitgeber könnten darauf vertrauen, dass Lebensläufe über eine Blockchain-basierte Lösung besser validierbar sind.

2. Unterstützen Sie den Employee Life Cycle

Der Employee Life Cycle endet keineswegs nach dem Vorstellungsgespräch, der Überprüfung von Qualifikationen, der Validierung des Werdegangs, dem Erfassen von Referenzen oder der Beantragung erforderlicher Sicherheitsüberprüfungen. Er setzt sich über die gesamte Beschäftigungszeit fort – beispielsweise, wenn sich die Position des Mitarbeiters ändert, er weitere Qualifikationen erwirbt oder die Abteilung wechselt.

Tipp: Durch die Implementierung der Blockchain-Technologie könnten Sie den gesamte Karriereweg von Mitarbeitern begleiten. Was heute in unternehmens- oder abteilungsinternen Systemen erfasst wird, erhielt durch ein Blockchain-System nicht nur ein höheres Sicherheitsniveau. Es würde darüber hinaus auch die Anwendung über Abteilungs-, Standorts- oder Unternehmensgrenzen hinaus extrem vereinfachen, wie im nächsten Punkt beschrieben wird.

3. Qualifikationsmanagement für Ihre Compliance-Anforderungen

Der Nachweis von Qualifikationen, Zertifizierungen oder deren Äquivalenzen ist heute eine Herausforderung für viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Gleichzeitig steigen die Compliance-Anforderungen und damit die Belastung für Personalverantwortliche, diese sicherzustellen. Diese Problematik tritt auch auf, wenn ein Mitarbeiter beispielsweise den Einsatzort ändert und die geforderten Zertifizierungen am neuen Arbeitsplatz eventuell anders benannt sind.

Tipp: Systeme für Human Capital Management (HCM) können Personalverantwortliche bereits heute erheblich bei dieser Aufgabe unterstützen. HCM-Systeme erfassen die Qualifikationen aber nur für die eigenen Mitarbeiter. Zukünftig können Blockchain-gestützte Systeme auch über geografische und Unternehmensgrenzen hinweg die sichere Verwaltung und Validierung vereinfachen – nicht nur für die eigene Belegschaft, sondern dann auch für Bewerber, neue Mitarbeiter, Partner, etc.

4. Smart Contracts für Ihre Prozessautomatisierung

Leistungsbelege und Zahlungsabwicklungen gehören zu den zeitaufwändigen Pflichtaufgaben für Unternehmen, besonders wenn es um Freelancer, Lieferanten und Auftragspartner geht.

Tipp: Blockchain-gestützte Smart-Contract-Lösungen können Dienstleistungen durch Zeitprotokolle und Leistungsnachweise überprüfen. Für Auftraggeber sowie Auftragnehmer stellt das eine sehr effiziente Möglichkeit für Leistungsprüfungen beziehungsweise Leistungsbelege und Zahlungsabwicklungen dar. Laut IT-Branchenverband CompTIA setzten 45 Prozent der “Early Adopters” Blockchain bereits 2017 zur Umsetzung von Smart Contracts in ihren Unternehmen ein. Sie könnten Smart Contracts aber auch für regelmäßige Lohnabwicklung nutzen, um Zahlungsprozesse zu automatisieren. Mitarbeiter erhalten anhand eines personalisierten Codes automatisch ihre Zahlung, ohne dass ein Risiko von Verzögerungen oder Betrug besteht.

5. Sorgen Sie für sichere Transaktionen

Datenverluste oder andere Sicherheitsverletzungen gehören zu den größten Alpträumen von Unternehmen, da diese auch immer stärker in der Haftung für die Absicherung ihrer Ressourcen stehen. Gesetze wie die DSVGO sowie Compliance-vorgaben legen klar fest, dass Unternehmen Sicherheitsanforderungen umsetzen müssen. Kommt es trotzdem zu Datenverlusten oder Sicherheitslücken, müssen sie nachweisen, welche Personen wann Zugriff auf die Systeme hatten.

Tipp: Über Blockchain abgewickelte Transaktionen können genauso den Austausch persönlicher Informationen, Arbeitserfahrungen und Aufzeichnungen wie auch Finanzprozesse absichern. Das zusätzliche Sicherheitslevel der mittels Blockchain gespeicherten Informationen und dokumentierten Prozesse macht Manipulation äußerst schwierig. Durch das geringere Risiko verringert sich auch der Aufwand, der heute als Folge von Datenverlusten oder Sicherheitsverletzungen entsteht. Gute Nachrichten also für HR- sowie Sicherheitsverantwortliche und Management!

6. Verwalten Sie Ihr Identitäts- und Zugriffsmanagement

Ein Identitätsnachweis ist heute für viele Prozesse notwendig – besonders häufig fällt diese Anforderung für Sicherheitsfreigaben von Mitarbeitern und den Zugriff auf bestimmte Daten und Ressourcen an.

Tipp: Die Dokumentation per Blockchain liefert die Basis für das Konzept einer “Self-Sovereign”-Identität, bei der Nutzer ihre Daten autonom kontrollieren und ihre Legitimität schlüsselfertig nachweisen können. Damit können Sie sich eine aufwendige Administration über Dritte sparen. Eine zentrale Quelle zum Nachweis der Identität und der entsprechend zugewiesenen Berechtigungen würde damit beispielsweise die Verwaltung von Zugriffsdaten erheblich erleichtern. Das sorgt für eine bessere Unternehmenssicherheit sowie Transparenz über Abteilungseinheiten und Branchen hinweg. Gleichzeitig könnten Unternehmen den Mitarbeitern Einblicke in Aufzeichnungen und Personal- oder Lohnabrechnungsprozesse geben, da die Identität der jeweiligen Person gesichert ist – Stichwort “Self-Service”. Dies sorgt für mehr Transparenz und senkt den Aufwand für individuelle Anfragen und Prozesse, die ein Sachbearbeiter abwickeln muss.

7. Verwalten Sie Ihr physisches Zugangsmanagement

Bereits heute gibt es Beispiele von Sicherheitszonen in der Forschung, Fertigung oder Wartung wie für Wartungstechniker an Flughäfen. Um Zugang zu erhalten, müssen Mitarbeiter im Rahmen ihrer Identifikation den Nachweis für die erforderlichen Lizenzen – “License-to-Operate” – erbringen. Zu groß ist ansonsten das Risiko, dass der Arbeitgeber bei Fehlern rechtlich belangt wird.

Tipp: Ein sicheres Identitäts- und Qualifikationsmanagement – das beispielsweise durch Blockchain-Technologie gestützt wird – bildet hierfür die Basis. Damit vereinfachen Sie Compliance- und Sicherheits-Anforderungen wesentlich. Blockchain-Technologie können Sie beispielsweise auch dazu verwenden, um biometrische Daten wie Fingerabdrücke oder Iris-Scans für die legale Identifizierung und Aufzeichnung zu speichern. So kann die Identität der Mitarbeiter eindeutig belegt werden.

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