Gut aufgestellt im Kampf um die klügsten Köpfe

Um im Kampf um hoch qualifizierte Nachwuchstalente mithalten zu können, müssen Unternehmen ihren (zukünftigen) Angestellten den Service bieten, den sie auch von anderen Lebensbereichen gewohnt sind. Anders ausgedrückt: Die digitale Transformation drängt in den HR-Bereich. Prozesse werden verschlankt, überflüssige Schritte eliminiert und Administrationsaufgaben lassen sich mit der geeigneten Software ganz einfach automatisieren. Auf diese Weise können sich HR-Verantwortliche voll und ganz auf die Suche und Betreuung der neuen Talente konzentrieren. 

Gerade im HR-Bereich wird jedoch häufig noch immer mit Papierakten gearbeitet. Ähnlich veraltet präsentiert sich in vielen Fällen die IT-Landschaft. So schlummern wertvolle Informationen zu Mitarbeitern mitunter in verschiedenen On-Premise- und Cloud-Systemen, in diversen Applikationen oder verteilt in unzähligen E-Mail-Eingängen: Chaos und Ineffizienz sind Programm. Denn sind Daten derart verstreut, fällt es HR-Mitarbeitern schwer, einzelne Informationen zu finden, zu konsolidieren und gegen missbräuchlichen Zugriff zu schützen. 

Die Lösung für dieses Problem liegt in einer zentralen digitalen Personalakte, die sich nahtlos in SAP SuccessFactors integriert. Laut einer Untersuchung von Gartner steigt allein durch die Digitalisierung von HR-Dokumenten die Produktivität im Schnitt um 15 Prozent. Das liegt vor allem daran, dass die zeitaufwendige Suche entfällt – sei es für Standard-HR-Anfragen oder komplexe Compliance-Audits. Die Vorteile sind jedoch noch wesentlich höher, wenn sämtliche Prozesse im Unternehmen betrachtet werden. 

Hierfür stellt SAP mit SAP SuccessFactors eine der führenden HR-Plattformen bereit: eine Cloud-Lösung, die den flexiblen Lifestyle der Generation Y unterstützt. Die fehlende Personalakte liefert OpenText mit SAP SuccessFactors Extended Enterprise Content Management (ECM). 

Effizienz durch zentrales Dokumentenmanagement

Die einzelnen Anwendungen erinnern an Linkedin-Profile, sind aber weit mehr als reine Personalverzeichnisse. Hier können HR-Verantwortliche Fachkenntnisse oder Peers identifizieren und verbinden. Die Lösung bietet zudem besondere Features für Businesstrips sowie eine eigene Plattform für Lehrlinge und Auszubildende. Die Software übernimmt viele Aufgaben automatisiert. Was bislang fehlte, war eine Personalakte. Dafür hat OpenText die Erweiterung SAP SuccessFactors Extended Enterprise Content Management (ECM) entwickelt. Die Personalakte von OpenText läuft in der Cloud und ist perfekt in SAP SuccessFactors integriert. Sie erlaubt ebenso das Zusammenspiel mit der On-Premise-Lösung SAP ERP HCM. Auch Hybridmodelle mit HCM und SAP SuccessFactors sind möglich. 

Die Lösung bildet den kompletten Lebenszyklus eines Dokuments ab, von der ersten Erfassung über die Verwaltung bis zum Löschvorgang, wenn es das Gesetz oder der Lauf der Zeit erfordert. Dazu gehört ebenfalls, dass Inhalte aus unterschiedlichen Anwendungen auf einer zentralen Plattform zusammengeführt werden. Im Personalwesen spielen besonders E-Mails und Word-Dokumente, PDF-Dateien, aber auch eingescannte Papierakten eine Rolle. Maximaler Bedienkomfort stand für die Entwickler von OpenText bei der Integration im Vordergrund.
So ist es aus jeder Anwendung heraus möglich, auf die Dokumente des jeweiligen Mitarbeiters zuzugreifen. Falls beispielsweise ein E-Mail-Austausch wichtige Informationen für die Personalakte enthält, lässt sich diese per Drag and Drop ganz einfach aus Outlook in die Personalakte verschieben. Durch rollenabhängige Berechtigungen und einfache Scan-Funktionen können Angestellte und Führungskräfte viele Daten selbst anpassen. Dadurch wird der Austausch zwischen HR-Abteilung und Mitarbeitern erleichtert. Ihre Vorteile zeigt die Lösung auch innerhalb eines Shared-Services-Modells. In diesem Bereich kommt es schließlich ganz besonders auf den schnellen und unkomplizierten Zugriff auf Personalinformationen an. In der Praxis sind dabei jedoch Verzögerungen an der Tagesordnung. Hier überzeugt SAP SuccessFactors Extended ECM mit umfassenden Suchfunktionen, mit denen HR-Verantwortliche nach Kriterien wie Dokumentenart, Personalnummer, Metadaten, Textsuche und Attributen schnell und unkompliziert die gewünschte Information finden. Dank der Dashboard- und Ticketfunktionen können Benutzer Anfragen einreichen, die dann vom Personalteam direkt in der Lösung bearbeitet werden.

Compliance-Risiken effizient minimieren

Weitere Bereiche, in denen SAP SuccessFactors Extended ECM punkten kann, sind die Reduzierung von Compliance-Risiken und die Verkürzung von Audit-Prozessen: Gerade mit Blick auf die Datenschutz-Grundverordnung, die im Mai in Kraft trifft, dürfen HR-Abteilungen keine Risiken eingehen. Schließlich drohen Unternehmen erhebliche Strafzahlungen, sofern Daten länger als unbedingt nötig gespeichert werden. Mit SAP SuccessFactors Extended ECM lassen sich deshalb Regeln vorgeben, nach denen bestimmte Dokumente in der Akte eines Mitarbeiters rechtssicher aufbewahrt oder gelöscht werden müssen. 

Zu den größten Anwendern von SAP SuccessFactors Extended ECM gehört das Unternehmen British American Tobacco (BAT). Der Konzern beschäftigt weltweit rund 50.000 Mitarbeiter und setzte zuvor bereits mehrere Anwendungen aus dem OpenText-Portfolio für die Dokumentenverwaltung ein. „SAP SuccessFactors Extended ECM von OpenText war für uns eine optimale Wahl. Wir können sämtliche Personalakten, Briefe, Arbeitsverträge und andere Dokumente zentral verwalten. Davon profitieren besonders Mitarbeiter, die weltweit zwischen unseren Niederlassungen wechseln“, berichtet Andy Straw, IT Programme Manager bei BAT. 

Zu den vielen Bereichen, in denen British American Tobacco von der Lösung profitiert, gehört die automatisierte Kommunikation. Über mühelos anlegbare Vorlagen und frei anpassbare Texte ist es leicht, Mitarbeiter individuell über HR-Themen zu informieren. Die Daten werden dafür automatisch aus SAP SuccessFactors extrahiert. Auch ein Review-Prozess durch eine weitere Instanz kann problemlos angestoßen werden. Nach der Übermittlung an den Empfänger wird die Datei automatisch Teil der Personalunterlagen. 

Vorteile auf allen Ebenen

Die Einführung von SAP SuccessFactors Extended ECM bringt Unternehmen gleich auf mehreren Ebenen voran. So sprechen aus Sicht der IT-Abteilung vor allem die deutlich geringeren Implementierungs- und Betriebskosten sowie die einfachere Administration für eine zentralisierte Dokumentenverwaltung. Im gleichen Zug werden über die reine IT-Sicherheit hinaus viele Compliance-Anforderungen erfüllt, die andernfalls nur mit hohem manuellen Aufwand erledigt werden könnten. 

Zu den Gewinnern zählen auch Mitarbeiter und Führungskräfte: Sie profitieren von optimierten HR-Prozessen und sehen alle relevanten Informationen auf einen Blick. Auf dieser Basis können sie deutlich bessere Entscheidungen treffen. Gleichzeitig entstehen weniger Fehler. Die Personalabteilung wiederum kann sich von der Last arbeitsintensiver manueller Vorgänge befreien. Zugleich verbessert sich die Kommunikation mit sämtlichen Abteilungen, während das Servicelevel steigt. Damit lässt sich eine technische Grundlage für HR-Verantwortliche schaffen, um im Kampf um Nachwuchstalente als Sieger hervorzugehen.