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Sichtbar flexibles und effizientes HR-Management

 

Visualisierung von KPIs wie Headcount und FTE im Organigramm
Visualisierung von KPIs wie Headcount und FTE im Organigramm. Quelle: Ingentis, 2018

Im Jahre 1923 als Familienbetrieb gegründet, ist Conrad heute einer der führenden Omnichannel-Anbieter für Technik und Elektronik in Europa. Dabei sorgen rund 4.000 Mitarbeiter für fließende Abläufe und zufriedene Kunden. Das Personalsystem SAP SuccessFactors wiederum liefert die Grundlage für effizientes HR-Management. Es läuft auf der SAP Cloud Platform und vereint diverse Tools für die Personalarbeit. Seine Nutzer profitieren von mehr Effizienz, Zuverlässigkeit und verbesserter Datenqualität.

Als es um die Visualisierung der Unternehmensstruktur von Conrad ging, stieß die native Organigramm-Lösung von SAP SuccessFactors jedoch an ihre Grenzen: Individuelle Darstellung von Strukturarten und Objekten, responsives Design, Planspiele – all dies war nicht möglich. Erst mit dem Einsatz von Ingentis org.manager [web] for SF ergaben sich Lösungen. 

Individuelles, responsives Design

Ingentis org.manager [web] for SF ist eine Erweiterung der Organigramm-Software Ingentis org.manager, die speziell für SAP SuccessFactors entwickelt wurde. Die Anwendung der Firma Ingentis bezieht die notwendigen HR-Daten aus Employee Central und anderen SAP-SuccessFactors-Modulen und erstellt damit vollautomatisch in Echtzeit die gewünschten Organigramme. Die Visualisierungen sind stets auf dem neuesten Stand; Personalveränderungen müssen nicht per Hand übertragen werden. Dank dieser Software ist die Conrad-Gruppe nun in der Lage, verschiedene Organisationseinheiten abzubilden. Design und Inhalt der Organigramme lassen sich über eine Administrationsoberfläche einfach und schnell an die Wünsche des Kunden anpassen. Speziell für den Einsatz in SAP SuccessFactors stellt Ingentis org.manager [web] for SF die Objekte “Business Unit”, “Division”, “Department”, “Position” und “Employee” dar. Aber auch andere Objektarten lassen sich außerhalb des Standards definieren.

Neben dieser Objektvielfalt macht Conrad von der Möglichkeit Gebrauch, Positionen alternativ darzustellen. Konkret werden Stabsstellen versetzt angeordnet, damit sie in der Strukturübersicht klar erkennbar sind. 

Ebenso konnte das Konzept “Mobile & Cloud First” mit Ingentis org.manager [web] for SF umgesetzt werden. Natürlich ist der mobile Zugriff auf das Cloud-System SAP SuccessFactors bereits gegeben. Doch erst mit dem Add-on Ingentis org.manager [web] for SF stehen die erstellten Organigramme im Responsive Design zur Verfügung, was einen uneingeschränkten, benutzerfreundlichen Zugriff auf Organisationshierarchien und wichtige Personaldaten auf mobilen Endgeräten ermöglicht.

Mit diesen Features startete der Technikanbieter im Frühjahr 2017 den Launch des Programms – zunächst für die deutschen Niederlassungen. Dabei formten sich bei Conrads IT-Administration sowie HR-Verantwortlichen und Managern immer wieder neue Ideen und Wünsche. Dank seiner Flexibilität konnte Ingentis org.manager [web] for SF diese neuen Bedarfe schnell erfüllen. 

Eine Perspektive pro Anwendungsszenario

Von strategisch großer Bedeutung war unter anderem die Möglichkeit, verschiedene Perspektiven des Firmenorganigramms zu erstellen. So gibt es eine Ansicht, in der die Organisationshierarchie zusätzlich mit wichtigen Kennzahlen versehen ist. Der Anwender erkennt auf Anhieb Headcounts oder Vollzeitäquivalente (FTE) einzelner Organisationseinheiten – und das sogar über Ländergrenzen hinweg. Dieser schnelle Überblick wird in den folgenden Monaten immer wichtiger für das Personalcontrolling, da Conrad allmählich alle weiteren Ländergesellschaften zum Organigramm hinzufügt.

Dank der Darstellung einer reinen Planstellenstruktur verfügt Conrad über eine anonymisierte Hierarchieansicht, die sich vollständig auf die im Unternehmen vorhandenen Positionen konzentriert und die darauf sitzenden Personen ausblendet. Dieses Organigramm kann problemlos an externe Stellen verteilt werden, ohne dass der Schutz der Personaldaten gefährdet ist.

Die Mitarbeiterperspektive bildet alle Mitarbeiter der Organisation auf den verschiedenen Hierarchieebenen ab. Mithilfe einer Visualisierungsregel lassen sich bei Bedarf bestimmte Ebenen ausblenden, etwa um sich auf alle Geschäftsführer konzentrieren zu können. Ein grafischer Schieberegler macht es möglich. Im Hinblick auf die Integration weiterer Ländergesellschaften kommt eine andere Visualisierungsregel zum Tragen, die es erlaubt, ganze Länder auszublenden. So wird langwieriges Klicken entlang der Planstellen vermieden. Der Anwender ist schnell an der gewünschten Stelle im Organigramm. 

Reorganisationen simulieren 

Was passiert, wenn Organisationseinheiten verschoben oder neu geschaffen werden? Wie verändert sich der Headcount, wenn aus zwei Abteilungen eine wird? Welcher Mitarbeiter eignet sich am besten für die Besetzung einer freigewordenen Stelle? Mit Ingentis org.manager [web] for SF lassen sich via Drag and Drop strukturelle Reorganisationen direkt im Organigramm durchführen. Dabei passen sich die visualisierten KPIs in Echtzeit entsprechend der Veränderung an. Auch können Objekte bei der Simulation entfernt oder neue kreiert werden. 

Für Conrad war das Feature Simulation einer der Hauptgründe, sich für Ingentis org.manager [web] for SF zu entscheiden. Dank der sehr flexiblen Organisationsstruktur kann die Firma aus Hirschau auf Veränderungen schnell reagieren und so Arbeitskräfte sinnvoll einsetzen. Bevor strategische Entscheidungen dieser Art jedoch getroffen werden, bedarf es einer klaren Darstellung der aktuellen Ressourcenverteilung. Effiziente Simulationen sind unverzichtbar, etwa um Synergien zu finden. “Mithilfe der Simulation-Funktion ist es uns möglich, Conrad auch visuell als Gruppe darzustellen”, erklärt Dana Lautenschläger, Senior Expert HR Processes, Projects & Systems bei Conrad. 

Und nicht nur die Einbindung von Organisationseinheiten spielt hier eine Rolle, sondern auch der einzelne Mitarbeiter. Über die Simulation besteht die Möglichkeit, alle notwendigen Personaldaten einzulesen, sodass sich ein klares Bild der potenziellen Zukunft abzeichnet. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, auch Daten einzubinden, die noch nicht über Employee Central abgerufen werden können.

Während einer Simulation sind die Stammdaten in SAP SuccessFactors zu keiner Zeit betroffen. Um den in der Simulation erlangten Status quo tatsächlich ins HR-System zu übertragen, genügt eine sogenannte Differenzliste. Diese kann innerhalb weniger Sekunden aus Ingentis org.manager [web] for SF heraus exportiert und anschließend in SAP SuccessFactors importiert werden. 

+++ Informieren Sie sich über diese und weitere Anwendungen direkt bei › ingentis. +++

von: Jennifer Utley, Marketing & Sales, Ingentis, jennifer.utley@ingentis.com

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