Sicherheit und Transparenz in turbulenten Zeiten

„Friederike bringt den Zugverkehr zum Erliegen“, „Flüge am Pariser Flughafen gestrichen“ – Schlagzeilen, die sich häufen. Nicht nur Umweltkatastrophen bergen Risiken für Vielreisende, auch überbuchte Flüge, Streiks und verstärkte Einreisekontrollen gehören mittlerweile zum Alltag. Neben Stress und Zeitverlust, die mit solchen Phänomenen einhergehen, stellt sich bei Geschäftsreisenden häufig Ratlosigkeit ein. Was tun, wenn der Flughafen gesperrt wird, die Lokführer streiken oder der Mietwagen liegen bleibt? Wer kann da weiterhelfen?

In solchen Situationen der Unsicherheit müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern zur Seite stehen. Dabei handelt es sich keineswegs nur um einen moralischen Appell. Arbeitgeber haben eine gesetzliche Fürsorgepflicht gegenüber ihren Angestellten. Tatsächlich zeigt eine repräsentative Studie von SAP Concur, dem führenden Anbieter von integrierten Lösungen für das Geschäftsreisemanagement, dass trotz einer Zunahme von Geschäftsreisen 45 Prozent der Großunternehmen für Krisensituationen keine Prozesse definiert haben. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen sind es den Arbeitnehmern zufolge sogar 57 Prozent, die keinen Fahrplan für den Krisenfall in der Schublade haben. Die Ergebnisse überraschen auch deshalb, weil sich Geschäftsreisende ausdrücklich mehr Hilfestellung von ihren Arbeitgebern wünschen – gerade im Ausland.

Aufklärungsarbeit leisten

Die Verunsicherung, die Geschäftsreisende in Ausnahmesituationen ereilt, verwundert wenig: Jeder zweite Geschäftsreisende in Deutschland (52 Prozent) weiß nicht, wen er auf Arbeitgeberseite im Fall der Fälle kontaktieren kann. Hier ist noch viel Aufklärungsarbeit zu leisten. Reiseaktivitäten reduzieren können die meisten Arbeitnehmer nicht. Warum sich Mitarbeiter in puncto Risikomanagement auf Geschäftsreise mehr Unterstützung wünschen, lässt sich am besten an einem Beispiel erläutern.

Das Beispiel: Herr Müller, Ingenieur, 44 Jahre, zwei Kinder. Herr Müller arbeitet für ein global agierendes Dax-30-Unternehmen. Als Projektingenieur für Verfahrenstechnik von Pharma- und Medizinprodukten muss er regelmäßig Produktionsstätten überprüfen und ist mehrmals im Monat auch außerhalb Deutschlands unterwegs. Aufgrund seiner Aufgaben kann er auf die vielen Geschäftsreisen nicht verzichten. Sein Chef hat ihm beim Jahresgespräch bereits mitgeteilt, dass die Anzahl seiner Geschäftsreisen sogar noch zunehmen wird. Innerhalb Deutschlands reist Herr Müller meistens mit dem Zug. Im Ausland greift er vor Ort entweder auf einen Mietwagen oder ein Taxi zurück. Um im In- und Ausland für unerwartete Zwischenfälle gewappnet zu sein, benötigt Herr Müller gute Kontaktmöglichkeiten zu Frau Schmidt, seiner Travel Managerin. Denn mit ihrer Unterstützung kann er sich auch bei Flug- und Zugausfällen auf seine Arbeit konzentrieren.

Transparenz in Echtzeit

Damit das gelingt, sind Travel Manager wie Frau Schmidt auf Transparenz in Echtzeit angewiesen: An welchem Ort befindet sich der betroffene Mitarbeiter gerade? Welche Bahn- und Hotelbuchungen müssen aufgrund etwaiger Zwischenfälle umgebucht werden? Antworten auf solche Fragen schaffen die Reisemanagement- Lösungen von SAP Concur. Sie ermöglichen Geschäftsreisenden, ihre gesamte Reise in einer einzigen App zu planen, buchen und abzurechnen. Zudem bietet Concur Locate Travel Managern die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter umfangreich zu unterstützen: Reist Herr Müller in eine Region mit erhöhtem Risiko, wird er in Gefahrensituationen wie einer Unwetterwarnung mit relevanten Informationen versorgt. Als Travel Managerin kann Frau Schmidt anhand von interaktiven Karten Herrn Müller in Echtzeit lokalisieren, auch bei Buchungen außerhalb der vorgegebenen Kanäle oder bei spontanen Umbuchungen. Möglich wird dies, weil SAP Concur sämtliche Buchungen zentral erfasst, selbst wenn diese außerhalb des Tools getätigt werden. Bei Bedarf kann Frau Schmidt Herrn Müller so per SMS oder mobile Benachrichtigungen relevante Hinweise auf sein Smartphone senden, Unterstützung vor Ort vermitteln oder durch Umbuchungen eine reibungslose Fortsetzung seiner Geschäftsreise sicherstellen.

Sicherheit vermitteln

Mit dem Wissen, dass das eigene Unternehmen im Krisenfall Hilfe leistet, reisen viele Mitarbeiter entspannter. Denn nichts bringt einen Arbeitnehmer mehr aus der Ruhe, als im Falle eines gestrichenen Flugs oder anderen Problemen auf sich alleine gestellt zu sein. Hat Herr Müller im Kopf, dass ihn sein Unternehmen unterstützt, reist er entspannter und kann sich auch bei Zwischenfällen auf seine geschäftlichen Termine und seine Arbeit konzentrieren.

Unternehmen müssen jedoch zuverlässig wissen, wo sich ihre Mitarbeiter aufhalten. Nur so können sie im Krisenfall ihrer Verantwortung nachkommen. Häufig ist im Krisenfall das Mobilfunknetz überlastet oder der Handyempfang kommt zum Erliegen. Mit SAP Concur können Unternehmen ihre Angestellten trotzdem jederzeit erreichen und lokalisieren. In einem übersichtlichen Dashboard werden sämtliche Informationen und die Kommunikation mit dem Mitarbeiter gebündelt. In dringenden Situationen verlieren Travel Manager auf diese Weise keine wertvolle Zeit mit der Suche und Zusammenführung relevanter Details. In Sekundenschnelle ermöglicht das Dashboard eine Situationseinschätzung und bietet auf Knopfdruck zahlreiche Handlungsmöglichkeiten: Von der Kontaktierung von Experten und Assistance-Dienstleistern bis hin zur Bereitstellung von länderspezifischen Informationen und Hinweisen.

Die Zukunft im Blick behalten

Immer mehr Unternehmen expandieren ins Ausland. Dass somit auch Geschäftsreisen in den nächsten Jahren erheblich zunehmen, ist unumstritten. Trotz Digitalisierung und globaler Vernetzung wird dabei gerade der persönliche, standortübergreifende Kontakt und Austausch mit Geschäftspartnern zunehmend wichtiger. Nicht nur Geschäftsreisende profitieren von einem verbesserten Risikomanagement. Auch HR-Verantwortliche wünschen sich mehr Möglichkeiten, ihre Mitarbeiter lokalisieren zu können. Das Ziel von SAP Concur sind IT-Lösungen, die mit den Herausforderungen einer schnelllebigen Welt Schritt halten. Dabei stehen der Geschäftsreisende und seine Sicherheit immer im Mittelpunkt.

Um im digitalen Zeitalter neue Technologien gewinnbringend zu nutzen, kann der persönliche Austausch mit HR-Verantwortlichen und Führungskräften neue Ziele und Strategien aufzeigen.