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Vereinfachung als Klebstoff

Gastautor Ulrich Irnich, Director Simplification & Transformation, Telefónica Deutschland; Foto: Falco Peters
Gastautor Ulrich Irnich, Director Simplification & Transformation, Telefónica Deutschland; Foto: Falco Peters

Die Digitalisierung ist der größte Umbruch in der Arbeitswelt seit der industriellen Revolution. Und sie stellt hohe Anforderungen an Organisationen. Strukturen, Prozesse und Arbeitsweisen müssen verändert werden. Alles soll einfach, flexibel und agil sein. Aber wie geht das?

HR kommt für eine erfolgreiche Digitalisierung eine besonders wichtige Rolle zu. Der fundamentale Wandel hin zur “Arbeit 4.0” ist nämlich nicht nur eine technische Herausforderung. Vielmehr muss der Mensch im Mittelpunkt stehen und die Transformation ermöglichen. Ganz viel findet in den Köpfen statt. Wir müssen die Mitarbeiter für eine neue Arbeitswelt begeistern, für einfache, flexible und digitale Prozesse.

Daher hat Human Resources in meinen Augen die zentrale Aufgabe, Vereinfachung und Digitalisierung aktiv mitzugestalten. Neue Arbeitsmodelle und kollaborative Werkzeuge sind der Schlüssel dafür, agil und flexibel zu sein. Bei Telefónica etwa schafft das “New Workplace”-Konzept offene Strukturen und ermöglicht den unmittelbaren Austausch der Mitarbeiter untereinander. Zudem können unsere Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen, wann und wo sie wollen. Und im Recruiting führt HR Einstellungsgespräche vermehrt digital über Video-Interviews, etwa via Skype.

Know-how muss für alle zugänglich sein

Kommunikation und Dialog sind ebenfalls entscheidende Faktoren für die neue Art der Zusammenarbeit. Bei uns kann deshalb jeder Mitarbeiter über das Social Intranet auf Kollaborationstools wie Yammer, Sharepoint oder Lync zugreifen. Es geht darum, schnell das richtige Dokument zu finden, unproblematisch zu diskutieren, Artikel zu kommentieren oder zu liken. In Zeiten der Digitalisierung muss Know-how für alle zugänglich sein. Mit der internen Wissensdatenbank “Digital- Brain” vernetzen wir mittels künstlicher Intelligenz unsere Mitarbeiter und Experten verschiedener Abteilungen. Ich stelle dort einfach eine Frage, bekomme in durchschnittlich zwei Stunden Rückmeldung und kann weiterarbeiten.

So verändert die Digitalisierung auch die Arbeit von Führungskräften. Denn in einem datengetriebenen Unternehmen heißt Führen nicht mehr vertikale Leistungskontrolle sondern horizontale Moderation. Es geht darum, Leistung zu ermöglichen und die richtigen Köpfe zusammenzubringen. Diesen Wandel muss HR ebenfalls mitgestalten.

Lust am Ausprobieren und Lernen

Doch wie findet eine Organisation überhaupt die passende Technologie für den Arbeitsalltag? Mit Lust am Ausprobieren und Lernen. Ein solches Verhalten muss von der Belegschaft aktiv gefordert und gefördert werden. Nur wenn die Teams die neuen Arbeitsweisen selbst erproben, erkennen sie direkt, wann sich digitale Technologie auszahlt und wann nicht. So vereinfachen viele Stakeholder in vielen Schritten an vielen Stellen ihre Arbeit – und damit die gesamte Organisation. Vereinfachung ist der Klebstoff der Digitalisierung.

Jeder Mitarbeiter soll Vereinfachung mitgestalten können. Dafür haben wir ein zwanzigköpfiges Team etabliert, das beispielhaft vorangeht. Die sogenannten “Masters of Simplicity” setzen konkrete Vereinfachungsprojekte in ihren eigenen Bereichen um. So verankern wir in der Zusammenarbeit mit HR die Vereinfachung direkt im Arbeitsalltag unserer Mitarbeiter.

Mein Fazit: HR muss bei der Digitalisierung vorangehen und die Mitarbeiter am Umbau der Arbeitswelt beteiligen. Nur so kann die beste Version der “Arbeit 4.0” entstehen. Denn digitale Transformation funktioniert nur über Tun und nicht über Powerpoint. Letztlich wird sich durchsetzen, was den Menschen die Arbeit erleichtert.

Autor: Ulrich Irnich ist Director Simplification & Transformation bei Telefónica Deutschland. Er ist Elektrotechniker und seit über 20 Jahren als Manager in der IT-Industrie tätig. Bis Ende 2014 war er Geschäftsführer der E-Plus Cash & Phone GmbH.

Erschienen in Ausgabe 02/2017 der Personalwirtschaft.

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