Wie About You ein neues Datenmanagementsystem einführte

Mit 600 Neueinstellungen verdoppelte sich zwischen 2020 und 2022 die Zahl der Mitarbeitenden des Hamburger Unternehmens About You innerhalb von anderthalb Jahren nahezu. Damit stiegen entsprechend auch die Anforderungen an die Personalprozesse. Denn wie in vielen anderen schnell wachsenden Unternehmen konnten die bisher etablierten HR-Prozesse kaum mehr mit der hohen Dynamik des Betriebes mithalten, was HR, bezogen auf die Arbeitslast, an seine Grenzen brachte und sich auf die Candidate Experience auswirkte. So galt es etwa einen möglichst nahtlosen Onboarding-Prozess zu entwickeln, der bereits beim Unterschreiben des Arbeitsvertrags beginnt.

Ein weiteres Problem stellte die fehlende einheitliche Datengrundlage dar. Deren Notwendigkeit wurde durch das Insourcing der Payroll sowie des Börsengangs und der damit einhergehenden kapitalmarktrelevanten Reportings und der Schnittstelle zu den Mitarbeiter-Aktienprogrammen offensichtlicher. Mit ungenauen Daten aus unterschiedlichen Quellen war es dem HR-Team kaum möglich, datengestützte Entscheidungen zu treffen, zumal der Datenzugriff selbst auch Probleme bereitete.

Datenchaos beseitigen

Das Onboarding von durchschnittlich mehr als 80 neuen Talenten pro Monat sowie die Umstellung der Lohnabrechnung stellte die Teams vor eine Mammutaufgabe. Schnell war klar, dass aufgrund vieler fragmentierter, manueller Prozesse entlang der verschiedenen Teams und Untergruppierungen die Produktivität gebremst wurde und HR an die Belastungsgrenzen trieb.

Außerdem umfasste der Employee Self Service (ESS) seine Anforderungen unzureichend, was unter anderem zur Folge hatte, dass eine Vielzahl an nicht automatisierten Aufgaben bei den HR-Managern landeten. Im Bereich HR gab es beispielsweise keine Möglichkeiten, Tickets zu erstellen – Mitarbeitende mussten immer den persönlichen Weg gehen oder sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an die betreuenden HR Manager richten. Der Wunsch nach einem Tool mit einer besseren Nutzererfahrung für alle Beteiligten kam auf. Die Suche nach einer hierfür geeigneten Software begann.

Anforderungen an das System

Eine neue, zentrale HR-Lösung sollte die fragmentierten, teamübergreifenden Prozesse aus einem Tool heraus bearbeiten lassen. Ziel war es, manuelle Prozesse durch Automatisierung zu beschleunigen und so auch Fehler zu reduzieren – insbesondere bei der Lohnabrechnung.

Des Weiteren mussten das Perfomance-Management-Tool und die Employee-Engagement-Software mit der gesuchten Lösung verbunden werden können. Um einerseits eine hohe Akzeptanz der Lösung zu erreichen und andererseits die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu steigern, war die Benutzerfreundlichkeit ein wichtiges Kriterium.

Die Wahl fiel auf den Anbieter Personio und seiner cloudbasierten HR-Lösung. Um herauszufinden, wo es noch Potenzial für Automatisierungen gab, wurde bei About You jeder HR-Prozess hinterfragt. Bei dieser Aufgabe unterstütze das Customer Success Management des Anbieters den Konzern, dessen Erfahrungsschatz hilfreich war.

Weitreichende Zusammenarbeit

Im engen Austausch zwischen Unternehmen und Dienstleister wurden die HR-Prozesse und Personaldaten schrittweise übertragen sowie überarbeitet. Doch auch nach der Implementierungsphase im Juni 2021 arbeiten beide Unternehmen nach wie vor eng zusammen, um die automatisierten Workflows weiterzuentwickeln und weitere Automatisierungspotenziale zu entdecken. Erste Erfolge sieht About You bereits im Onboarding: Es gibt jetzt mehr automatisierte Prozesse und eine bessere, frühere Ansprache von zukünftigen Mitarbeitenden. War dies früher auch für andere Teams, wie beispielsweise die IT, ein enormer manueller Aufwand mit viel Hin und Her, sind einige Prozesse bereits jetzt viel effizienter geworden.

Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist es nun möglich, ihre persönlichen Daten, wie ihre Kontonummer oder den Notfallkontakt, direkt in das System einzutragen, statt sie per Mail an die Personalabteilung schicken zu müssen, wo sie dann händisch weiterverarbeitet werden mussten. Außerdem wurde der Relocation-Prozess für internationale Talente überarbeitet, der zuvor aufwändig über Excel-Tabellen erfasst wurde. Auch die Lohnabrechnung wird nun automatisiert abgewickelt.

Die Schnittstellen zum Performance-Management-Tool und zum Mitarbeiterbefragungs-Tool eröffnen jetzt neue Möglichkeiten zur automatisierten Synchronisation, und regelmäßigen Befragungen. Alle Personaldaten können in der neuen HR Anwendung zentral gespeichert und synchronisiert werden. Mitarbeitende können sich jederzeit selbst über das Self-Service-Tool bei Problemen helfen, eine doppelte Datenpflege in anderen Systemen ist nun überflüssig. Die Nutzungsrate des Systems durch die Mitarbeitenden ist deutlich gestiegen und der Self-Service im Tool wird gut angenommen. Bereits in der ersten Woche nach der Freischaltung waren über 90 Prozent der aktiven Mitarbeitenden im Tool mindestens einmalig eingeloggt. Schon heute gewinnt das HR-Team mehr Zeit für strategische HR-Themen: 35 Prozent mehr Effizienz durch Automatisierung in der HR-Betreuung konnten erzielt werden.