Wie Henkel HR-Daten analysiert und nutzbar macht

Im Zuge von Digitalisierung und Globalisierung müssen viele HR-Abteilungen immer umfangreichere Datenmengen bewältigen und komplexe Personalentscheidungen treffen. Insbesondere in Großunternehmen wächst dabei die strategische Bedeutung moderner Big-Data-Analysen. Auch der Konzern Henkel sieht sich mit diesen Herausforderungen konfrontiert. Die Personaldaten von über 52.000 Mitarbeitenden müssen laufend aktualisiert und spezifische arbeitsrechtliche Vorgaben im globalen HR-Management berücksichtigt werden. Der Konsumgüter- und Klebstoffhersteller setzt daher im konzernweiten HR-Management und zur Verbesserung der Employee Experience verstärkt auf digitale und nutzerorientierte Lösungen zur Analyse und Visualisierung großer Datenmengen.

Das Reporting enthält alle Daten und Fakten zur Konzernbelegschaft, Kennzahlen wie die Mitarbeiteranzahl, Fluktuation, Frauenanteil im Management und vieles mehr. Derzeit gibt es unterschiedliche Reportingformate, beispielsweise Management Summaries für das Topmanagement, Kennzahlen für den Geschäftsbericht und Berichte über Ergebnisse von Performance Reviews.

Das Team „Global Workforce Analytics“ entwickelt im Rahmen der Initiative „Data-Driven HR“ für datengetriebene Personalarbeit hierzu verschiedene Anwendungen und Projekte für die globale HR-Funktion. Im Kern zählen dazu sogenannte Daten-Dashboards: interaktive Nutzeroberflächen, die alle im Konzern verfügbaren HR-Daten und -Berichte erfassen, in Echtzeit analysieren und anhand von Grafiken und Kurvendiagrammen veranschaulichen. Mithilfe dieser Dashboards analysieren weltweit rund 760 HR-Mitarbeitende und Personalverantwortliche sowie das Topmanagement von Henkel Personalentwicklungen, treffen strategische Entscheidungen und überprüfen Geschäftsziele.

Das Workforce-Analytics-Team

Das Workforce-Analytics-Team besteht aus der Teamleiterin, einem HR Data Scientist, zwei HR-Experten für Reporting & Analytics und einem Leiter eines eigenen Teams von wiederum zehn Personen, der in Henkels eigenem Shared Servicecenter namens Global Business Solutions arbeitet und für HR Reporting & Analytics zuständig ist. Weiterhin sind jedes Jahr wechselnde Henkel-interne Analytics-Experten und -Expertinnen aus anderen Fachbereichen zu Gast. Dies geschieht im Rahmen eines Rotationsprogramms namens „GROW“. Fachkräfte im Bereich Analytics sind stark umkämpft, daher bindet der Konzern auch Praktikantinnen, Praktikanten und Werkstudierende ein, um den Nachwuchs zu fördern.

Hinzu kommen rund 30 Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner aus verschiedenen Fachbereichen und Ländern, die neue Anwendungen bereits während der Entwicklungsphase in der Praxis testen und ihre Erfahrungen in die Projekte einbringen. So können spezifische Anforderungen aus den Regionen oder Abteilungen bei der Dashboarderstellung von Anfang an mitberücksichtigt werden.

Das globale HR Center of Excellence für „Rewards, Processes, Organizational Management“ ist hierbei unter anderem dafür zuständig, die Qualität der Personaldaten und deren Transparenz zu gewährleisten. Hierzu werden bereits seit über zehn Jahren alle verfügbaren HR-Daten von Henkel laufend aktualisiert und in ein umfassendes zentrales Masterdatensystem eingepflegt. Die Voraussetzung für das saubere Erfassen sind klar verständliche Vorgaben zur Systemnutzung und Definitionen der verwendeten Key Performance Indicators (KPIs). Auffällige Änderungen der Datenlage werden fortwährend interpretiert und dokumentiert.

So kann der Anteil von Frauen in Führungspositionen beispielsweise pro Bereich, pro Region oder nach Managementlevel berechnet werden. Hier hat sich Henkel das Ziel gesetzt, bis 2025 Geschlechterparität über alle Managementebenen hinweg zu erreichen. Der Fortschritt wird regelmäßig getrackt und an Vorstand und Top-Führungsebenen berichtet. Auf Basis dieser KPIs werden Maßnahmen getroffen, um die Ziele zu erreichen. Zusätzlich klärt das Team der Abteilung „Organizational Effectiveness & Workforce Analytics“ die HR-Business- Partnerinnen und -Partner sowie die Personalverantwortlichen kontinuierlich darüber auf, wofür bestimmte Daten verwendet werden und wie diese zu verstehen sind. Trotz der Wichtigkeit von Big Data und Künstlicher Intelligenz werden die letztendlichen Entscheidungen immer von Menschen getroffen.

Implementierung der Dashboards

Ziel bei der Implementierung der Dashboards und weiterer Tools war es, Funktionen zu entwickeln, über die alle HR-Mitarbeitende von Henkel wichtige Personaldaten schnell und unkompliziert finden, einsehen und nutzen können. Im Zentrum der Anwendungen soll immer der User oder die Userin stehen, um deren Eigenverantwortlichkeit zu stärken. Außerdem werden alle Anwenderinnen und Anwender regelmäßig zu ihren Erfahrungen, Verbesserungswünschen und Schwierigkeiten im Umgang mit den Dashboards und weiteren Tools befragt.

Diese Erkenntnisse fließen ebenfalls in die Projekte mit ein. Spezifische, auf regionale Gegebenheiten zugeschnittene Lösungen sollen bei den Dashboards die Einhaltung des Datenschutzes gewährleisten. So sehen HR-Mitarbeitende bei ihren Recherchen ausschließlich die Daten, für die sie die Zugriffsrechte besitzen. Zusätzlich werden KPIs in regionalen Recherchen anonymisiert, damit keine Rückschlüsse auf bestimmte Personen möglich sind. Personenbezogene Daten dürfen nur die Userinnen und User einsehen, die diese Mitarbeitenden auch betreuen. Um das zu gewährleisten, arbeitet das Workforce-Analytics-Team eng mit dem Bereich Governance von Henkel zusammen. Außerdem prüft der Datenschutzbeauftragte alle Themen.

Gezielt entwickelte Tools

In der Regel dauert es ein Jahr von der Planung bis zur Realisierung eines digitalen Daten-Tools, im Anschluss daran werden die Lösungen laufend weiterentwickelt und verbessert. Die interaktive Nutzeroberfläche „HR Dashboard“ bündelt bereits seit 2019 alle wesentlichen HR-KPIs für die Personalerinnen und Personaler. Obwohl nur die HR-Mitarbeitenden Zugriff haben, rangiert es regelmäßig unter den Top fünf der meistgenutzten Dashboards bei Henkel.

Über den „HR Digital Boardroom“ können seit 2020 ausschließlich der Vorstand und das Topmanagement von Henkel ausgewählte HR-KPIs für ihre Analysen, strategischen Entscheidungen und zur Überprüfung ihrer eigenen Zielvorgaben nutzen.

Als eines der wichtigsten Projekte ging Ende 2021 das digitale Tool „HR Reporting One Entry Point“ live, das nun allen Henkel-Personalerinnen und -Personalern weltweit zur Verfügung steht. Anstoß zu der Lösung gab eine Personalleiterin, die sich einen zentralen Zugang zu den verschiedenen existierenden HR-Systemen bei Henkel wünschte – auch um alle erforderlichen Informationen lückenlos auffinden zu können. Über eine Suchzeile können jetzt Personaldaten durch eine Eingabe systemübergreifend gefunden werden. Das Tool wurde kürzlich mit dem zweiten Platz in der Kategorie HR Tech & Digital mit dem Deutschen Personalwirtschaftspreis ausgezeichnet.

Über diese Entwicklung hinaus gibt es laufende People-Analytics-Projekte, bei denen zur Beantwortung strategischer Kernfragen zusätzliche Daten analysiert werden. Es wird beispielsweise untersucht, welche Faktoren die Performance von Teams beeinflussen oder was die Ursachen einer Fluktuation in bestimmten Bereichen oder Regionen sind. Mithilfe von KI-Technologien wie vorausschauenden Analysen (Predictive Analytics) werden dabei weitere Tools zur frühzeitigen Erkennung von Risikofaktoren erstellt, um im Ernstfall frühzeitig gegensteuern zu können. Predictive Analytics wird im Konzern bereits dazu genutzt, um die Mitarbeitendenfluktuation möglichst gering zu halten. Aktuell arbeitet HR gerade daran, mithilfe von Textanalysen (Natural Language Processing) Textdaten aus Jobbeschreibungen in Stellenbewertungen auszulesen. Die Auswertungen sollen dazu genutzt werden, zielgerichtete Fortbildung- und Upskilling-Programme entwickeln zu können, im besten Fall, bevor eine Skill-Gap entsteht.

Was kommt in Zukunft?

Als nächstes Projekt will das Team ein „Gender-Equal-Pay-Dashboard“ ausrollen. Darüber können Per-sonalerinnen und Personaler künftig feststellen, in welchen Bereichen etwa strukturelle Gehaltsunterschiede existieren und gezielte Gegenmaßnahmen einleiten. Als Suchfilter lassen sich dort beispielsweise Daten zum Managementlevel, zur Seniorität oder Region einstellen. Hierzu müssen aber zunächst die Zugriffsrechte auf sensible Gehaltsdaten überprüft werden.

Aktuell arbeiten die Daten-Expertinnen und -Experten außerdem am Rollout einer globalen Jobarchitektur für Henkel. Eine Datenbasis aus 450 Kernprofilen mit den dazugehörigen Skill-Sets soll helfen, eine zukunftsorientierte Personalentwicklung und strategische Planung zu betreiben, beispielsweise indem Mitarbeitende ihre eigene Karriere simulieren können.

Gut 760 HR-Mitarbeitende und Verantwortliche weltweit sowie das Topmanagement von Henkel nutzen inzwischen digitale Dashboards, um mithilfe großer Datenmengen globale Personalentwicklungen zu recherchieren, visualisieren und analysieren. Die interaktiven Oberflächen sollen auf diese Weise faktenbasierte strategische Entscheidungen sowie die laufende Überprüfung der Konzernziele ermöglichen. Auch das Feedback der Mitarbeitenden wird gemessen: Durch Likes und Klickzahlen wird erfasst, welche Berichte am meisten genutzt werden.