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Wie können digitale Workflows effizienter gestaltet werden?

Frage an die HR-Werkstatt: Wie können digitale Workflows effizienter gestaltet werden?

Es antwortet: Christian Lund, Co-Founder von Templafy

Im Post-Corona-Zeitalter ist das hybride Arbeiten zum neuen Status Quo gereift. Damit Unternehmen gerade in unsicheren Zeiten zukunftsfähig aufgestellt sind, spielt die Einführung und der Ausbau effizienter digitaler Workflows eine zentrale Rolle. Aber worauf genau kommt es an? Und mit welchen Schritten sorge ich dafür, dass Mitarbeitende ihre Arbeit effizienter angehen können?

Deutschlands Unternehmen sind noch weit entfernt vom Workflow der Zukunft

Der digitale Arbeitsplatz wird bisweilen nicht so umgesetzt, dass der Arbeitsablauf vereinfacht und beschleunigt wird. Im Gegenteil: Überwiegend manuelle Prozesse und schlecht integrierte Technologien sorgen für unnötige Prozessbrüche und intransparente Zusammenarbeit, die sowohl Effizienzeinbußen als auch Stress und Frustration der Belegschaft zur Folge haben. Das bestätigt auch eine aktuelle Studie von Templafy.

Um dieser Entwicklung entgegenzuwirken und sich als Arbeitgeber attraktiv aufzustellen, sollten Unternehmen effiziente digitale Workflows schaffen, die die Belegschaft entlasten und dazu beitragen, dass diese ihre Arbeit zufriedener und entspannter ausführen können. Das gelingt am besten unter der Berücksichtigung folgender Schritte:

Routineaufgaben automatisieren

Die fehlende Automatisierung wiederkehrender Aufgaben kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Nerven. Mitarbeitende verbringen häufig einen erschreckend hohen Anteil der Arbeitszeit mit routinierten, tendenziell eher eintönigen Tätigkeiten. Egal in welchem Beruf sie tätig sind, es gibt immer einige niedrigschwellige Aufgaben, die sich tagtäglich wiederholen.

Ein Beispiel: Ein Großteil der Büroangestellten in Deutschland wendet für die Erstellung von Business-Dokumenten und -Inhalten zwei Stunden täglich auf. Dabei ist es nicht ungewöhnlich, dass Dateien doppelt erstellt werden: Knapp 60 Prozent erstellen Content, den es bereits gibt. Das kommt daher, dass die bereits geleistete Vorarbeit entweder intransparent erfolgt oder im Anwendungs- und Ablagechaos unauffindbar ist. Im Zweifelsfall wird dazu noch überflüssige Zeit damit verschwendet, die benötigte Datei zu suchen; nicht selten, ohne sie letztendlich zu finden.

Es ist nicht nur der Effizienzgedanke, der hier zu kurz kommt. Wenn wir routiniert Arbeitsaufgaben abarbeiten, schaltet unser Gehirn auf Autopilot. Das mag Vorteile haben, da wir zeitweise weniger Energie aufwenden müssen, um Aufgaben zu bearbeiten. Dadurch werden Arbeitsprozesse aber auch fehleranfälliger.

Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Kundenkommunikation, ein elementarer Hebel für Unternehmenswachstum und Erfolg. Auch hier ist es keineswegs hilfreich, wenn bei der wiederkehrenden Erstellung von Kundenmails oder Abarbeitung von Telefonaten der Fokus verloren geht und das notwendige strategische Geschick und die Feinfühligkeit für die Kundenbedürfnisse auf der Strecke bleiben. Damit Mitarbeitende sich auf das Wesentliche konzentrieren können und nicht jeden Tag wieder bei null anfangen, müssen wiederkehrende Aufgaben durch den Einsatz von neuen Technologien automatisiert werden. Im Idealfall werden Dokumente und Kundenmails automatisch und mit wenigen Klicks erstellt und das in den bereits genutzten Anwendungen, um einen bequemen Workflow sicherzustellen.

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Die Verantwortung von den Mitarbeitenden auf die Technologie umlenken

Seit der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes steigt auch die Anzahl der Anwendungen und Kommunikationskanäle. Security- und Compliance-Richtlinien nehmen Überhand, da sich aufgrund der überwiegend intransparenten Prozesse schneller Fehler einschleichen und es leicht passieren kann, dass beispielsweise vertrauliche Inhalte in falsche Hände geraten oder rechtliche Vorgaben nicht eingehalten werden.

Dadurch steigt mit dem Risiko für das Unternehmen auch die Verantwortung eines jeden einzelnen Mitarbeitenden. Und Verantwortung bedeutet Druck. Vor allem, wenn der Verantwortungsbereich unkontrollierbar zu sein scheint. Daher gilt es alle Verantwortungsbereiche, die eine Technologie schneller und akkurater umsetzen kann, jener zu übertragen und somit dem Team Freiräume zu schaffen, die sie für fachlich herausfordernde Aufgaben nutzen können.

Die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten und Businessinhalten wird beispielsweise viel zu oft in die Verantwortung der einzelnen Mitarbeitenden gelegt. Die Angestellten sind häufig überfordert, da Dateien und Informationen am Remote-Arbeitsplatz über verschiedene Anwendungen hinweg verstreut sind. Auch die Freigabe gestaltet sich unter immer komplexer werdenden Branding- und Compliance-Standards zunehmend aufwändig. Die Prüfung von Business Content erfordert die ungeteilte Aufmerksamkeit des Teams und auch die Markenkonformität muss stets gewährleistet werden, um die Reputation des Unternehmens aufrechtzuerhalten.

Dieser Druck hört auch nach Dienstschluss nicht auf: Trotz des Einsatzes enormer Ressourcen befürchten 92 Prozent Fehler in bereits freigegebenen Dokumenten. Eine Lösung ist in dem Fall die Einführung moderner Content-Technologien. Hier wird der unternehmensweite Dokumentenbestand auf die wichtigsten Templates reduziert und diese können nur von wenigen ausgewählten Personen, zentral gesteuert und angepasst werden. Auch der Zugriff auf sensible Daten kann nur von diesen Personen systemübergreifend bestimmt werden. Somit behält ein Unternehmen die Kontrolle darüber, dass nur die aktuellsten Dokumente und Inhalte von den richtigen Nutzer*innen verwendet und potenzielle Fehlerquellen, wie den Gebrauch veralteter Elemente, eliminiert werden.

Bei der Auswahl neuer Technologien auf gut integrierte All-in-one-Lösungen achten

Die Unternehmen, die die Potenziale des digitalen Workflows ungenutzt lassen und davon ausgehen, das New-Work-Zeitalter mit der provisorischen Nutzung von Softwareinseln überbrücken zu können, statt aktiv in ein zukunftsfähiges Tech Stack zu investieren, werden verlieren. Wichtig ist es, bei der Auswahl neuer Tools darauf zu achten, die Anzahl der Anwendungen zu minimieren und in gebündelte Komplettlösungen zu investieren, die einen direkten Mehrwert bringen.

Andernfalls wird die Belegschaft durch die vielen Anwendungswechsel und Prozessbrüche zusätzlich belastet. Das bestätigt auch der Templafy Content Enablement Report: 71 Prozent der dafür befragten Arbeitnehmer sind der Überzeugung, dass durch mehr Kommunikations- und Kollaborationstools die Arbeit komplexer geworden ist. Insgesamt gibt über ein Viertel der Befragten an, dass sich die hohe Anzahl der genutzten Tools negativ auf die eigene Effizienz auswirkt. Vier von fünf Mitarbeitenden (78 Prozent) wechseln mindestens drei bis viermal pro Arbeitsstunde zwischen Anwendungen hin und her. Wer kennt es nicht: das nervenaufreibende Tab-Chaos, welches einem bereits das ein oder andere graue Haar beschert hat. Diese Art des Multitaskings stört den Arbeitsfluss und ist durch die enorme Informationsflut ein hoher Stressfaktor.

Wichtig ist: Der Technologie-Stack sollte vor allem auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ausgerichtet sein und Prozesse dort optimieren, wo die Potenziale am größten sind. Die Tools sollten einfach anwendbar sein und sich problemlos in die Arbeitsorganisation integrieren lassen. Intelligente Alleskönner bedienen eine Bandbreite an Anwendungsbereichen, wie Dokumenten- und Aufgabenverwaltung, Teamkommunikation, Datenspeicherung und Freigabe. Diese intelligenten Content-Technologien denken den Umgang mit Unternehmensinhalten weiter. Der Trend bewegt sich weg von ‚toten’ digitalen Dateien, die in statischen Ordnern untergehen, hin zu einer neuen Generation von Content, der von Beginn an mit den Geschäftsprozessen verbunden ist. Business-Inhalte wie Markenelemente oder Textbausteine nehmen so eine aktive Rolle ein, indem diese den Workflow automatisch finden und sich selbstständig, mit wenigen Klicks integrieren – und das anwendungsübergreifend.

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