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Zeitwirtschaft und Zutritt: So finden Sie den passenden Anbieter

Verschiedene Lösungen zur Zeiterfassung und Zutrittskontrolle gibt es seit Jahrzehnten. Doch die Veränderung der Arbeitswelt, mehr mobiles Arbeiten und das Arbeiten im Homeoffice verändern die Anforderungen massiv – und die EuGH-Entscheidung im Mai 2019 zur Erfassung der Arbeitszeiten macht die Situation auch nicht einfacher. Dazu kommt: Den veränderten Anforderungen steht ein unüberschaubarer Markt auf der Anbieterseite gegenüber.

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Wir haben einige Fragen gesammelt, die sich Arbeitgeber bei der Suche nach einem Anbieter von Zeitwirtschafts- und Zutrittskontrolle-Lösungen stellen sollten – und worauf Sie sonst achten sollten.

Ist eine spezifische Branchenlösung nötig?

Wollen Sie eine neue Zeiterfassungslösung in Ihrem Unternehmen einführen, sollten Sie prüfen, ob es in Ihrer Branche spezifische Anforderungen gibt. Sind Sie etwa im Bauwesen, im öffentlichen Sektor oder im Sozialbereich aktiv sollten Sie eine spezielle Branchenlösung nutzen.

Nur Zeiterfassung oder auch Zutritt?

Beabsichtigen Sie, zusätzlich zu einer Zeitwirtschaft eine Zutrittslösung zu implementieren, bietet es sich an, nach Anbietern Ausschau zu halten, die beide Lösungen im Paket aus einer Hand zur Verfügung stellen. Die meisten Systemintegratoren in diesem Umfeld bieten diese Kombination an. Sind, im Rahmen der Zutrittskontrolle, Zugänge zu bestimmten Bereichen erlaubt oder verboten, sollte die Lösung über eine Zugangssteuerung erfolgen, die individuell konfigurierbar ist. Außer einem RFID-Chip für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle bieten viele Hersteller biometrische Zugangskontrollen.

Wie sind die technischen Anforderungen – auch hinsichtlich der Kompatibilität?

Soll es eine Cloud-, eine On-Premise- oder gegebenenfalls eine ASP-Lösung sein? Wo werden Arbeitszeiten festgehalten? Beim Zutritt, am Terminal, unterwegs mit dem Handy, an Maschinen, Schleusen, über Telefon? Prüfen Sie auch, ob die Zeiterfassungs-Software sowie bei Bedarf die Zutrittslösung samt Hardware mit der bereits bestehenden Software- und IT-Infrastruktur im Unternehmen kommunizieren kann. Dazu zählt ein Entgeld- und Payroll-System, eine Personaleinsatzplanung, eine Finanz- und Kosten- und Leistungsrechnung sowie ein Analyse- und Reporting-Tool. Ist es nahtlos an das bereits genutzte HRMS integrierbar? Gleiches gilt für das Zutritts-System.

Weitere Tipps zur Auswahl

  • Beginn- und Ende-, Zutriffs- und Austrittszeiten müssen automatisiert exakt erfasst und an die Zeiterfassung übergeben werden. Ein Ampelsystem oder eine Warnfunktion sollte auf Überschreitungen der Arbeitszeiten und Ausfallzeiten (Krankheit, Urlaub, Reise-Aktivitäten) aufmerksam machen und in gesamt geleisteten Arbeitszeiten einfließen.
  • Innerbetriebliche oder tarifliche Änderungen, beispielsweise Veränderungen bei Arbeitszeitmodellen und -kontingenten oder geänderte Betriebsvereinbarungen, sollten in der Regel problemlos selbständig einpflegbar sein.
  • Zutrittsberechtigungen müssen ohne großen Aufwand gegeben und entzogen werden können. Zugehörige Zutritts-Hardware muss automatisiert bereitgestellt werden.
  • Die Software sollte stets auf dem aktuellen gesetzlichen wie auch technischen Stand ist. Kleinere Anbieter können hier möglicherweise problematisch sein, weil sie beispielsweise nicht immer rechtzeitig die veränderten gesetzlichen Anforderungen umsetzen können und mit technischen Entwicklungen nicht Schritt halten können.
  • Alle Bedienelemente und die Benutzerführung sollten selbsterklärend und leicht verständlich sein. Die meisten Prozesse sollten automatisiert ablaufen.
  • Fragen Sie, ob der Anbieter oder das Systemhaus bei Bedarf Schulungen (online oder Classroom) anbietet; gegebenenfalls ohne zusätzliche Kosten.

Last but not least: lassen Sie sich Referenzen geben, am besten von Kunden, die in Ihrer Branche tätig sind. Sehen Sie sich die Software genau an und prüfen Sie, ob selbst ungeübte MitarbeiterInnen, die später die Software benutzen sollen, gut damit zurechtkommen.

Ulli Pesch ist freier Journalist und schreibt regelmäßig über das Thema HR-Software in der Personalwirtschaft.