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Die Firma hat sich bemüht…

Ein Arbeitsszeugnis wird übergeben - bis dahin ist es oft ein langer und mühsamer Weg. Foto: © fovito/Fotolia.de
Ein Arbeitsszeugnis wird übergeben – bis dahin ist es oft ein langer und mühsamer Weg. Foto: © fovito/Fotolia.de

Bei der Erstellung von Zeugnissen müssen Unternehmen zahlreiche Regeln hinsichtlich Aufbau und Inhalt beachten. Vorgesetzte sind verantwortlich dafür, dass Tätigkeitsbeschreibung und Leistungsbewertung stimmen. Doch oft kommt es zu langen Wartezeiten, falschen Tätigkeitsbeschreibungen und rechtswidrigen Formulierungen: Vielen Firmen gelingt es nicht, Zeugnisse schnell, korrekt und zur Zufriedenheit des Mitarbeiters zu erstellen. Personalverantwortliche und Linienmanagement fühlen sich häufig überfordert. Das zeigt eine Online-Umfrage, die Haufe in Kooperation mit RIM Marktforschung durchgeführt hat. Befragt wurden 200 HR-Mitarbeiter und Führungskräfte in deutschen Unternehmen aller Branchen mit mehr als 250 Mitarbeitern.

Hoher Aufwand für Zeugniserstellung

Die Zeugniserstellung nimmt im HR-Alltag viel Zeit in Anspruch. Über die Hälfte (54 Prozent) der Unternehmen, die an der Umfrage teilgenommen haben, erstellt mehr als zehn Zeugnisse im Monat, bei 22 Prozent sind es sogar mehr als 50 Zeugnisse. Im Schnitt müssen sich die HR-Mitarbeiter monatlich jeweils um rund 16 Zeugnisse kümmern. Rund drei Viertel der Personaler benötigen bis zu fünf Stunden für ein Zeugnis.

Hindernisse: Abstimmung und fehlende Transparenz

Nach Ansicht der HR-Mitarbeiter ist das größte Problem bei der Zeugniserstellung die langwierige Abstimmung mit den Vorgesetzten. Bei 30 Prozent der Befragten fehlen die nötigen Hilfsmittel und Programme für eine effiziente Zeugniserstellung. 34 Prozent der Personalverantwortlichen bemängeln außerdem, dass sie keinen Überblick über den Bearbeitungsstand der auszustellenden Zeugnisse haben. Die Ursache hierfür sehen sie in der Organisations- und Prozessstruktur der Unternehmen, aber auch in fehlender systemseitiger Unterstützung.

Umständlicher Kommunikationsaustausch

Aber auch für die involvierten Führungskräfte ist die Zeugniserstellung nicht zufriedenstellend. Jeder Fünfte hält den Prozess für zu umständlich und langwierig. Das erstaunt nicht, so die Studie, zumal für den Informationsaustausch zwischen Vorgesetzten und Personalabteilung überwiegend klassische Kanäle wie E-Mail und Hauspost genutzt werden.

Das erste und letzte Wort haben die Vorgesetzten

Die Aufgabenschwerpunkte der Vorgesetzten im Zeugniserstellungsprozess liegen überwiegend bei der Leistungsbewertung; 73 Prozent geben dies an. Circa zwei Drittel (65 Prozent) der befragten Führungskräfte kümmern sich darüber hinaus um die Kontrolle und Ergänzung der Tätigkeitsbeschreibung. Knapp die Hälfte (47 Prozent) ist außerdem für die Abstimmung der Formulierungen mit den Mitarbeitern zuständig. Die Vorgesetzten entscheiden also letztlich darüber, ob die Leistungen und Tätigkeiten ihrer Mitarbeiter richtig wiedergegeben wurden.

HR und Führungskräfte wünschen sich mehr Hilfestellung

Der Wunsch nach Prozessoptimierung ist bei allen Beteiligten groß. 60 Prozent der befragten HR-Mitarbeiter und 47 Prozent der Führungskräfte wünschen sich allgemein mehr Hilfestellung bei der Zeugniserstellung. 30 Prozent der Führungskräfte und 29 Prozent der HR-Mitarbeiter sind der Meinung, dass die Einbindung der Mitarbeiter, etwa bei der Tätigkeitsbeschreibung, den Erstellungsprozess beschleunigen und die Richtigkeit der Zeugnisse verbessern würde.

Interessenten können die Studie > hier kostenlos anfordern.

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