9 Tipps für erfolgreiches Preboarding von Azubis

Unternehmen suchen weit im Voraus nach Azubis. Daraus folgt, dass zwischen der Zusage und dem ersten Arbeitstag mehrere Monate oder ein Jahr liegen können. Da ist es nicht verwunderlich, dass der Ausbildungsbetrieb beim Azubi in Vergessenheit gerät. Außerdem erhält dieser sicher auch Zusagen anderer Ausbildungsbetriebe. Reisefotos der Freunde, die sich für ein Gap Year im Ausland entschieden haben, sind ebenfalls verlockend. Zudem treiben Jugendliche auch nach der Vertragsunterschrift viele Fragen um:

• Ist der Ausbildungsbetrieb passend für mich?
• Habe ich mich für den richtigen Beruf entschieden?
• Sind andere Angebote besser?
• Möchte ich schon ins Berufsleben einsteigen?
• Verstehe ich mich mit den neuen Kollegen?
• Möchte ich tatsächlich umziehen?
• Warum hat sich mein Ausbilder lange nicht gemeldet?

Unternehmen müssen Antworten auf diese Fragen liefern, um Unsicherheiten zu nehmen. Es gilt, das Interesse des Azubis zu halten und ihn bereits vor dem ersten Arbeitstag zu einem Teammitglied zu machen. Hier kommt das sogenannte Preboarding ins Spiel, um das Risiko zu minimieren, dass Azubis einen Rückzieher machen.

Preboarding-Maßnahmen

Während das Onboarding bereits ein fester Bestandteil des Recruiting-Prozesses ist, wird Preboarding häufig vernachlässigt. Preboarding umfasst alle Aktivitäten, die Ankunft neuer Kollegen direkt nach der Vertragsunterschrift vorzubereiten. Die Maßnahmen enthalten sachliche Informationen und unterstützen das Knüpfen persönlicher Kontakte zu den Mitarbeitern.

Alles zielt darauf ab, den Azubi in seiner Entscheidung zu bestätigen und das Signal zu senden: „Du gehörst ab sofort dazu.“ Dabei sollten Ihre Maßnahmen zur Unternehmensphilosophie passen. Herrscht bei Ihnen ein lockerer Ton, können Sie diesen einfließen lassen. Siezen sich dagegen alle Kollegen, sollte sich das in der Ansprache widerspiegeln.

1.    Willkommens-Nachricht

Schreiben Sie Ihrem neuen Auszubildenden eine E-Mail, in der Sie alle Ansprechpartner und Kontaktdaten nennen. Neben Informationen zum Dresscode können Sie Infos zur Parkplatzsituation oder zur Anfahrt mit den öffentlichen Verkehrsmitteln aufnehmen. Bieten Sie ein Sportprogramm an, dann weisen Sie darauf hin. Kann der Azubi bereits das Intranet oder andere Informationsquellen nutzen, fügen Sie der E-Mail die Zugangsdaten hinzu.

2.    Azubi-Newsletter

Schaffen Sie regelmäßig Gesprächsanlässe, zum Beispiel mit einem Newsletter. Darin können Ihre Ausbildungsleiter und Azubis zu Wort kommen. Diese geben Einblicken in den Arbeitsalltag und stellen Projekte vor, an denen sie arbeiten. Ihre Azubis können den neuen Auszubildenden bereits Tipps für die Berufsschule und zur Prüfungsvorbereitung mitgeben. Betreiben Sie einen Azubi-Blog oder schreiben eine Mitarbeiterzeitung? Nutzen Sie diese Inhalte im Newsletter.

3.    Vernetzung

Vernetzen Sie sich mit dem neuen Kollegen bei Xing und Linkedin. Hat Ihr Azubi kein Profil, laden Sie ihn dazu ein. Ihre aktuellen Azubis können ihm bei der Erstellung helfen. Machen Sie auf Gruppen aufmerksam, in denen der Azubi Informationen rund um Ihre Branche und seinen Ausbildungsberuf findet. Verlinken Sie Ihre Social-Media-Kanäle, sodass Ihr Azubi Nachrichten aus Ihrem Unternehmen verfolgen kann.

4.    Bei Prüfungen unterstützen

Ehe der Azubi bei Ihnen startet, steht ihm die stressige Prüfungszeit bevor. Hat er im Bewerbungsgespräch Bereiche erwähnt, die herausfordernd sind, und Sie können dabei Unterstützung liefern? Dann bieten Sie das aktiv an. Eine finanzielle Unterstützung von Nachhilfe ist denkbar.

5.    Starter-Paket

Wie viel Freude es machen kann, ein Paket auszupacken, kennen wir von Weihnachten oder Geburtstagen. Nutzen Sie diese Vorfreude, indem Sie Ihrem neuen Azubi ein Paket senden. Neben einem Begrüßungsschreiben und klassischen Informationen wie einer Unternehmensbroschüre, Leitbild etc. kommt eine Tüte mit Nervennahrung für die bevorstehenden Prüfungen bei dem Jugendlichen gut an. Sie können Give-Aways wie Tassen, Stifte, Handyhüllen und so weiter hineinlegen. Eine handgeschriebene Karte sticht positiv hervor und vermittelt Wertschätzung.

6.    Umzug und Wohnungssuche

Im Prüfungsstress eine Wohnung zu finden, kann gerade in Metropolregionen zur Nervenprobe werden. Bieten Sie Hilfe bei diesem Thema an. Besteht bereits ein guter Kontakt zu Vermietern der aktuellen Kollegen und Azubis oder halten Sie spezielle Azubi-Unterkünfte vor? Sprechen Sie das aktiv an.

7.    Einladung zu Events

Um neuen Auszubildenden den Start ins Unternehmen zu erleichtern, bieten sich Firmen-Events an. Laden Sie zu einem Tag der offenen Tür oder Teamausflügen ein, sodass die neuen Azubis mit Kollegen locker ins Gespräch kommen. Ein fester Ansprechpartner kann helfen, das Eis zu brechen und auf Kollegen zuzugehen.

Auch ein konkreter Azubi-Tag ist möglich, zu dem sie alle neuen Auszubildenden einladen und durchs Unternehmen führen. Es ist denkbar, dass Sie die Eltern der Azubis mit einladen – der Einfluss der Familie beim Thema Ausbildung ist nicht zu unterschätzen. Im Rahmen eines Azubi-Tages können Sie den Ablauf und die Inhalte der Ausbildung darlegen und auf Fragen eingehen. Die Ausbildungsleiter stellen sich vor und die neuen Azubis können sich untereinander kennenlernen.

8.    Online-Veranstaltungen

Nicht immer sind persönliche Treffen möglich. Dennoch können Sie sich mit den Jugendlichen austauschen. Wie wäre es mit einem Team-Mittagsessen oder einem Nachmittagskaffee mit dem Ausbilder per Videochat? Das verleiht Ihrer Kommunikation eine persönliche Note und bietet Raum für Fragen.

9.    Krisenmanagement

Es kann sein, dass in Ihrem Unternehmen Veränderungen anstehen oder Krisen zu bewältigen sind, die bei Vertragsabschluss nicht abzusehen waren. Dazu gehört die Corona-Pandemie. Die Jugendlichen sind verunsichert, ob sie ihren Ausbildungsplatz antreten können und wie sich die Lage auf das Unternehmen auswirken wird. Werden Sie aktiv und sprechen Sie das Thema offen an!

Wie gehen Sie damit um, wenn die Berufsschule geschlossen wird? Alle Mitarbeiter sind derzeit im Home-Office und der Azubi kann nicht im Büro starten? Welche Lösungen bieten Sie? Das Wichtigste ist, dass Sie regelmäßigen Kontakt halten. Bei Fragen, auf die Sie bisher keine Antwort haben, erläutern Sie, dass Sie an einer Lösung arbeiten und den Azubi auf dem Laufenden halten.

Viele der genannten Preboarding-Maßnahmen lassen sich online umsetzen. Auch das Onboarding kann in großen Teilen ins Digitale verlegt werden, zum Beispiel Abteilungsvorstellungen per Video-Chat. Klären Sie, ob der Azubi zu Hause arbeiten kann. Statten Sie ihn mit der nötigen technischen Ausrüstung aus und senden ihm zum Beispiel einen Laptop und ein Headset nach Hause.