Wie erzeugt man Authentizität und Transparenz im Recruiting-Prozess?

Frage an die HR-Werkstatt: Was genau ist ein transparenter und authentischer Bewerbungsprozess?
Es antwortet: Mark Astley, Senior Director of Talent Acquisition bei Vinted

Sich derzeit die besten Fachkräfte auf dem Personalmarkt zu angeln, kann mittlerweile als wahrhaftige HR-Königsdisziplin betrachtet werden. Unternehmen müssen sich dieser Aufgabe mit vollstem Einsatz widmen, um sich gegen die Konkurrenz durchzusetzen und damit den Betrieb im wahrsten Sinne des Wortes am Laufen halten zu können.

Bei vielen Unternehmen ist jedoch noch nicht ganz angekommen, dass eine Zeitenwende stattgefunden hat und die Bewerber und Bewerberinnen schon seit geraumer Zeit am längeren Hebel sitzen – sich also größtenteils aussuchen können, für wen sie arbeiten möchten. Die Bringschuld liegt nicht mehr einzig und allein beim potentiellen neuen Mitarbeitenden, sondern mehr und mehr beim Unternehmen, den Gegenüber von sich zu überzeugen. Der Bewerbungsprozess gewinnt immens an Bedeutung. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen, weil das Unternehmen sich von der besten Seite präsentieren und dabei so authentisch wie möglich sein muss, damit der Bewerbende sich am Ende für sie entscheidet.

Bewerbungsprozesse sind zu intransparent

Wie sieht es aber grundsätzlich hinsichtlich adäquater Bewerbungsprozesse aus? Stepstone hat in einer Studie im Jahr 2021 herausgefunden, dass in diesem Punkt noch ordentlich Luft nach oben ist. Nur fünf Prozent der insgesamt 28.000 Befragten bezeichnen die Bewerbungsprozesse, die sie durchlaufen haben, als “sehr gut”. Woran hapert es konkret? Was der überwiegenden Mehrheit am wichtigsten ist und gleichzeitig viel zu kurz kommt, ist Transparenz auf Seiten der Unternehmen. Wie läuft der Bewerbungsprozess ab, welche Schritte müssen durchlaufen werden, wie sehen die Timings aus (insbesondere mit Blick auf die Entscheidungsfindung), wie tickt der potentielle neue Arbeitgeber überhaupt? Bei diesen Punkten werden die Bewerberinnen und Bewerber zu oft im Dunkeln gelassen.

Und dabei ist es kein Hexenwerk, den Recruiting-Prozess des eigenen Unternehmens so anzupassen und umzugestalten, dass Bewerbende positiv auf die Erfahrung zurückblicken, selbst wenn die Wahl nicht auf sie gefallen sein sollte. Dreht man an den folgenden Stellschrauben, bin ich davon überzeugt, die Personalbeschaffung nicht nur erfolgreicher, sondern auch effizienter zu gestalten. Denn eines sollten die HR-Verantwortlichen nie vergessen: Bereits im Bewerbungsprozess vermittelt das Unternehmen mit jeder Handlung indirekt seine Werte und seine Haltung. Lassen diese zu wünschen übrig, verbreitet sich solch ein Eindruck durch Mouth to Mouth ganz automatisch –  Negativwerbung, auf die man sicherlich gerne verzichten würde.           

Das „Probearbeiten“ zur Beobachtung beider Parteien nutzen

Be yourself! Dieses Mantra sollten nicht nur die Bewerber und Bewerberinnen verinnerlichen, sondern erst recht die Unternehmen. Gibt man nur vor, etwas zu sein oder etwas zu bieten, was sich aber im Laufe der Zusammenarbeit nicht einlösen lässt, wird der Mitarbeitende schnell wieder die Reißleine ziehen. Meine Erfahrung hat gezeigt, dass es sich lohnt, zusätzlich zu einem mehrstufigen Interviewprozess eine Probephase durchzuführen. Diese sollte flexibel gestaltet werden, um auf die individuellen Bedürfnisse der Bewerberdenden einzugehen. Eine solcher Prozess kann entweder mehrere Stunden, oder ein- oder zwei ganze Tage umfassen und sollte im besten Fall auch Remote möglich sein. Am sinnvollsten ist es, die Bewerberinnen und Bewerber im ganz normalen Arbeitsalltag mit ihrem möglichen Team mitlaufen zu lassen. Dabei sollten die ihnen ausreichend Raum und Zeit haben, die Eindrücke aufnehmen und verarbeiten zu können, auch mal nur Beobachter oder Beobachterin sein, und nicht eine Probeaufgabe nach der anderen lösen.

Sicherlich ist es wichtig, die fachliche Expertise an praktischen Beispielen abzuklopfen, jedoch sollen sich Bewerber oder Bewerberin und Team “beschnuppern”, ein Gefühl füreinander bekommen, um einschätzen zu können, ob neben der fachlichen auch ein menschlicher und die im Unternehmen gelebten Werte betreffender Fit besteht. Dies ist aus meiner Sicht eine effektive Maßnahme, um zielorientiertes Erwartungsmanagement auf beiden Seiten durchzuführen und potentielle böse Überraschungen zu vermeiden. 

Feedback sammeln und sich mit der Konkurrenz vergleichen

Kein Unternehmen sollte für sich annehmen, bereits den perfekten Recruiting-Prozess durchzuführen. Vielmehr muss der Anspruch sein, sich kontinuierlich verbessern zu wollen. Warum also nicht die Bewerbenden um ihr Feedback bitten? Optimal ist es, dies nicht nur in mündlicher und unregelmäßiger Form zu tun, sondern mittels professioneller, schriftlicher Umfragen, die es dann natürlich auch auszuwerten und zu analysieren gilt. Daten nur um der Daten Willen zu sammeln, frisst einzig und allein Ressourcen. Die HR-Abteilung muss die richtigen Fragen stellen und aus den Ergebnissen die den Prozess optimierenden Schlüsse ziehen.

Gleichzeitig lohnt es sich, regelmäßig einen Blick auf den Personalbeschaffungsmarkt und aktuelle Trends zu werfen. Wie geht eigentlich die Konkurrenz vor und welche Aspekte könnte man selbst aufgreifen? Die Teilnahme an Branchen-Events und Konferenzen sollte außerdem auch fester Bestandteil der jährlichen Agenda der Verantwortlichen sein, denn nicht immer muss man das Rad neu erfinden.    

In der Stellenausschreibung auch schon über Geld reden

Zu guter Letzt haben wir die bereits erwähnte Transparenz, die für jeden Schritt des Bewerbungs- und Auswahlprozesses vorhanden sein sollte. Dies beginnt bereits bei der Stellenausschreibung, die nicht nur gewünschte Kompetenzen, Aufgabenfeld und Entwicklungsmöglichkeiten, sondern im Optimalfall auch das Gehalt, sowie zusätzliche Benefits und Vergütungen aufführt. Auch in diesem Punkt hier schon für Klarheit zu sorgen, spart beiden Seiten Ressourcen, sollten die Vorstellungen zu weit auseinandergehen.

Auch bei einem Probetag (oder Probe-Stunden) – remote oder vor Ort – sollte Ehrlichkeit großgeschrieben werden. Für Unternehmen zahlt es sich aus, dabei auf die Fragen der Kandidatinnen und Kandidaten einzugehen, um herauszufinden, ob die sich bewerbenden Personen mit dem Betrieb, dessen Werten und Arbeitsweisen identifizieren können. Es sollte also genügend Zeit für die Fragen, Wünsche und Erwartungen der potentiellen neuen Kollegen und Kolleginnen eingeplant werden. In diesem Prozess steht die gegenseitige Transparenz und Offenheit im Fokus und das Ziel sollte ein ehrlicher und authentischer Austausch auf Augenhöhe sein.

Den Stand des Bewerbungsprozesses kommunizieren

Ist ein Kandidat oder eine Kandidatin von Interesse, empfehle ich den Prozess von Bewerbungs-gespräch(en), einem möglichen Probetag, und einer finalen Entscheidung so zügig und reibungslos wie möglich zu gestalten. Der Kandidat oder die Kandidatin wird höchstwahrscheinlich auch mit anderen Unternehmen im Gespräch sein, weshalb eine zeitnahe Abwicklung ihm oder ihr Engagement und wirkliches Interesse auf Unternehmensseite vermittelt. Auch potentielle Mitarbeitende dürfen vom Unternehmen Einsatz und Motivation erwarten. Und sollte es trotzdem mal zu Verzögerungen kommen, was natürlich absolut legitim ist, sollte man auch das so schnell wie möglich transparent kommunizieren.   

Um es auf den Punkt zu bringen: Die große Kunst besteht darin, einen transparenten und authentischen Recruiting-Prozess zu etablieren, der auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten ist und der gleichermaßen einheitlich (Vergleichbarkeit der einzelnen Bewerbungen und Beachtung der Feedbacks!), flexibel (Beachtung der individuellen Bedürfnisse und Ansprüche der Bewerbenden!) und agil (Optimierung und Anpassung an Entwicklungen in der Personalbeschaffung!) ist. Verfügt das Unternehmen zudem über eine klare Mission und damit verbundene Werte, sollte man diese unbedingt im Bewerbungsverfahren einsetzen. Und falls nicht empfehle ich, auch so etwas transparent zu kommunizieren, zum Beispiel verbunden mit dem expliziten Ziel, dies mit Unterstützung des möglichen neuen Teammitglieds zu definieren. Genau das bedeutet es, authentisch zu sein.