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So können Sie mit KI die Folgen von Personalknappheit abschwächen

Frage an die HR-Werkstatt: Wie können Wissensmanagementlösungen Unternehmen bei Personalknappheit helfen?

Es antwortet: Daniel Fallmann, Gründer und Geschäftsführer von Mindbreeze

Der Fachkräftemangel in Deutschland setzt Unternehmen zunehmend unter Druck. So sind zwei Drittel von insgesamt 7500 befragten Führungskräften auf der Suche nach qualifiziertem Personal – das geht aus einer aktuellen Untersuchung der Bertelsmann-Stiftung hervor.

Hinzu kommt der Aufwand für die Besetzung von offenen Stellen, der in den letzten Jahren enorm gestiegen ist und immer mehr Ressourcen bindet.

Verantwortliche versuchen diese Herausforderungen zunehmend durch den Einsatz von Systemen basierend auf künstlicher Intelligenz (Insight Engines) zu meistern. Derartige Lösungen kombinieren Methoden der künstlichen Intelligenz (Machine Learning, Deep Learning) mit leistungsstarken Suchfunktionen. Dieses Zusammenspiel ermöglicht eine ressourcenschonende und automatisierte Suche nach geeigneten Fachkräften insbesondere im eigenen Unternehmen.

Integration in den Arbeitsalltag

Die Integration dieser Softwarelösungen ist in jedem Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche möglich. Es müssen nur die unterschiedlichen Datenquellen (HR-Fachanwendungen, Cloud-Systeme, Archive, externe Kataloge, öffentliche  Datenbanken, Verzeichnisse, Webseiten…) an die Insight Engine angebunden werden – das geht ohne das Aufsetzen eines langwierigen IT-Projektes. Danach startet die Wissensmanagementlösung mit der Analyse und Verknüpfung der dort vorhandenen Daten. In diesem Zusammenhang spielt es keine Rolle, ob diese strukturiert (z.B. Einträge in HR-Fachanwendungen), semi-strukturiert (z.B. E-Mails) oder unstrukturiert (z.B. Freitexte, Audio-, Videodateien) gespeichert wurden. Wichtig dafür ist, dass die Daten bereits digitalisiert vorliegen, was in den meisten Fällen so ist. Sind die Daten einmal angebunden, erstellt die künstliche Intelligenz automatisch einen Graph-Index, eine Art Wissensdatenbank gegen die die Suchabfragen und Analysen erfolgen.

Das stellen einer Suchanfrage funktioniert dann aus Anwendersicht wie bei bekannten Suchmaschinen aus dem Internet. Wird also beispielsweise eine neue Stelle ausgeschrieben, können die für das Recruiting zuständigen Personen über die Suchfunktion einsehen, welche Person im Unternehmen über die erforderlichen Skills verfügt und theoretisch für die Stelle in Frage kommt. Das System ermöglicht, dass unterschiedliche Personen im Unternehmen unterschiedliche Inhalte einsehen können. Diese Zugriffsberechtigungen können individuell eingerichtet und angepasst werden.

Datenschutz sicherstellen

Die Einrichtung dieses Systems ist auch aus datenschutzrechtlichen Gründen notwendig. Die Informationen über die Skills der Mitarbeiter dürfen nicht für jeden zugänglich sein. So sind Erfahrungen aus früheren Arbeitsverhältnissen, Zusatzqualifikationen oder Fähigkeiten, meist nur in Personaldokumenten erfasst. Mithilfe von Insight Engines lassen sich genau diese Informationen aber entsprechend verknüpfen, um rasch die im Unternehmen vorhandenen Experten zu identifizieren.

Bei der Recherche nach einer bestimmten Qualifikation ist die Insight Engine in der Lage, genau jene Personen zu extrahieren, die die konkreten Anforderungen erfüllen. Dabei können Abfragen, ähnlich wie im Dialog mit dem Kollegen, in natürlicher Sprache erfolgen. Methoden der natürlichen Sprachverarbeitung wie Natural Language Processing (NLP) und Natural Language Understanding (NLU) ermöglichen es der Insight Engine Begriffe, Wortzusammenhänge und Sätze korrekt zu verstehen. Das heißt: Anwender können ihre Suchabfrage ganz einfach in die Suchmaske eintippen. NLP analysiert und versteht die in natürlicher Sprache gestellte Anfrage, während NLU dafür sorgt, dass das konkrete Anliegen des Nutzers identifiziert wird. So liefert eine Frage, wie etwa “Welcher Mitarbeiter spricht Französisch?” direkt die explizite Antwort “Erika Mustermann”.

Die Insight Engine identifiziert automatisch das Fragewort (“welcher”), was konkret gesucht wird (eine Person) und stellt dementsprechend einen bestimmten Namen zur Verfügung. Das kann jemand sein, der bereits an einem ähnlichen Projekt mitgearbeitet hat oder ein Kollege, der durch seinen früheren Arbeitsplatz oder Fortbildungen entsprechendes Wissen mitbringt. Experten können ebenso anhand ihres Verhaltens identifiziert werden. Erstellen Anwender häufig Dokumente zu einer bestimmen Qualifikation ist es naheliegend, dass sie über teifgehendens Wissen in dem Bereich verfügen. Da Insight Engines durch konitunierliche Analyse der Anwender und Daten Änderungen an besiepielsweise Dokumenten registieren, lassen sich auf diese Weise ebenso Personen mit der entsprechenden Expertise ableiten. Angereichert mit relevanten Zusatzinformationen, wie etwa Publikationen oder Auslandsaufenthalte ergibt sich eine 360-Grad-Sicht auf die abgefragte Qualifikation beziehungsweise auf die entsprechenden Experten.

Prozessautomatisierung – Zuteilung von Bewerbungen

Durch eine automatische Datenextraktion unterstützen Insight Engines ebenso bei der Abarbeitung von Bewerbungen. Dabei macht es keinen Unterschied ob die Bewerbungen via Portal oder E-Mail ins Unternehmen eingehen. Wichtig ist nur, dass diese digital vorliegen. Insight Engines erfassen relevante Daten wie beispielsweise Position oder Ansprechperson und teilen die Unterlagen automatisch mit der richtigen Person beziehungsweise ordnen sie diese dem entsprechenden Fachbereich zu. Dadurch wird der Prozess beschleunigt und mögliche Fehlerquellen, wie etwa Tippfehler  durch eine manuelle Dateneingabe, entfallen.

Der Einsatz von Wissensmanagementsystemen hilft HR-Abteilungen nicht nur beim Bewerbermanagement und beim Identifizieren von bereits im Unternehmen beschäftigten potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten für neue Positionen. Sie können auch weitere Abteilungen dank entsprechend vordefinierter Anwendungsfälle unterstützen. Beispielsweise den Bid Manager bei der Erstellung von geschäftlichen Ausschreibungsunterlagen. Auch hier werden die erforderlichen Informationen per Abfrage bereitgestellt. Dies kann unter anderem die Entscheidungsfindung bezüglich der Teilnahme an einer Ausschreibung erleichtern. Darüber hinaus lassen sich bereits beantwortete Ausschreibungsdokumente als Basis nutzen, um aktuelle Ausschreibungen automatisiert zu beantworten. Bestehende Antworten können so effektiv wiederverwertet werden, während existierende Informationen auf Fragen in Ausschreibungen “gematched” werden.

Alle bisherigen Folgen der HR-Werkstatt lesen Sie hier.