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So gestalten Sie strategisches Onboarding

Frage an die HR-Werkstatt: “Händeringend haben wir nach einer qualifizierten Fachkraft gesucht – und endlich jemanden gefunden. Doch schon während der Probezeit hat sie gekündigt. Was können wir zukünftig ändern, damit uns das nicht wieder passiert?”

Es antwortet: Veit Lemke, Senior Manager, Coach und Onboarding-Experte bei Haufe.

Drei-Phasen Guide für strategisches Onboarding – der Schlüssel für langfristigen Erfolg

Onboarding hat sich in den letzten Jahren von einem “Anhängsel” des Recruitings zu einer eigenständigen HR-Disziplin entwickelt. Dazu beigetragen hat die Erfahrung, dass wertvoll rekrutierte Talente oft schneller wieder weg sind, wie sie eingestellt wurden. Deshalb ist es von Anfang an unerlässlich, neue Mitarbeiter zu begeistern und zu binden. Und das bereits ab Vertragsunterschrift.

Die folgende Drei-Phasen-Struktur liefert Orientierung und ermöglicht die professionelle Planung des Onboardings.

Phase 1: Vor Arbeitsbeginn: Den Grundstein legen Sie bereits in der Preboarding Phase

Auf den ersten Blick mag es verwundern, dass strategisches Onboarding bereits direkt nach Vertragsunterzeichnung und vor dem ersten Arbeitstag beginnt. Doch rund 28 Prozent der befragten Unternehmen mussten selbst erleben, dass Mitarbeiter ihren Arbeitsvertrag kündigen noch bevor sie ihre neue Stelle überhaupt antraten (Haufe Onboarding-Studie 2018). Umso wichtiger also, dass Sie als Arbeitgeber den guten Kontakt zu neuen Mitarbeitern schon vorab aufbauen und pflegen. Somit sorgen Sie für ein frühes Zugehörigkeitsgefühl, um beidseitig Unsicherheiten auszuräumen.
Maßnahmen während des Preboardings:

  • Versand einer Willkommens-Nachricht – Sie leitet eine vertrauensvolle Zusammenarbeit ein und fördert das Gefühl, dass man freudig erwartet wird. Was hier nicht fehlen darf, sind die Kontaktdaten eines Ansprechpartners, der für weitere Fragen und Anregungen erreichbar ist.
  • Einbindung in die interne Kommunikation – so erreichen den neuen Mitarbeiter Informationen aus der internen Kommunikation bereits vor dem ersten Arbeitstag. Dieser kann sich damit möglichst frühzeitig über aktuelle Themen informieren. Ein Zugriff aufs Intranet liefert wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und -leitlinien.
  • Erwartungsmanagement betreiben – Wird eine Agenda zum Ablauf des ersten Arbeitstags bereits vorab versandt, kann sich der neue Mitarbeiter besser darauf einstellen. Zudem entsteht Verbindlichkeit und mögliche Alternativ-Angebote lassen ihn nicht so schnell zweifeln, ob er die richtige Entscheidung getroffen hat.
  • Unterstützung bei Wohnortwechsel: Nicht selten stehen jetzt auch privat einige Veränderungen an. Und gerade hier können Sie als Arbeitgeber anhand einer keineswegs selbstverständlichen und damit umso wertvolleren Geste, für einen angenehmen Start im neuen Lebensabschnitt sorgen. Teilen Sie beispielsweise wertvolles Wissen zum Wohnungsmarkt, Umzugsdienstleistern oder auch der neuen Umgebung. Das schafft Vertrauen und wird sicherlich dankbar angenommen!
  • Virtuelle Vernetzung: Unterstützt werden kann die frühzeitige Einbindung auch über entsprechende digitale Onboarding Lösungen oder soziale Netzwerke wie XING und LinkedIn. Diese Kommunikationskanäle bieten einen frühen und direkten Kontakt zum neuen Mitarbeiter. TIPP: Auch Einladungen zu Team-Events unterstreichen die Vorfreude auf den neuen Kollegen!

Phase 2: Die erste Arbeitswoche: Ankommen und Einfinden heißt es in der Orientierungsphase

Unbekannte Kollegen und Vorgesetzte, neue Aufgaben und ein fremdes Umfeld – umso wichtiger ist es für den neuen Mitarbeiter, dass Sie seinen ersten Arbeitstag gut vorbereiten, um für einen angenehmen und persönlichen Start zu sorgen.

Maßnahmen während der Orientierungsphase:

  • Kommunikation und Interaktion
  • Herzlicher Empfang: Es sollte selbstverständlich sein, dass der Neue am ersten Arbeitstag persönlich von seinen Kollegen und wenn möglich auch von seinem direkten Vorgesetzten begrüßt wird. Die erste Orientierung was die fachliche Einarbeitung etc. betrifft, ist dann auf jeden Fall Chefsache. Dieses Vorgehen gibt Sicherheit und hilft dabei, sich zurechtzufinden.
  • Aktives Integrieren: Aufgabe des gesamten Teams sollte es sein, den neuen Mitarbeiter aktiv zu gemeinschaftlichen Aktivitäten, wie Mittags- oder Kaffeepausen, einzuladen.
  • Wrap-Up: Vorgesetzte sollten gegen Ende des ersten Arbeitstages etwas Zeit für ein kurzes Feedback-Gespräch einplanen. Dieser gemeinsame Rückblick auf den Tag kann sehr wichtig sein, um evtl. enttäuschte Erwartungen oder Missverständnisse gleich zu Beginn auszuräumen.

Infrastruktur und Einarbeitung

  • Wichtiges Equipment: Zu den grundlegenden Basics gehört natürlich ein entsprechend ausgestatteter Arbeitsplatz.
  • Training On The Job: Der neue Kollege sollte bereits am ersten Tag aktiv eingebunden werden. Erste Arbeitsaufträge und Onboarding-Meetings zukünftiger Projektteams ermöglichen nicht nur eine schnelle Einarbeitung, sondern schaffen zudem ein Gefühl der Zugehörigkeit und bieten einen reibungslosen Start im neuen Team.
  • Welcome Event: Eine gemeinsame Veranstaltung für und mit den Neuzugängen, kann dazu genutzt werden den Austausch untereinander zu fördern. Wertvoller Nebeneffekt: Sie fördern zugleich das Networking über Abteilungsgrenzen hinaus.

Phase 3: Die kommenden Monate: Es beginnt die Integrationsphase – sowohl fachlich als auch sozial

Die ersten Hürden sind gemeistert, der neue Kollege hat sich bereits mit dem neuen Umfeld vertraut gemacht und ist nun bereit, tiefer in Themen und Arbeitsinhalte einzusteigen.

Maßnahmen während der Integrationsphase:

  • Fachliche Einarbeitung
  • Individueller Einarbeitungsplan:  Das A und O, um das nötige, fachlich fundierte Wissen zu gewinnen, ist ein individueller Einarbeitungsplan, den Sie mit dem neuen Mitarbeiter besprechen.
  • Methoden zur Wissensvermittlung: Neben dem Training on the Job helfen Formate wie Knowledge Cafés oder Working-Out-Loud-Circles dabei, dass neue Kollegen rasch ein Netzwerk aufbauen und schnell produktiv arbeiten können.
  • Feedback, Feedback, Feedback: In regelmäßigen Feedback-Gesprächen gleichen Führungskraft und Mitarbeiter den Status Quo der Einarbeitung ab und stellen die Weichen für die künftige Vorgehensweise.
  • Fachliche Integration mit Onboarding Software: Mit einer entsprechenden Software-Lösung können Organisationen eine zentrale Plattform bereitstellen, die alle wichtigen Informationen und Vernetzungsmöglichkeiten zum jeweils richtigen Zeitpunkt bietet. Damit wird sowohl die fachliche Einarbeitung erleichtert und das schnelle Erreichen der Zielperformance unterstützt.

Soziale Integration

  • Buddy: Mindestens so wichtig wie die fachliche Einarbeitung ist der menschliche Faktor. Ein “Buddy” als erster Ansprechpartner sorgt dafür, dass der neue Mitarbeiter nicht beim Gang in die Kantine aus Versehen vergessen wird und bringt ihm die ungeschriebenen Unternehmensregeln nahe.
  • Langfristige Weiterentwicklung: Sinnvoll kann auch ein Mentor sein, der dem neuen Mitarbeiter Einblicke in andere Bereiche sowie Anregungen zu persönlichen Weiterentwicklungsthemen geben kann.
  • Soziale Integration mit Onboarding Apps: Im digitalen Zeitalter sind wir längst immer und überall online – Onboarding Apps auf mobilen Endgeräten bieten deshalb zeitgemäße Lösungen, die bei sämtlichen Onboarding Prozessen unterstützen.

Zielorientiertes Onboarding ist zentraler Grundbestandteil von strategischem Personalmanagement und trägt sowohl zur Mitarbeiterbindung als auch zur frühzeitigen Leistungsentfaltung bei.
Umso wichtiger ist die Erkenntnis, dass dieser Prozess nicht einfach nebenbei läuft. Sie sollten ihn professionell planen und durchführen. Denn während des Onboardings legen Sie bereits den Grundstein für die zukünftige Performance des neuen Mitarbeiters und tragen somit zum nachhaltigen Unternehmenserfolg bei.

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