So funktioniert Demokratisierung im Recruiting

Frage an die HR-Werkstatt: Wie gestalten Unternehmen ihren Recruiting-Prozess transparent?

Es antwortet: Sylvia Edmands, COO von talentbay

Bewerberinnen und Bewerber schicken ihre Unterlagen an ein anonymes System und warten tage-, teilweise wochenlang auf eine Rückmeldung: So läuft Recruiting leider immer noch häufig ab. Das kostet nicht nur unnötig Zeit, sondern auch Nerven. Was passiert mit der Bewerbungsmappe? Wie lange dauert der Prozess? Und wie ist eigentlich das Team, in das ich mich bewerbe? Diese Fragen bleiben für Bewerbende häufig unbeantwortet. Eine Studie des Softwareanbieters softgarden aus dem Jahr 2021 zeigt, dass knapp 80 Prozent der Bewerberbenden mehr Transparenz im Bewerbungsprozess erwarten. Das bedeutet für Unternehmen: Wacht auf, ändert euer Mindset, ändert eure Herangehensweise! Wie genau das funktionieren kann, erklärt Sylvia Edmands, COO von talentbay.

Eine Möglichkeit, diesen Wünschen entgegenzukommen, ist die Demokratisierung des Recruiting-Prozesses. Das heißt vor allem, dass alle Beteiligten, also die Rekrutierenden, die Bewerberinnen und Bewerber sowie die Teammitglieder, aktiv in den Recruiting-Prozess eingebunden werden und über Einstellungen mitentscheiden können. Grundvoraussetzung dafür: Wissen. Damit demokratisiertes Recruiting nicht zum inhaltslosen Buzzword wird, braucht es klare und sichtbare Rahmenbedingungen:

1. Transparenz und Kommunikation – das müsste eigentlich klar sein
   Die Bewerbung ist abgeschickt und dann passiert eine gefühlte Ewigkeit nichts. Das sorgt für Frust. Was ein transparenter Recruiting-Prozess also braucht, ist klare Kommunikation. Wie sieht das weitere Vorgehen aus? Wann ist spätestens mit einer Antwort zu rechnen? Und wer ist der richtige Ansprechpartner/die richtige Ansprechpartnerin bei Fragen zum Bewerbungsstand? Ein vergleichsweise kleiner Aufwand mit großem Effekt.
   
2. Insights und Einblicke – zu viel Informationen gibt es nicht
   Nicht nur über den Ablauf des Bewerbungsprozesses braucht es Klarheit – auch über das Unternehmen selbst. Denn „flache Hierarchien und kollegiale Arbeitsatmosphäre“ sind Floskeln, die keiner mehr hören kann. Bewerbende wünschen sich einen realistischen Eindruck vom Unternehmen. Das können Mitarbeiterempfehlungen oder Videos aus dem Arbeitsalltag sein. Hauptsache die Bewerbenden bekommen einen authentischen Eindruck vom Unternehmen.
   
3. Teamwork – und zwar von Beginn an
   Demokratisierung bezieht sich aber nicht nur auf die Kommunikation mit den Kandidatinnen und Kandidaten, auch innerhalb des Unternehmens müssen Prozesse transparent sein. So sollten alle Beteiligten, vor allem die jeweiligen Teams, von Anfang an mit einbezogen werden. Denn Recruiterinnen und Recruiter sind keine Fachspezialisten – die Kolleginnen und Kollegen aus der jeweiligen Abteilung dafür umso mehr. Sie wissen genau, welche Anforderungen neue Mitarbeitende erfüllen müssen und wer zum Team passt. Denn letztlich kommt es auf den Match zwischen Bewerbenden und den direkten Kolleginnen und Kollegen an. Ob es hier passt, kann ein lockeres Meet-up zeigen.
   

Welche Rolle kommt auf HR zu?

Natürlich fällt die Personalerfunktion nicht weg. Human Resources ist wesentlich am Recruitingprozess beteiligt. Nur eher in einer koordinierenden Rolle für alle Personalfragen. Im ersten Schritt nimmt HR eine vermittelnde Rolle ein und überlässt anschließend den Fachabteilungen die Einschätzung der vorausgewählten Kandidatinnen und Kandidaten. Das heißt: Mehr Zeit für die formale Organisation von Neueinstellungen und mehr Zeit für die Mitarbeitenden.

Was haben Unternehmen davon?

Der viel zitierte Fachkräftemangel trifft inzwischen fast alle Branchen und lässt sich nur durch neue Methoden in der Mitarbeiter-Ansprache beseitigen. Eine Orientierung an den Bedürfnissen potenzieller Bewerberinnen und Bewerber kann ein entscheidendes USP im War for Talents sein. Für die jeweiligen Teams und Fachabteilungen bedeutet das demokratisierte Recruiting einen hohes Maß Mitbestimmung – das steigert nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit und vermittelt Wertschätzung, sondern verhindert bereits im Vorfeld böse Überraschungen: Denn gute Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn es menschlich passt. Lernen sich also Fachabteilungen und Bewerberinnen und Bewerber bereits früh im Recruitingprozess kennen, kann direkt beurteilt werden, ob die Bewerberin/der Bewerber zum jeweiligen Team passt oder nicht. Das garantiert eine erfolgreiche und nachhaltige Zusammenarbeit und somit geringere Fluktuation. Denn zufriedene Arbeitnehmende binden sich langfristig an das Unternehmen – eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.