So steuern Sie dezentrale Recruiting-Teams

Frage an die HR-Werkstatt: „Wie steuere ich dezentrale Recruiting-Teams im Homeoffice?“

Es antwortet: Marco Kainhuber, Gründer & CEO von GermanPersonnel

Wenn Sie dezentrale Recruiting-Teams mit anderen Abteilungen vergleichen, wird oft eines deutlich: Die einzelnen Team-Mitglieder betreuen in der Regel verschiedene Bewerbermärkte und sowohl lokal als auch berufsgruppenmäßig völlig unterschiedliche Zielgruppen. Die Folge: Gerade im Homeoffice kann sich eine ungesunde Einzelkämpfer-Mentalität einstellen.

Führungskräfte brauchen Fingerspitzengefühl. Es gibt kein Universalrezept, da sich die jeweiligen Teams in ihrer Größe und internen Organisation unterscheiden. Hier kommt es beispielsweise darauf an, wie stark sich die Aufgaben und Bereiche der Mitarbeiter abgrenzen beziehungsweise wo es Überschneidungen gibt, die von oben koordiniert werden müssen.

Um Teams also in Zeiten von Corona richtig zu steuern und die Arbeit der Team-Mitglieder, die sich zum Teil noch im Homeoffice befinden und zum Teil ins Büro zurückkehren, effizient zu gestalten, sollten Führungskräfte folgende Faktoren beachten.

Fördern Sie den Austausch über zentrale Recruiting-Eigenschaften

Nicht nur die Arbeitsumgebung ändert sich, sondern aktuell wöchentlich auch die Arbeitsmarktsituation. Recruiter müssen die dynamischen Anforderungen und Wünsche der Fachabteilungen verstehen und dies in ihren Prozessen umsetzen. Was bedeutet das für Stellenanzeigen, den Umgang mit Bewerbern, etc.? Kontaktarmut, Video-Interviews, verändertes Vokabular durch eine veränderte Welt, das alles muss besprochen werden. Da weder Strategiesitzungen noch kurze Abstimmungen über den Schreibtisch aktuell die Regel sind, schaffen Sie Anreize, Plattformen und organisierte Gelegenheiten für die strategische Ausrichtung und Detailfragen. Das gibt Orientierung und Stabilität und ist gerade für die Neueren im Team notwendig.

Welche Tools sind empfehlenswert und erfüllen noch dazu die Datenschutzvorgaben?

Kollaborations- und Kommunikationstools wie Skype, Slack oder Teams sind nicht in jedem Recruiting-Team neu. Es gibt darüber hinaus vielversprechende Video-Tools, die sowohl Liveinterviews mit Mitschnitten, zeitversetzte Interviews als auch die Einbindung in Stellenanzeigen ermöglichen.

Im Idealfall reizen Recruiter allerdings die Möglichkeiten ihrer Recruiting-Software aus, vor allem was die lückenlose Organisation und Dokumentation ermöglicht. Wenn sich Recruiter ausschließlich innerhalb einer Software bewegen, entstehen keine Datenschutzprobleme, da alle Daten ordnungsgemäß ein einem Ort gespeichert werden, jeder Schritt protokolliert wird und zu jeder Zeit ersichtlich ist, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. Auch das automatische Löschen von Daten nach Fristablauf ist dann kein Problem. Das sieht anders aus, wenn Recruiter auf Dienste wie Zoom, WhatsApp und Co. zurückgreifen. Sie mögen praktisch erscheinen, allerdings werden Sicherheitsbestimmungen nicht gewahrt, da Daten auch lokal gespeichert oder an Dritte weitergeleitet werden können. In vielen Situationen lässt sich deren Nutzung nicht gut vermeiden. Für diese Fälle sollten Sie allerdings ein Routineprotokoll erstellen, das Transparenz ermöglicht und spätere Schwierigkeiten vermeidet. Lästig, aber nötig: Lassen Sie es von Ihrem Datenschutzbeauftragten freigeben, um rechtlich so sicher wie möglich aufgestellt zu bleiben.

Geben Sie einen Rahmen vor, aber ermöglichen Sie eine selbstständige Organisation

Manche Recruiting-Teams organisieren sich über Aufgabenboards, andere wiederum setzen auf tägliche Jour fixe, um zu klären, ob jedes Teammitglied ein angemessenes Aufgabenpensum hat, ob jemand Unterstützung braucht oder Probleme aufgetreten sind. Das ist sehr wichtig, denn sowohl Über-, als auch Unterforderung stressen Mitarbeiter. Stecken Sie den Rahmen ab und sorgen Sie dafür, dass sich Ihr Team im nächsten Schritt selbst organisiert. Gerade im Recruiting, als eigener Teil der Wertschöpfungskette in Unternehmen, ist eine eigenständige Organisation unerlässlich. Das beginnt bei der Beschaffung spezifischer Informationen von beispielsweise Stellenbeschreibungen, Anforderungsprofilen, Besetzungszeitpunkten oder Budgets, die unternehmensseitig zur Verfügung stehen müssen.

Virtuelle Vorstellungsgespräche führen

Finale Einstellungsentscheidungen sind virtuell genauso möglich wie real, allerdings ist es an dieser Stelle sinnvoll, eher im kleinen Kreis zu entscheiden, um die Runden kürzer und die Prozesse straffer zu halten. Die entscheidende Frage ist hier, wann die Entscheider in den Rekrutierungsprozess eingebunden werden und über wie viele Gesprächsstufen ein virtueller Prozess läuft. Wenn in der Vergangenheit ein Telefoninterview und zwei persönliche Gespräche nicht ungewöhnlich waren, bedeutet das jetzt automatisch drei virtuelle Gespräche? Dazu kommt, dass die Präsentation und das persönliche Kennenlernen des zukünftigen Teams als neuer virtueller Standard geplant und getestet werden muss, denn auch ein potenziell neuer Kollege möchte nicht das „Team im Sack“ kaufen.

Kommunizieren Sie transparent und bleiben Sie positiv

Eine transparente Team-Organisation ist gerade im Recruiting-Bereich ausschlaggebend.  Setzen Sie regelmäßig Meetings mit allen Team-Mitgliedern auf die Agenda. Wenn Sie Entscheidungen verkünden, begründen Sie diese klar, sachlich und transparent. Das gilt nicht nur für das Endergebnis, sondern auch für den Prozess an sich. Neben entsprechenden Meetings empfehlen sich zudem wöchentliche schriftliche Updates zu aktuellen Entwicklungen oder den High- und Lowlights.

In Zeiten wie diesen ist es wichtiger denn je, optimistisch zu bleiben und ein offenes Ohr für die Mitarbeiter zu haben. Vermitteln Sie ihnen, dass es zwar notwendig ist, das eigene Arbeitspensum zügig zu erledigen, aber fragen Sie auch nach den Herausforderungen und Sorgen Ihrer Mitarbeiter. Als Führungskraft ist es notwendig, ein gutes Gespür für seine Mitarbeiter zu entwickeln und die Balance zwischen Entlastungssignalen und notwendiger Ernsthaftigkeit zu finden.

Vereinfachen Sie das Management

Natürlich gehört es zu Ihren Aufgaben, Reportings einzuholen und Ihre KPIs im Blick zu behalten: Costs per Applicant, Time to Hire, Cost per Hire, etc. Erleichtern Sie sich hier die Arbeit, indem Sie auf datengetriebene und Dashboard-basierende Systeme setzen. So können Sie nicht nur mit jeder gewünschten Detailtiefe erkennen, welche Budgets Ihr Team wofür und mit welchem Effekt einsetzt, sondern auch, ob die angestrebten Ziele erreicht werden. Auf diese Weise haben Sie mehr Zeit, sich mit dem Management und der Führungsebene den unternehmensweiten Herausforderungen zu widmen.

Investieren Sie in die Zukunft Ihrer Mitarbeiter

Sollten Ihre Mitarbeiter aufgrund der aktuellen Situation nicht ausgelastet sein, können Sie die freigewordene Zeit für Schulungen nutzen.

Gerade das Thema Digitalisierung verändert sich rasant. Digital Advertising, Programmatic Job Advertising, Data Driven Marketing und KPIs sind nur ein kleiner Teil der neuen Recruiting-Welt von Heute und Morgen. Dementsprechend sollten sich Recruiter dringend mit diesen Bereichen auseinandersetzen. Ihre Zeit ist damit sinnvoll und zukünftig gewinnbringend eingesetzt. Auch Recruiting-Prozesse und Software bergen oft ungenutztes Potenzial, mit denen sich viel Zeit und Geld einsparen ließe. Noch dazu zeigen Sie Ihren Mitarbeitern Ihre Wertschätzung, da Sie in sie investieren.

Fazit

Das Management dezentraler Recruiting-Teams kann herausfordernd sein. Digitalisieren Sie Ihre Prozesse und gestalten Sie diese transparent und messbar. So verfügt jeder Mitarbeiter über die gleichen Grundlagen, während Sie selbst Entscheidungen sachlicher und fundierter treffen können. Kommunizieren Sie transparent und regelmäßig mit Ihrem Team. Motivieren Sie, zeigen Sie Verständnis. Wenn Recruiting-Ziele nicht erreicht werden können, ist es wichtig, gemeinsame Lösungen zu erarbeiten oder die Ziele anzupassen.